В бизнесе каждая мелочь имеет значение, особенно когда речь идет о финансах. Ошибки в учете и документах могут стоить компании миллионов, и, что самое неприятное, многих из них можно было легко избежать. Давайте разберем пять самых частых промахов, которые превращаются в дорогостоящие проблемы!
1. Невнимательность к документам
Если в документах есть неточности, отсутствует печать или подпись, налоговая инспекция не примет их к учету. Это значит, компания не сможет подтвердить расходы, а значит, налог придется платить с большей суммы.
Например, если вы купили оборудование за 2 млн ₽, но документ оказался оформлен с ошибкой, налоговая просто не учтет эти 2 млн ₽ как расходы. В итоге прибыль будет рассчитана без их вычета, а налоги – выше, чем могли бы быть.
Еще одна проблема – отсутствие оригиналов документов. Если во время проверки их не окажется в наличии, компании грозят штрафы и сложности с подтверждением расходов.
2. Отсутствие регулярных сверок с контрагентами
Не ведете учет дебиторской и кредиторской задолженности? Тогда у вас может возникнуть 2 неприятных последствия:
- Во-первых, переплата налогов – когда расходы есть, но документы от поставщика не получены, налоговая не засчитает их, а вы заплатите налоги с лишней суммы.
- Во-вторых, переплаты поставщикам – когда компания перечисляет деньги, но не отслеживает, есть ли переплаты. Их можно вернуть, но многие попросту не обращают на это внимание.
Только представьте, сколько денег можно потерять из-за отсутствия элементарного контроля!
3. Беспорядок в учетной базе
Допустим, вы получаете отчет по налогам, и сумма в нем значительно выше ожидаемой. Вы спрашиваете бухгалтера:
«Почему получился такой большой налог?».
А бухгалтер вам отвечает: «Так посчитала программа».
Возникнут ли у вас вопросы? Надеюсь, что да, потому что некорректное ведение бухучета часто приводит к завышенным налоговым начислениям. Если бухгалтер не проверяет, что и как считает программа, возможны серьезные ошибки:
- Неверные расчеты налогов из-за некорректных алгоритмов учета.
- Двойное начисление НДС на продажи и авансы без их зачета.
Один из моих клиентов переплатил 1,4 млн рублей НДС именно из-за такой ошибки. Вывод: учетная программа – это инструмент, а не безошибочный эксперт. Контроль нужен всегда!
4. Неиспользование налоговых льгот
Если у бизнеса есть возможность снизить налоговую нагрузку, почему бы ей не воспользоваться? Например:
- Для УСН можно применять льготные ставки 5-4% вместо стандартных 15/6%.
- В фонд оплаты труда можно платить меньше налогов: с зарплат сверх 1,5 МРОТ ставка снижается с 30% до 15%, а у производителей – до 7,6%.
- В ряде случаев для ИП выгоднее применять патентную систему налогообложения вместо УСН.
Здесь нет обмана или серых схем – это законные способы сэкономить. Вопрос только в том, следит ли за этим ваш бухгалтер.
5. Ошибки при работе с кадрами
Проблемы с кадровыми документами могут привести не только к штрафам, но и к реальным финансовым потерям. Например:
- Ошибки в трудовых договорах – основание для претензий от налоговой и трудовой инспекции.
- Отсутствие договора о материальной ответственности – невозможность взыскать убытки с сотрудника.
Из практики: в одном магазине пропал товар на сумму в несколько миллионов рублей. Хотели взыскать с заведующего, но не смогли – договор не предусматривал материальную ответственность. Итог – убытки легли на владельца бизнеса.
Как не терять деньги?
Чтобы минимизировать финансовые потери, достаточно соблюдать несколько простых правил:
- Контролировать документы и оригиналы.
- Регулярно сверяться с контрагентами.
- Проверять учетную базу, не надеясь вслепую на программу.
- Использовать налоговые льготы.
- Правильно оформлять кадровые документы.
