Согласно п. 2 ст. 230 НК, налоговые агенты отчитываются перед налоговой по месту учёта, предоставляя расчёт по форме 6-НДФЛ. Расчёт за 2024 год нужно сдавать не позднее 25.02.25, используя форму, форматы и порядок, которые утверждены ФНС России. В новой статье мы разберем все важные моменты при заполнении расчёта в ПП «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ» (аналогично).
Как заполнить расчет по форме 6-НДФЛ за 2024 год в «1С:Бухгалтерии»
Как сформировать расчет в «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ»
Формирование расчёта происходит автоматом. Отразите и доходы физлиц за налоговые периоды, введите данные о праве на вычеты, учтите вычеты, рассчитайте, отразите суммы исчисленного и удержанного налога. А перед отчётом проверьте актуальность программы. Отчёт тут формируется через регламентированный отчёт 6-НДФЛ. Чтобы составить отчет в сервисе «1С-Отчетность» создайте экземпляр, выберите в форме «Виды отчетов» отчет 6-НДФЛ, укажите организацию, период для отчёта и нажмите на «Создать». А если у организации есть подразделения, отчёт составляется отдельно по каждому и предоставляется в налоговую инспекцию по месту нахождения. Если организация использует централизованную уплату, сдачу отчётности, то этого делать не надо. Для формирования расчёта по всем регистрациям в ФНС установите здесь флаг «Создать для нескольких налоговых органов», выберите налоговые органы и нажмите на кнопку «Выбрать» и «Создать». Сформируются расчёты по форме 6-НДФЛ отдельно для каждой инспекции. Проверьте правильность заполнения расчетов. А при ручном заполнении для головной организации и каждого подразделения создайте отдельный экземпляр расчёта, а также еще и сформируйте его по кнопке «Заполнить».
Как заполнить титульник в «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ»
В поле «КПП» указывается КПП на учёт по месту нахождения организации или же учёта ее обособленного подразделения, а в поле «ИНН» ставится и идентификационный номер налогового агента. А первичный расчёт здесь предполагает заполнение поля «Номер корректировки» кодом «0». Нельзя заполнять поле при представлении уточнённого расчёта без первичного.
Поля «Отчётный период (код)» и «Календарный год» здесь же заполняются автоматом. Ставится значение «34». А поле «Предоставляется в налоговый орган (код)» заполняется четырёхзначным кодом налогового органа, куда и отправится отчёт. Поле «По месту нахождения (учёта) (код)» заполняется и кодом места представления расчёта налоговым агентом. Далее же в поле «Налоговый агент» указывается и сокращённое или полное наименование организации. Если она была реорганизована или закрыто подразделение, тогда же и в полях «Форма реорганизации (ликвидация) (код)», «ИНН/КПП реорганизованной организации / ИНН / КПП лишенного полномочий или закрытого обособленного подразделения» и указываются коды ИНН/КПП. В полях «Код по ОКТМО» здесь и указывается код ОКТМО муниципального образования, где находится организация, а также еще и ее подразделение.
Данные: ОКАТО, ИНН, КПП, код налогового органа по организациям, а еще обособленным подразделениям, вносятся в справочники «Организации» и «Подразделения». Показатели (наименование налогового агента, телефон, ФИО и др.) заполняются на основании справочника «Организации». А если здесь сведения не заполнены, тогда внесите их и нажмите на «Обновить».
Как заполнить разделы расчета в «1С:ЗУП»/«1С:ЗКГУ»
В разделе 1 «Сведения об обязательствах налогового агента» указываются сумма исчисленного и удержанного налога, и подлежащая перечислению с начала налогового периода, а также сумма налога, возвращённая с начала налогового периода и в соответствии со ст. 231 НК РФ, в разрезе КБК. Здесь указываются: по строке 010 — КБК по налогу, по строке 020 — обобщённая по физлицам сумма удержанного налога (значение равно сумме значений строк 021–026 за все отчётные периоды). Строки 021–026 тут заполняются в зависимости от отчётного периода с учётом положений п. 6 ст. 226 НК РФ и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. А с 2024 г ода налоговые агенты обязаны перечислять удержанный НДФЛ не позднее 28-го числа текущего месяца, если же НДФЛ удержан 1-22-е число текущего месяца и не позднее 5-го числа, если НДФЛ удержан с 23-го по последнее число предыдущего месяца, еще не позднее последнего рабочего дня года, если НДФЛ здесь удержан 23-31 декабря. По строке 030 указывается сумма возвращённого агентом физлицам излишне удержанного с начала года (равно сумме строчек 031–036 за все периоды).
Организация может выплачивать доходы еще и физлицам, не являющимся сотрудниками. Может возникнуть обязанность исчислить, удержать, а еще перечислить НДФЛ. Выплата сумм прочих доходов тут и не регистрируется, фиксируется сумма дохода, сумма НДФЛ для отражения в отчётности. А при проведении документов, которыми регистрируются доходы, фиксируются и общие суммы НДФЛ. А налог исчисляется и удерживается на дату выплаты.
