С 25 января 2025 года Росстат начнет принимать отчеты через Единую машиночитаемую доверенность (ЕМЧД) формата 003. Это нововведение упростит процесс обмена информацией между организациями и ведомством. Давайте рассмотрим, как приступить к работе с этой доверенностью.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) - что это такое?
В 2023 году в законодательстве были введены изменения, касающиеся работы с цифровыми документами. До 1 сентября 2024 года действовал переходный период. Теперь сотрудники, подписывающие документы от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя, обязаны использовать сертификат электронной подписи физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
До 1 сентября 2024 года они могли использовать сертификат, связанный с электронной подписью сотрудника.
Сертификат физического лица содержит информацию о конкретном человеке, но не указывает на его связь с компанией. МЧД — это электронный документ, подтверждающий полномочия сотрудника подписывать документы от имени организации. Доверенность оформляется в унифицированном формате, что позволяет информационным системам автоматически распознавать данные. В документе указаны полномочия, которые руководитель передает сотруднику, аналогично бумажной доверенности.
Важно отметить, что руководителям юридических лиц и индивидуальных предпринимателей не обязательно использовать МЧД. Они могут подписывать электронные документы с помощью своей усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), и дополнительные документы для подтверждения полномочий не требуются. Это предусмотрено ст. 17.3 закона от 06.04.2011 года № 63-ФЗ.
Формировать МЧД удобно в сервисе Астрал Доверенность. Применяйте готовые шаблоны или создавайте свои, следите за сроками действия и статусами доверенностей через встроенный реестр, добавляйте МЧД из других источников, отзывайте их и загружайте в форматах PDF, XML или ZIP.
Сферы применения машиночитаемой доверенности (МЧД)
Многие государственные органы и различные коммерческие площадки используют электронную доверенность:
- Налоговая служба: Для отправки отчетов в цифровом формате необходимо приложить машиночитаемую доверенность (МЧД). ФНС регулирует процесс работы с МЧД на основании приказа от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@. Доверенность передается один раз до отправки отчетов и может быть оформлена на отдельного сотрудника или аутсорсинговую бухгалтерию.
- Социальный фонд: Процедура работы с МЧД аналогична предыдущему случаю. Документ отправляется в фонд до подачи отчетности. После принятия доверенности ей присваивается номер, который указывается в последующих отчетах.
Кроме того, МЧД используется на других площадках, таких как ГИС МТ «Честный ЗНАК», ФТС, ФГИС ОПВК, «ЕГАИС ЛК», «ФГИС ЛК», федеральные электронные торговые площадки, Федресурс, Росфинмониторинг, ГИС ТЭК, Минтруд, «Фабрикант», Ростехнадзор, Госуслуги, Росстат и другие.
Делимся записью вебинара: «Изменения в применении МЧД для отправки отчетности в контролирующие органы». На вебинаре мы разобрали: изменения в форматах МЧД для ФНС и применение МЧД для Росстата.
Плюсы внедрения машиночитаемой доверенности (МЧД)
- Безопасность. Использование МЧД позволяет компании повысить безопасность документооборота, поскольку полномочия сотрудников подтверждаются исключительно руководителем компании с помощью его УКЭП. Руководитель может быстро отозвать доверенность, например, при увольнении сотрудника. Это обеспечивает контроль над полномочиями и минимизирует риски, усиливая защиту данных.
- Снижение количества ошибок. Поскольку форматы МЧД стандартизированы и данные автоматически проверяются при загрузке, вероятность ошибок при оформлении документов значительно уменьшается.
- Ускорение документооборота. Благодаря внедрению распределенного реестра, разработанного ФНС России, обмен документами становится более быстрым и эффективным.
Требования к машиночитаемой доверенности (МЧД)
Формат и содержание МЧД регламентированы приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Обычно МЧД оформляется в формате XML, но в отдельных случаях возможно использовать PDF. Электронная подпись должна соответствовать формату XMLDSIG или другому, если он утвержден приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.
Сама доверенность должна включать в себя:
- название и номер;
- для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП;
- для юрлиц — название, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС руководителя;
- дата выдачи;
- срок действия;
- полномочия доверенного лица;
- данные об инфосистеме, которая уведомляет о прекращении действия МЧД;
- номер документа и отметку о возможности передоверия;
- УКЭП директора юрлица или ИП.
Сроки начала приема Росстатом отчетности с приложением МЧД
С 25 января 2025 года Росстат начнет принимать отчетность с использованием Единой машиночитаемой доверенности (ЕМЧД) формата 003.
