Инвентаризация склада утомляет, занимает много времени, создает дополнительную нагрузку на персонал. Сотрудники допускают ошибки и путаются в наименованиях, из-за чего приходится начинать все сначала. Этому не будет конца, если не внедрить автоматизацию — присвоить каждому товару на складе штрих-код и вести учет с помощью специального оборудования и программ. Результат не заставит себя долго ждать — процессы будут упорядочены, а у сотрудников появится уйма времени для решения дополнительных задач.
Расскажем, как проводить инвентаризацию и навести порядок на складе. Разберемся, какие для этого используются средства автоматизации.
Как часто нужно проводить инвентаризацию на складе
Для организаций установлен основной порядок и правила проведения инвентаризации. Они утверждены Приказом Минфина РФ от № 49* (действует до 1 апреля 2025 года, затем вступает в силу ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»*). Там же сказано, как часто нужно сверять остатки в организации: не реже 1 раза в год, перед сдачей бухгалтерской отчетности. Еще обязанность по проведению инвентаризации установлена в таких случаях (согласно Приказу Минфина России № 34н*):
- при передаче товаров новому собственнику;
- смене материально ответственного лица;
- обнаружении факта кражи и пр.
На основе данных, полученных по результатам проверки, создают инвентаризационные описи, акты, сличительные ведомости, другие документы.
В отличие от организаций, ИП могут проводить инвентаризацию по желанию. Закон не требует от них использовать инвентаризационную опись, сличительную ведомость и другие документы, которые необходимы для юрлиц.
При этом регулярная сверка остатков идет ИП на пользу. Можно своевременно выявлять и устранять расхождения (недостачу, пересортицу), контролировать сроки годности товаров (материальных активов).
Как автоматизировать бизнес-процессы и ускорить проведение инвентаризации на складе
Работа с бумажными документами занимает много времени. Приходится вручную переписывать все позиции, не допускать путаницы в наименованиях, иначе результаты окажутся неточными. Затем — вносить цифры в товароучетную программу (например, в «1С»), сравнивать данные, а при наличии расхождений — отражать их в учете. Инвентаризация склада порой занимает несколько дней, а достоверность ее результатов все равно остается под вопросом.
Чтобы ускорить процесс, нужно использовать мобильный терминал и ПО для ТСД — DataMobile. С автоматизацией инвентаризация товаров на складе выполняется быстро и без ошибок. Повышается производительность труда кладовщиков, экономится их рабочее время.
Рассмотрим подробнее, как ускорить проведение инвентаризации на складе и сделать ее эффективнее. Сначала представим обзор популярных моделей ТСД.
ТСД для проведения инвентаризации
Мобильный терминал — устройство для автоматизированного товароучета на складе и в магазине. Имеет встроенный 2D-считыватель, беспроводные модули (Wi-Fi, Bluetooth, 4G), сенсорный экран. Программная составляющая ТСД — предустановленная ОС (как правило, Android). Для проведения инвентаризации на складе можно выбрать такие модели: АТОЛ Smart.Prime, Chainway C61, Honeywell ScanPal EDA52.
Когда проводится инвентаризация склада с большим ассортиментом, лучше выбирать терминал с запасом памяти от 4/64 ГБ. Чем больше ее ресурс, тем производительнее устройство — позволяет хранить «серьезные» массивы данных и обрабатывать «тяжелые» приложения.
От емкости аккумулятора зависит длительность автономной эксплуатации. Если нужно проводить инвентаризацию товаров в помещении с повышенным уровнем влажности или на открытых площадках, лучше приобрести ТСД со степенью пылевлагозащиты не ниже IP67. Для учета продукции при экстремально низкой температуре (например, в морозильной камере) подходит терминал Chainway C61 морозоустойчивый с функцией внутреннего подогрева.
Инвентаризация товаров на складе в «1С» или другой учетной программе выполняется не только за счет аппаратной «начинки» ТСД. Понадобится еще специализированное мобильное приложение. Мы предлагаем DataMobile. Почему — объясним далее.
