Рассказываем, на что обратить внимание при выборе принтера для офиса и на чем можно сэкономить
Печатная техника — важная составляющая офисной инфраструктуры. Чтобы сделать правильный выбор и не разочароваться в покупке, следует учесть множество факторов. О том, на что стоит обратить внимание, обновляя парк печатной техники в компании, рассказал Алексей Кулешов, менеджер по продукту компании Pantum.
Печатная техника для офиса: цена устройства
В наши дни сложно представить малый или средний бизнес без использования печатных устройств. Хотя цифровые технологии прочно вошли в нашу жизнь, многие компании по-прежнему предпочитают работать с бумажными документами, а не их электронными аналогами.
Поэтому вопрос приобретения принтера, сканера или многофункционального устройства (МФУ) возникает одним из первых, когда компания открывает новый офис. Однако даже уже существующие предприятия могут задуматься о замене оборудования, если возникает необходимость обновить парк печатной техники.
При выборе офисного печатного устройства вопрос стоимости не является главным. Гораздо важнее определить, какой объем документов вы планируете печатать, их тип и требования к скорости работы техники.
Выбор принтера для офиса: определяем объем работ
Прежде чем покупать печатные устройства для офиса, нужно определить, какую работу и в каком количестве предстоит выполнять.
Количество напечатанных экземпляров
В первую очередь необходимо определить ежемесячный объем печати, который будет использоваться в компании. Для этого нужно узнать, сколько листов в среднем печатает каждый сотрудник за день, умножить это число на 22 (количество рабочих дней в месяце) и рассчитать объём печати для каждого сотрудника. К полученному результату следует прибавить примерно 20% на возможные непредвиденные расходы.
Проделать такой расчет крайне важно: если вы выберете принтер с меньшим ресурсом ежемесячной печати или в пределах необходимого вам количества, то есть высокая вероятность, что барабан не справится с нагрузкой и выйдет из строя достаточно быстро. Замена барабана — это довольно дорогостоящее мероприятие.
Однако проблема заключается не только в высокой цене, но и в том, что на время ремонта ваш принтер будет стоять без дела. Когда в офисе работает только одно устройство печати, а не несколько, которые можно использовать по очереди во время технического обслуживания, это может создать серьёзные трудности для сотрудников.
Поэтому рекомендуется выбирать принтер, ресурс которого рассчитан минимум на 120% от того количества страниц, которое вы планируете печатать в месяц.
Потребность в цветной печати
Важно тщательно обдумать, действительно ли вам нужна цветная печать. Это особенно актуально, учитывая, что стоимость цветного офисного оборудования значительно выше, чем черно-белого. Однако стоит учесть еще несколько факторов:
- покупка расходных материалов для цветной печати обойдется дороже, чем для монохромной;
- размеры цветного многофункционального устройства или принтера будут больше, чем у монохромного. Это связано с тем, что цветные картриджи занимают больше места.
Если вы все же решили приобрести цветной принтер или МФУ, но будете использовать его преимущественно для черно-белой печати, существует вероятность застоя тонера в картридже. Чтобы избежать этой проблемы, рекомендуется регулярно встряхивать картридж.
Переплачивать за функции, которыми вы не будете пользоваться, нет смысла. Вместо этого лучше приобрести один основной монохромный принтер с высокой производительностью, а устройство для цветной печати оставить только для специализированных задач.
Хорошим решением для такой задачи станет цветной принтер Pantum CP2200DW
Тип соединения офисной техники
В последнее время наблюдается тенденция к использованию умной и простой в эксплуатации техники. Печатные устройства не стали исключением. Многие производители принтеров и многофункциональных устройств добавляют функцию беспроводной связи, что значительно упрощает процесс подключения.
Классическим альтернативным способом подключения является сетевая печать через кабель. Речь не про USB-соединение, поскольку такое подключение предполагает использование принтера только с устройства, что не всегда подходит под потребности среднего и уж тем более крупного бизнеса. Постоянное переключение с одного ноутбука или компьютера на другой приведет к ухудшению состояния портов, а постоянные скачки напряжения в USB-разъеме негативно скажутся на работе устройства.