До 28 февраля 2025 года документы можно будет подавать как по ранее переданным бумажным доверенностям, так и по новым, оформленным на бумаге.
С 1 марта 2025 года использование ЕМЧД станет обязательным для взаимодействия с Росстатом.Дополнительная информация о проверках МЧД будет доступна на официальном сайте Росстата.
Полномочия машиночитаемой доверенности (МЧД) для Росстата
Минцифры упростило онлайн-взаимодействие компаний с государственными органами, разработав универсальные формулировки полномочий. Каждая формулировка получила уникальный код, включенный в специализированный классификатор.
Для использования кода полномочий в цифровой доверенности достаточно ввести соответствующие цифры. В классификаторе уже содержится более трех тысяч кодов, и их количество продолжает расти. Для подачи отчетности в Росстат организациям необходимо выбрать коды полномочий из данного классификатора.
Формат машиночитаемой доверенности (МЧД) Росстата
При отправке отчетности в Росстат будет использоваться формат МЧД 003 (EMCHD_1). Внедрение этого формата повысит точность и ускорит обработку информации, а также упростит документооборот между респондентами и Росстатом. Для успешной отправки отчетности МЧД необходимо предварительно загрузить в единое блокчейн-хранилище — распределенный реестр ФНС.
Формат 003 также известен как единый благодаря своей универсальности. Он позволяет использовать одну МЧД для взаимодействия как с государственными органами, так и с другими компаниями. Например, руководитель может оформить единую доверенность для сотрудника, который будет подавать информацию в Росстат и подписывать документы для различных контрагентов от имени компании.
Как получить и начать работать с машиночитаемой доверенностью (МЧД) Росстата
1. Индивидуальному предпринимателю или директору юридического лица необходимо получить электронную подпись от ФНС для подписания доверенностей на сотрудников. Подпись можно оформить через сервис "Астрал Подпись" или непосредственно в налоговой службе.
2. Уполномоченный сотрудник должен получить электронную подпись физического лица, которую также предоставляет "Астрал Подпись".
3. Выберите сервис для создания цифровой доверенности. МЧД для Росстата можно сформировать, например, через сервис на сайте ФНС (выбрав пункт «Единая форма доверенности») или с помощью "Астрал Доверенность".
4. Введите информацию о компании, сотруднике и его полномочиях, выбрав их из общего классификатора.
5. Индивидуальный предприниматель или директор юридического лица подписывает заполненную МЧД с помощью электронной подписи, полученной в налоговой или в аккредитованном удостоверяющем центре.
6. Передайте сотруднику файл МЧД или регистрационный номер, чтобы он мог подтвердить полномочия при подписании документов.
7. Загрузите МЧД в распределенный реестр ФНС перед отправкой отчетов в органы статистики.
Можно ли передоверить машиночитаемую доверенность (МЧД)
При оформлении электронной доверенности необходимо четко указать, допускается ли передача полномочий третьим лицам. Согласно ст. 17.2 закона № 63-ФЗ, если такая возможность предусмотрена, доверенность должна быть подписана УКЭП руководителя компании, другого уполномоченного лица или нотариуса.
Доверенность с правом передоверия можно выдавать физическим лицам — сотрудникам или внештатным исполнителям, а также индивидуальным предпринимателям или юридическим лицам, например, компаниям, предоставляющим юридические или бухгалтерские услуги.
Процесс оформления МЧД с возможностью передоверия в сервисах аналогичен созданию обычной доверенности. На одном из этапов оформления необходимо указать возможность передоверия полномочий.
Как отозвать машиночитаемую доверенность (МЧД)
Доверенности автоматически прекращают свое действие по истечении срока, и дополнительного аннулирования не требуется. Однако МЧД необходимо отозвать в случаях, указанных ст. 188 ГК, например, если юридическое лицо прекращает существование или обанкротилось, либо если выдавший или получивший доверенность человек умер, пропал без вести или стал недееспособным.
Иногда требуется отозвать доверенность в других ситуациях, например, при увольнении сотрудника. Если доверенность не отозвать, у компании могут возникнуть риски. Для отзыва необходимо подать заявление и подписать его квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя. Такое заявление можно сформировать в специальных сервисах по работе с МЧД, например, в "Астрал Доверенность".
В сервисе можно выпускать электронные доверенности единого формата или для ФНС, выбирать полномочия из встроенного реестра, отслеживать сроки действия и статусы, сортировать МЧД по типам, представителям, доверителям, подписывать ЭП, добавлять МЧД из других источников и скачивать их в любых форматах. Все действия с доверенностями — в одном сервисе. Создавайте МЧД с Астрал Доверенность.