В разделе 2 указываются данные о доходах, налогах и вычетах физлиц. Он заполняется тут и для каждой из ставок налога и КБК, если налоговый агент выплачивал физлицам в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам. По строке 100 и указывается ставка налога, а по строке 105 — КБК по налогу. В строчках 110-111 и указывается количество физлиц, получивших доход, ВКС, получивших доходы по трудовым договорам, ГПХ. Если ВКС были выплачены прочие доходы, то тогда они не включаются. По строке 120 указывается сумма полученного дохода, включая налог/вычеты, по физлицам нарастающим итогом с начала налогового периода. Далее по строке 121 указывается общая сумма дохода, полученная ВКС по трудовым договорам и ГПХ. Строка 130 содержит сумму предоставленных налоговых вычетов и расходов, уменьшающих доход, а строчка 131 — налоговую базу по налогу нарастающим итогом с начала периода. Значение же строки 140 равно сумме исчисленного НДФЛ, а строки 141 сумме исчисленного НДФЛ с доходов в пользу ВКС. Строки 150–156 содержат общие суммы, связанные с налогом на прибыль, зачтенные здесь и при расчёте НДФЛ с дивидендов.
Суммы удержанного налога отражаются в строчке 160. Отдельно же здесь и показывается удержанный налог по доходам прошлого года. Общая сумма удержанного налога может не совпадать с суммой исчисленного налога, но если были доходы в натуральной форме. А по строке 170 отражается сумма налога, не удержанная налоговым агентом. В соответствии и с внесёнными изменениями удерживать НДФЛ следует до 31 января года, следующего за истёкшим налоговым периодом. Сумма налога, возвращённая налоговым агентом физлицам, регистрируется документом «Возврат НДФЛ». А суммы возвращённого налога указываются здесь за последний квартал периода.
Есть здесь также еще и контрольные соотношения между разницами строк разделов 1 и 2, которые должны быть тут равны. А для данной проверки и используйте тут «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчётов с сотрудниками», «Сводная» справка 2-НДФЛ и др. отчеты.
Как заполнить приложение к расчету по форме 6-НДФЛ в «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ»
Приложение №1 к расчёту по форме 6-НДФЛ - «Справка о доходах и суммах налога физического лица» и состоит здесь из общей части, разделов 1 (все данные о физическом лице — получателе доходов), разделов 2 и 3 (суммы дохода и налога, вычеты), раздела 4 (сумма дохода, с которого не удержан налог, и сумма неудержанного налога), а также и приложения («Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода»).
В общей части здесь и указываются номер справки и номер корректировки сведений. При первичной выдаче проставляется «00». А раздел 1 содержит тут данные физлица: ИНН, ФИО, статус налогоплательщика, дату рождения, гражданство, данные документа, удостоверяющего личность. Это вводится через справочник «Сотрудники» и «Физические лица». А раздел 2 отражает и суммы начисленного и полученного дохода, исчисленного, удержанного налога по ставке, налоговую базу и другие показатели. А раздел 3 включает все данные о предоставленных стандартных, социальных, имущественных вычетах. Код и сумма налогового вычета указываются здесь в приложении.
Как отправить расчет в «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ»
Перед отправкой расчёта проверьте его на ошибки. Нажмите «Проверка» и «Проверить контрольные соотношения». Если ошибок нет, тогда появится сообщение. Если же есть, то появится детализация. Программа и укажет на проблемные показатели в форме расчёта. Эти контрольные соотношения можно проверить и при печати и выгрузке. Установите флажок «Проверять соотношения показателей при печати и выгрузке» тут в настройках отчета.
При подаче расчётов в налоговый орган организациям, не использующим для электронного обмена телекоммуникационные каналы связи, а также и программы сторонних производителей, надо будет подготовить файлы для передачи в электронном виде. Но если же расчёт передаётся на бумажном носителе, то нужна печатная форма. Для формирования печатной формы с двухмерным штрихкодом PDF417 нажмите на «Печать». Но на компьютере должен быть единый модуль печати, шаблоны машиночитаемых бланков. Отчёт можно распечатать без штрихкода. Установите флажок «Разрешить печать без штрихкода PDF417». Будет тут доступна и Форма со штрихкодом PDF417 (рекомендуем), Форма без штрихкода PDF417. Программа выведет форму отчёта для предварительного просмотра, а также редактирования.
В регламентированном отчёте тут можно выгрузить расчёт в электронном виде. Проверьте его и на соответствие требованиям формата электронного представления. Нажмите на «Проверка», выберите «Проверить выгрузку». Если же обнаружены ошибки, препятствующие выгрузке, то исправьте их и повторите данную процедуру. Ошибки здесь можно отследить с помощью служебного окна навигации. Для выгрузки расчёта нажмите «Выгрузить» и укажите каталог для сохранения. Имя файлу тут присваивается автоматом.
В программах 1С с подсистемой регламентированной отчётности есть еще полезный механизм, позволяющий отправить расчёт в налоговый орган в электронном виде с ЭЦП. Это можно сделать прямо из программы 1С и без промежуточной выгрузки файла. Но перед отправкой расчета нужно будет здесь провести форматно-логический контроль заполнения расчёта через функцию «Проверить в интернете». А для отправки нажмите «Отправить».