Инвентаризация товаров в DataMobile
ПО DataMobile предназначено для мобильного учета товаров на складе и в магазине. Устанавливается на устройство с ОС Android. Используется для идентификации продукции по штрих-кодам, а при наличии программного модуля RFID — еще и по радиометкам. «Отвечает» за связь с товароучетной программой. Софт «заточен» под работу с «1С» (интегрируется с типовыми конфигурациями этой системы без драйверов), но благодаря открытым форматам обмена совместим и с другими учетными программами.
DataMobile имеет 4 версии (расположены в порядке расширения функциональности):
- Стандарт.
- Стандарт Pro.
- Online Lite.
- Online.
Первые две — поддерживают обмен данными с учетной программой в режиме онлайн, две последние — офлайн.
Почему инвентаризация склада с DataMobile упрощает «жизнь» кладовщикам:
- при считывании штрих-кода с помощью встроенного в ТСД 2D-сканера программа идентифицирует товар — сотруднику не приходится визуально изучать этикетку, вся необходимая информация отображается на экране;
- если операция выполняется по заданию, ПО сверяет с ним фактические данные;
- при использовании версии ПО с онлайн-обменом информация с ТСД выгружается в учетную систему автоматически.
Мобильный софт (начиная с версии Стандарт Pro) поддерживает адресное хранение — позволяет проверять остатки на складе в разрезе ячеек.
Примечание! Для работы с продукцией с кодами Data Matrix нужен дополнительный программный модуль Маркировка.
Автоматизированная инвентаризация склада в «1С» предполагает минимум ручного труда. За человека «думает» и выполняет часть работы программа. Покажем на примере, как происходит автоматизированный бизнес-процесс на складе.
Как выполнить инвентаризацию на складе с помощью ТСД и ПО DataMobile
Рассмотрим по шагам, как провести инвентаризацию в «1С» на складе:
1. В товароучетной системе формируют задание со списком продукции, остатки которой нужно проверить, и выгружают на мобильный терминал. Или создают документ непосредственно на ТСД.
2. Ответственный сотрудник с помощью встроенного 2D-сканера считывает штрих-коды с товаров. ПО для ТСД сопоставляет полученную информацию с данными в «1С» (если проводится инвентаризация товаров в DataMobile по заданию). Если имеются расхождения, пользователь видит их на экране устройства.
3. По завершении бизнес-процесса данные выгружаются в систему учета.
Далее «подбивают» результаты проведения операции по каждому товару на складе. Если обнаруживается избыток, оприходуют продукцию, недостача — списывают материальные активы.
Скажем несколько слов о том, как правильно действовать, если инвентаризация на складе организации проводится по требованию закона (например, перед сдачей бухотчетности). После выгрузки данных в «1С» нужно сформировать инвентаризационную опись. Ее можно создать на бумажном носителе или в программе учета. В этой описи отражают информацию о фактическом наличии материальных активов на складе.
Далее заполняют сличительную ведомость, в которой фиксируют результаты проведения инвентаризации. По ним можно понять, насколько правильно ведется учет и какие нужно принять меры по выравниванию остатка. Например, в сличительной ведомости отражается недостача, следовательно, требуется оформить списание в «1С».
Комплекты для проведения инвентаризации товаров на складе
Можно купить мобильный терминал и софт DataMobile по отдельности. Но лучше — в виде комплекта. В готовом решении «из коробки» уже есть все, что нужно для мобильного учета материальных активов. Ничего дополнительно покупать не придется. Примеры комплектов: Склад Стандарт, Склад Стандарт Pro, Склад Online Lite, Склад Online.
Наши менеджеры помогут определиться с выбором комплекта, подключить оборудование, интегрировать и настроить приложение.
Если вам понравилась статья, подписывайтесь на канал. Из наших материалов вы узнаете, как правильно вести учет на складе, сэкономить рабочее время и минимизировать ошибки.
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
- Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
- Приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».
- Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».