С вами ПРОМПТОВЕД
10 примеров, которые изменят вашу работу
В современном деловом мире, где время – самый ценный ресурс, умение быстро и эффективно коммуницировать становится критически важным. Искусственный интеллект и нейросети открывают новые горизонты в создании деловой корреспонденции, но для того, чтобы получить желаемый результат, необходимо научиться правильно формулировать промпты. Да, именно создание качественных промптов – ключ к эффективному использованию ИИ в вашей ежедневной работе.
Меня зовут Сергей, и уже более 4 лет я занимаюсь деловой коммуникацией, а последние 1.5 года активно исследую возможности нейросетей в этой сфере. Я прошел путь от скептика до убежденного сторонника использования ИИ для оптимизации деловой переписки, и сегодня я хочу поделиться с вами своим опытом и практическими советами по созданию промптов, которые действительно работают.
В этой статье мы подробно разберем, что такое промпт для деловой переписки, почему создание эффективных промптов так важно, и главное – предоставим вам 10 подробных примеров промптов для различных деловых ситуаций. Вы узнаете, как создание четких и целенаправленных промптов может сэкономить ваше время, повысить качество вашей корреспонденции и сделать вашу деловую коммуникацию на порядок эффективнее.
Что такое промпт в контексте деловой переписки?
Промпт – это, по сути, инструкция или запрос, который вы даете нейросети, чтобы получить желаемый текст делового письма, сообщения или любого другого формата деловой коммуникации. Создание промпта – это процесс формулирования этого запроса таким образом, чтобы нейросеть поняла вашу задачу максимально точно и выдала релевантный и качественный результат.
Почему создание эффективных промптов так важно?
Представьте себе, что вы хотите получить от нейросети идеально составленное письмо-извинение клиенту. Если ваш промпт будет размытым и неконкретным, например: "Напиши извинение клиенту", результат может вас разочаровать. Нейросеть не поймет, за что именно нужно извиняться, какой тон письма должен быть, и какие детали нужно учесть.
Однако, если вы уделите время созданию детального и продуманного промпта, например: "Напиши официальное письмо-извинение клиенту [Имя клиента] от лица компании [Название компании] в связи с задержкой поставки заказа №[Номер заказа]. Подчеркни нашу ответственность за ситуацию, вырази искренние сожаления и предложи компенсацию в виде [описание компенсации]. Тон письма должен быть уважительным, профессиональным и ориентированным на сохранение долгосрочных отношений.", результат будет кардинально отличаться, (думаю это очевидно).
Создание точных промптов позволяет нейросети понять контекст, цель и желаемый результат вашей коммуникации, что напрямую влияет на качество и эффективность сгенерированного текста. Чем лучше промпт, тем лучше результат – это аксиома в работе с нейросетями.
Основные принципы создания эффективных промптов для деловой переписки
Прежде чем мы перейдем к примерам, давайте выделим несколько ключевых принципов создания промптов, которые помогут вам получать наилучшие результаты:
1. Будьте конкретны: Чем более конкретным будет ваш промпт, тем точнее будет ответ. Указывайте детали, имена, номера заказов, даты, и любую другую информацию, которая важна для контекста письма.
2. Определите цель: Четко понимайте, чего вы хотите добиться письмом. Информировать, убедить, извиниться, запросить информацию? Укажите цель в промпте.
3. Укажите тон: Деловой тон может быть разным: формальным, дружелюбным, строгим, уважительным и т.д. Укажите желаемый тон в промпте, чтобы нейросеть соответствовала вашим ожиданиям.
4. Ограничьте длину (при необходимости): Если вам нужно краткое письмо, укажите ограничение по количеству слов или символов в промпте.
5. Используйте ключевые слова: Включайте в промпт ключевые слова, которые важны для контекста вашего письма. Например, "сроки", "дедлайн", "согласование", "оплата".
6. Задавайте формат: Укажите, какой формат письма вам нужен: официальное письмо, электронное письмо, короткое сообщение, и т.д.
7. Экспериментируйте и итерируйте: Не бойтесь экспериментировать с разными формулировками промптов. Если первый результат вас не устроил, измените промпт, добавьте деталей или измените тон. Создание идеального промпта – это часто итеративный процесс.
8. Учитывайте целевую аудиторию: Подумайте, кому адресовано письмо. Тон и стиль письма могут отличаться в зависимости от того, пишете ли вы клиенту, коллеге, руководителю или партнеру.
9. Проверяйте и редактируйте: Не доверяйте нейросети на 100%. Всегда проверяйте и редактируйте сгенерированный текст, чтобы убедиться в его точности, корректности и соответствию вашему стилю.
10. Используйте примеры (как в этой статье!): Изучайте примеры эффективных промптов и адаптируйте их под свои нужды. Это значительно ускорит процесс создания качественных промптов.
10 подробных примеров промптов для деловой переписки
Теперь давайте перейдем к самому интересному – практическим примерам создания промптов для различных деловых ситуаций. Каждый пример будет включать:
• Ситуацию: Описание деловой ситуации.
