На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
Сколько необходимо хранить листы ознакомления с локальными нормативными документами (далее – ЛНА) и распорядительным документом, утратившими силу?
Ответ
Если говорить о необходимости оформления (составления) листа (журнала) ознакомления с ЛНА организации, то такое обязательство закреплено в ст. 22 и 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ).
Что касается сроков хранения листов ознакомления или рассылки, то указатель видов документов к Перечню 2019[1] не содержит такого документа, как лист ознакомления (рассылки).
Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Факт ознакомления в данном случае будет закреплен в листе (журнале) ознакомления. Лист ознакомления (рассылки) следует поместить в дело вместе с ЛНА или распорядительным документом, утвердившим его. Следовательно, хранить такой лист ознакомления необходимо в течение срока хранения самого ЛНА или документа, его утвердившего.
Косвенным подтверждением того, что срок хранения листа ознакомления аналогичен сроку хранения самого ЛНА или распорядительного документа, его утвердившего, может служить ст. 5 Перечня 2019.
Информация, изложенная в ст. 5 Перечня 2019, позволяет сделать вывод, что срок хранения проектов иных нормативных правовых актов и документов по их разработке и рассмотрению (полагаем, что листы (журналы) ознакомления (рассылки) также можно отнести к этому списку) одинаков.
Несмотря на то что лист согласования и лист ознакомления – это разные документы, они оба имеют юридическую значимость. Поэтому если проект ЛНА и лист согласования проекта ЛНА необходимо хранить 5 лет ЭПК, можем полагать, что лист ознакомления с ЛНА целесообразно хранить в течение срока хранения, установленного для указанного ЛНА.
Как правило, в организациях ЛНА утверждаются и вводятся в действие приказами. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016[2] приказ как вид документа является организационно-распорядительным документом. Приказы по основной деятельности в соответствии с Перечнем 2019 являются документами постоянного срока хранения.
Приказы реализуют, фиксируют, и закрепляют разные управленческие решения. Приказы по основной деятельности, утратившие силу (измененные, отмененные), не перестают быть приказами по основной деятельности, поэтому такие приказы остаются в составе номенклатурных дел «Приказы руководителя организации по основной деятельности» и не изымаются из них.
Вывод
С учетом вышеизложенного листы ознакомления вместе с ЛНА, распорядительным документом, утратившими силу, необходимо хранить в течение срока, установленного для хранения ЛНА или распорядительного документа.
______________________________
[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[2] ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».