Бизнес всё чаще вынужден заключать сделки дистанционно. Одним из инструментов стал обмен скан-копиями оригиналов документов. Законно ли это и как снизить риски таких контрактов – отвечаем на 10 популярных вопросов.
1. Законно ли заключать сделки с помощью обмена скан-копиями и есть ли ограничения?
Да, российское законодательство допускает обмен документами в электронном виде, если это позволяет достоверно установить их подлинность и принадлежность. Это регулируется ст. 160 и 434 ГК РФ, а также ст. 75 АПК РФ, которая допускает скан-копии в качестве доказательств в суде. Однако для признания такой формы обмена документами юридически значимой необходимо соблюдение определённых условий.
2. Какие обязательные условия надо соблюсти, чтобы скан-копия имела юридическую силу?
Для придания скан-копии договора юридической силы необходимо:
- Согласовать такой способа обмена: стороны должны включить в договор условие о возможности обмена скан-копиями и признании их юридической силы;
- Определить каналы связи: указать конкретные электронные адреса или другие аккаунты, которые будут использоваться для обмена документами.
3. Как правильно указать в договоре, что стороны признают обмен скан-копиями?
В договоре следует включить положение, в котором стороны прямо указывают на возможность обмена скан-копиями подписанных документов и признают такой обмен равнозначным обмену оригиналами, например:
«Стороны договорились, что обмен сканированными копиями подписанных экземпляров настоящего договора по электронным адресам [указать адреса] признаётся равнозначным обмену оригиналами документов».
4. Какой электронный адрес можно использовать для обмена скан-копиями?
Для обмена скан-копиями можно использовать любые адреса, указанные в договоре, однако при возможности рекомендуется использовать официальные корпоративные электронные адреса сторон.
5. Законно ли использовать для обмена скан-копиями мессенджеры?
Использование мессенджеров для обмена скан-копиями договоров не запрещено законом. Однако важно, чтобы выбранный мессенджер обеспечивал возможность сохранения истории переписки и файлов, а также позволял достоверно установить отправителя и получателя. Необходимо заранее согласовать использование конкретного мессенджера, аккаунтов в нем и указать это в договоре.
6. Нужно ли подписывать каждую страницу договора?
Закон не требует обязательного подписания каждой страницы договора. Достаточно, чтобы подписанный документ отправлялся в письме как единый файл. Однако во избежание разногласий по условиям сделки можно проставить подписи и их расшифровку на каждой странице документа.
7. Обязательно ли распечатывать скан-копии с синими подписями и печатями в цвете?
Нет, обязательного требования к цветной печати скан-копий нет. Главное, чтобы все элементы документа, включая подписи и печати, были чётко видны и различимы.
8. Нужно ли после отправки скан-копиями обмениваться оригиналами документов?
Обмен оригиналами после отправки скан-копий не является обязательным, если стороны заранее договорились о признании скан-копий равнозначными оригиналам. Однако для важных или долгосрочных сделок рекомендуется всё же обменяться оригиналами для дополнительной безопасности и минимизации рисков.
9. Какие риски существуют при обмене скан-копиями?
- Невозможность идентифицировать отправителя: например, одна из сторон использовала неуказанный в договоре канал связи (или схожий до неузнаваемости);
- Утеря архива: удаление данных с почтового ящика или мессенджера из-за технического сбоя или по вине одной из сторон создаст проблемы или сделает невозможным признание скан-копий в суде;
- Фальсификация части документов: как и с бумажными договорами, необходимо проверять идентичность подписанных сторонами экземпляров скан-копий;
- Подписание неуполномоченным лицом: как и с документами, отправленными курьерами, одна из сторон может заявить о фальсификации подписи, поэтому важные сделки лучше заключать очно.
10. Как минимизировать риски для признания скан-копий в суде?
- Строго закрепите в договоре порядок обмена документами: укажите, скан-копии каких документов признают стороны и в каком объеме, а также перечислите все каналы передачи файлов для идентификации отправителя;
- Используйте надёжные каналы передачи, которые сохраняют архив переписки и обмена файлами, а также защищены от внешнего вмешательства;
- При заключении долгосрочных или крупных сделок лучше договориться об обмене оригиналами документов в разумные сроки после подписания скан-копий; для максимальной защиты заведите и используйте для дистанционного подписания документов усиленную квалифицированную электронную подпись.
Вашей компании нужна квалифицированная юридическая помощь?
Компания «Шумляковский и Партнеры» – это 18 лет опыта, сотни успешных кейсов и более 1 миллиарда рублей взысканных средств на стороне истца. Подробнее – на нашем сайте.