• Промпт: Пример промпта, который можно использовать.
• Пояснение: Разъяснение, почему этот промпт эффективен и как его можно адаптировать.
Пример 1: Запрос на организацию встречи
• Ситуация: Вам нужно назначить онлайн-встречу с потенциальным клиентом для обсуждения условий сотрудничества.
• Промпт: "Составь вежливое электронное письмо потенциальному клиенту [Имя клиента], представляющему компанию [Название компании], с предложением провести онлайн-встречу на следующей неделе для обсуждения возможного сотрудничества в сфере [указать сферу]. Предложи два варианта времени на выбор и запроси подтверждение удобного времени. Укажи кратко тему встречи: 'Обсуждение возможностей сотрудничества между [Ваша компания] и [Название компании] в сфере [указать сферу]'. Тон письма – профессиональный и доброжелательный."
• Пояснение: Этот промпт конкретен: указано имя клиента, название компании, сфера сотрудничества, цель встречи, предложены варианты времени, указан тон письма. Это дает нейросети четкое понимание задачи.
Пример 2: Письмо-напоминание о дедлайне
• Ситуация: Коллега должен предоставить отчет к определенной дате, и вы хотите отправить ему вежливое напоминание.
• Промпт: "Напиши короткое и дружелюбное электронное письмо коллеге [Имя коллеги] с напоминанием о приближающемся дедлайне по отчету [Название отчета], который нужно предоставить к [Дата дедлайна]. Подчеркни важность своевременного предоставления отчета для проекта [Название проекта]. Предложи помощь, если она потребуется. Тон письма – поддерживающий и мотивирующий."
• Пояснение: Создание такого промпта помогает получить не просто сухое напоминание, а письмо, которое поддерживает коллегу и предлагает помощь, что способствует более позитивным рабочим отношениям.
Пример 3: Письмо-извинение за ошибку
• Ситуация: Ваша компания допустила ошибку в заказе клиента, и вам нужно написать письмо-извинение.
• Промпт: "Составь официальное письмо-извинение клиенту [Имя клиента] от лица компании [Название компании] в связи с ошибкой в заказе №[Номер заказа]. Конкретизируй ошибку: [Описание ошибки]. Вырази искренние сожаления, подчеркни нашу ответственность и предложи решение проблемы: [Описание решения, например, бесплатная замена товара, скидка на следующий заказ]. Тон письма – искренний, профессиональный и ориентированный на восстановление доверия клиента."
• Пояснение: Создание такого детального промпта позволит нейросети сгенерировать письмо, которое не только извиняется, но и демонстрирует готовность компании исправить ситуацию и сохранить отношения с клиентом.
Пример 4: Запрос дополнительной информации
• Ситуация: Вам нужно запросить дополнительную информацию у партнера по проекту.
• Промпт: "Напиши электронное письмо партнеру [Имя партнера] с просьбой предоставить дополнительную информацию по проекту [Название проекта], а именно: [Перечислите конкретные пункты информации, которые вам нужны]. Объясни, зачем вам нужна эта информация (например, для завершения этапа проекта, для подготовки презентации). Укажи желаемый срок предоставления информации: [Дата]. Тон письма – деловой и вежливый."
• Пояснение: Создание такого промпта с четким перечислением необходимой информации и объяснением причины запроса, делает письмо более эффективным и увеличивает вероятность быстрого получения нужных данных.
Пример 5: Благодарственное письмо после встречи
• Ситуация: Вы провели успешную встречу и хотите отправить благодарственное письмо участникам.
• Промпт: "Составь краткое благодарственное электронное письмо участникам встречи [Перечислите имена участников или укажите 'всем участникам встречи по проекту [Название проекта] от [Дата встречи]']. Вырази благодарность за участие во встрече и за продуктивное обсуждение. Кратко резюмируй ключевые решения или договоренности, достигнутые на встрече. Подтверди дальнейшие шаги. Тон письма – позитивный и профессиональный."
• Пояснение: Создание такого промпта позволяет получить письмо, которое не только выражает благодарность, но и закрепляет результаты встречи и подтверждает дальнейшие шаги, что способствует эффективной коммуникации и продвижению проекта.
Пример 6: Письмо-предложение о сотрудничестве
• Ситуация: Вы хотите предложить потенциальному партнеру сотрудничество в новом проекте.
• Промпт: "Напиши официальное письмо-предложение о сотрудничестве компании [Название компании-партнера], адресованное [Имя контактного лица в компании-партнере]. Представь свою компанию [Название вашей компании] и кратко опиши ваш опыт в сфере [указать сферу]. Предложи идею проекта [Краткое описание идеи проекта]. Опиши потенциальные выгоды от сотрудничества для обеих сторон. Запроси возможность обсудить предложение более детально на встрече. Тон письма – профессиональный, убедительный и ориентированный на взаимовыгодное сотрудничество."
• Пояснение: Создание такого промпта с подробным описанием предложения, выгод и запросом на встречу, делает письмо более убедительным и повышает шансы на успешное начало сотрудничества.