Если вы все же купили принтер, в котором есть исключительно USB-соединение, то можно этот провод подключить к роутеру в качестве сервера и получить возможность сетевой печати на устройстве.
Формат печати офисной техники
В процессе работы зачастую возникает необходимость печатать документы формата А4, который поддерживают все принтеры. Однако если вам нужно печатать в формате А3, то стоит обратить внимание на специальные модели.
Например, если в офисе достаточно пространства, а вы часто печатаете чертежи в формате А3 — рекомендуем выбрать принтер с дополнительными лотками для хранения листов. Это избавит от переживаний о том, что в ответственный момент бумаги может не хватить. Однако стоит учесть, что такой принтер или МФУ займёт больше места на вашем рабочем столе.
Рекомендуем присмотреться к монохромному МФУ Pantum M9706DN
Функция сканирования
Все многофункциональные устройства имеют функцию сканирования и предлагают два способа, как можно её использовать.
- Сканирование со стекла. В этом случае документ нужно класть на стекло вручную, и устройство будет сканировать по одному листу за раз.
- Автоматическая подача листов. Это дает возможность положить целую стопку листов, и устройство будет автоматически захватывать их сверху и сканировать.
Кроме того, существуют многофункциональные устройства, которые могут сканировать документы с двух сторон — либо последовательно, либо одновременно. Эти устройства относятся к более профессиональным.
Обслуживание офисной печатной техники
Если ваш офисный помощник — лазерный принтер — внезапно перестал радовать четким текстом из-за исчерпанного запаса тонера, не стоит отчаиваться. Самый простой и эффективный метод возобновления работы устройства — это замена картриджа на новый.
Однако перед тем как отправиться в магазин за первой попавшейся упаковкой, важно учитывать некоторые нюансы, которые зависят от конкретной модели вашего принтера. Выбор производителя картриджей играет ключевую роль для качества печати. Хотя механические неисправности случаются редко, качество тонера и его объем могут существенно различаться.
Безусловно, можно рассмотреть варианты приобретения совместимых картриджей, которые обещают тот же ресурс, что и оригинальные. Но на практике они зачастую обеспечивают совсем не тот объем печати — иногда в два или даже три раза меньше заявленного производителем. Поэтому при выборе картриджа стоит обратить внимание не только на цену, но и на репутацию производителя и отзывы пользователей.
Выбирая новый картридж для вашего лазерного принтера, помните о балансе цены и качества, чтобы обеспечить долгую и бесперебойную работу вашего офисного оборудования.
И еще один вопрос, который возникает при необходимости замены картриджей в офисах: стоит ли заменить самостоятельно или обратиться в сервисную компанию?
Если в вашем офисе нет штатного технического специалиста, который занимается офисной оргтехникой, то лучшим выходом будет обратиться в специализированную компанию по обслуживанию. Ее специалисты возьмут на себя все заботы по замене расходных материалов и очистке устройств. Обычно процедура занимает всего несколько минут.
Как подобрать печатную технику для офиса: ключевые моменты
При выборе принтера или многофункционального устройства для офисных нужд важно обратить внимание на их производительность и объем печати. Оптимальный вариант – это приобретение аппаратов с высокой пропускной способностью, что в перспективе позволит сократить расходы за счет уменьшения частоты технического обслуживания.
Высокопроизводительные модели профессионального класса обладают большим ресурсом и долговечностью. Даже при умеренном использовании такие устройства обеспечат экономию на сервисных работах в течение нескольких лет.
Приобретать офисную технику следует через авторизованных дилеров, которые предоставляют гарантийное обслуживание. Это исключает риски, связанные с покупкой у неофициальных продавцов и возможными проблемами в будущем при возникновении необходимости ремонта или замены запчастей.
Компания Pantum предлагает широкий ассортимент принтеров и МФУ для учебы. На нашем сайте вы можете:
- ознакомиться с моделями печатных устройств;
- приобрести расходные материалы;
- скачать драйверы;
- получить сервисную поддержку;
- проверить подлинность расходных материалов.