Пример 7: Письмо-отказ от предложения
• Ситуация: Вам нужно вежливо отказать от делового предложения.
• Промпт: "Составь вежливое электронное письмо с отказом от предложения о [Краткое описание предложения] от компании [Название компании, предложившей предложение], адресованное [Имя контактного лица]. Вырази благодарность за предложение и проявленный интерес к вашей компании. Вежливо объясни причину отказа (например, 'в данный момент наши приоритеты сосредоточены на других направлениях', 'мы не видим синергии между нашими компаниями в рамках данного предложения'). Подчеркни уважение к компании-партнеру и вырази надежду на возможное сотрудничество в будущем. Тон письма – уважительный и дипломатичный."
• Пояснение: Создание такого промпта позволяет получить письмо-отказ, которое не только вежливо отклоняет предложение, но и сохраняет позитивные деловые отношения, оставляя дверь открытой для будущего сотрудничества.
Пример 8: Письмо-подтверждение получения документов
• Ситуация: Вы получили важные документы и хотите подтвердить их получение отправителю.
• Промпт: "Напиши короткое электронное письмо-подтверждение получения документов от [Имя отправителя или Название компании]. Укажи, какие именно документы были получены (например, 'подтверждаю получение коммерческого предложения', 'получили все необходимые документы для проекта [Название проекта]'). Вырази благодарность за отправленные документы. При необходимости, укажи, что приступите к их изучению. Тон письма – деловой и лаконичный."
• Пояснение: Создание такого промпта позволяет быстро и эффективно подтвердить получение документов, что является важной частью деловой коммуникации.
Пример 9: Письмо-ответ на запрос о стоимости
• Ситуация: Клиент запросил стоимость ваших услуг или товаров, и вам нужно отправить ответ.
• Промпт: "Составь электронное письмо в ответ на запрос о стоимости от клиента [Имя клиента или Название компании]. В письме укажи стоимость [Указать товар или услугу] в соответствии с запросом клиента. Детализируй, что входит в стоимость (например, 'цена включает НДС, доставку', 'стоимость указана за [период времени], включает [перечень услуг]'). Предложи дополнительные опции или пакеты услуг (если есть). Пригласи клиента связаться для уточнения деталей или оформления заказа. Тон письма – информативный и коммерчески ориентированный."
• Пояснение: Создание такого промпта позволяет получить письмо с четкой и подробной информацией о стоимости, что помогает клиенту принять решение и способствует успешным продажам.
Пример 10: Внутреннее письмо-объявление для команды
• Ситуация: Вам нужно сделать важное объявление для вашей команды (например, о новых правилах, изменениях в проекте и т.д.).
• Промпт: "Напиши внутреннее электронное письмо-объявление для команды [Название команды или 'для всех сотрудников отдела [Название отдела]']. Объявите о [Тема объявления, например, 'о новых правилах работы с CRM-системой', 'о изменениях в плане проекта [Название проекта]']. Кратко и четко опишите суть объявления. Укажите причины изменений и ожидаемые результаты. Предложите сотрудникам задавать вопросы и предоставите контактное лицо для обратной связи. Тон письма – информативный, официальный, но при этом поддерживающий и открытый к диалогу."
• Пояснение: Создание такого промпта позволяет получить четкое и информативное внутреннее письмо, которое донесет важную информацию до команды, объяснит причины изменений и обеспечит обратную связь, что важно для эффективной внутренней коммуникации.
Осталось подвести итог
Создание промптов – ваш путь к эффективной деловой переписке
Как видите, создание эффективных промптов для деловой переписки – это не просто набор инструкций, а настоящее искусство, которое требует понимания принципов работы нейросетей и умения четко формулировать свои задачи. Но, как показывает мой опыт, создание качественных промптов – это навык, который можно освоить, и который кардинально изменит вашу работу с деловой корреспонденцией.
Использование нейросетей для создания деловых писем и сообщений – это не будущее, а настоящее. Начните использовать промпты уже сегодня, и вы увидите, как создание деловой переписки станет быстрее, проще и эффективнее. Экспериментируйте, учитесь на примерах, и создавайте свои собственные, уникальные промпты, которые будут идеально подходить для ваших задач(важны авторские промпты).
Хотите узнать больше секретов создания идеальных промптов и получить доступ к еще большему количеству примеров и шаблонов для деловой переписки?
Подписывайтесь на мой канал и получите
• Регулярные обновления с новыми примерами промптов для разных деловых ситуаций.
• Эксклюзивные материалы по продвинутым техникам создания промптов.
• Доступ к закрытому сообществу, где вы сможете обмениваться опытом с другими специалистами и получать ответы на свои вопросы.
• Специальные предложения на мои авторские курсы и мастер-классы по созданию промптов и эффективной деловой коммуникации.
Не упустите возможность вывести свою деловую переписку на новый уровень! Подписывайтесь прямо сейчас и начните создавать промпты, которые работают на вас!
Удачи вам, да прибудет с вами Благодать!