На нашей конференции Сайн.Конф был задан интересный вопрос: «Зачем компаниям УКЭП, если можно использовать УНЭП?» Давайте разберёмся вместе.
Что такое УНЭП и УКЭП
УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) – это удобный и надёжный инструмент для подписания документов онлайн. Создаётся УНЭП с помощью криптографии и является цифровым аналогом собственноручной подписи. Выпустить УНЭП можно, не вставая с кресла.
УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) – это такой же защищённый криптографией вид электронной подписи, как и УНЭП, но регулятор предъявляет к нему более строгие требования, так как она позволяет подписывать документы, которые необходимо передавать в госорганы. Процедура получения этого вида подписи более сложная, ее можно выпустить только после очной идентификации личности.
Подробнее про виды ЭП и их отличия можно прочитать тут.
Для каких бизнес-процессов подойдет УНЭП и УКЭП
УНЭП подходит для подписания различных документов любого бизнеса (например, ООО, ИП или самозанятых). Например, ей можно подписать договоры оказания услуг, кадровые документы, закрывающие документы и многое другое. Исключений в применении УНЭП немного: она не подходит для взаимодействия с госорганами, например, для подписания счетов-фактур или регистрации новых юрлиц.
УКЭП подходит для подписания практически любых документов. Но чаще всего её используют, чтобы подписывать документы, которые нужно регистрировать в государственных реестрах. С её помощью можно регистрировать права на недвижимость, подавать документы в госорганы, подписывать счета-фактуры. УКЭП нельзя подписать только те документы, для которых законодательно установлено собственноручное подписание, например, журнал прохождения инструктажей по охране труда, приказ об увольнении работника и акт о несчастном случае на производстве.
УНЭП и УКЭП защищены криптографией, которая гарантирует невозможность взлома и внесения односторонних изменений в документ после подписания. УКЭП имеет более сложный процесс выпуска и высокую стоимость. Поэтому, если бизнесу не нужно подписывать документы, которые передаются в госреестры, УНЭП будет оптимальным выбором для подписания рутинных документов.
Юридическая значимость УНЭП и УКЭП
УКЭП – это электронный аналог собственноручной подписи по умолчанию. А для того чтобы документы, подписанные УНЭП, имели юридическую силу, необходимо заключить соглашение о признании этого вида подписи с другими участниками документооборота. В некоторых сервисах электронной подписи пункт о признании включён в пользовательское соглашение, например, в сервисах от Sign.Me, о которых расскажем ниже.
Как получить УКЭП и УНЭП?
- УНЭП можно выпустить онлайн, например, с идентификацией через Госуслуги (ЕСИА), или очно в любом удостоверяющем центре (УЦ).
- УКЭП выпускается только при личной встрече с представителем аккредитованного Минцифры удостоверяющего центра, который проводит идентификацию личности.
Пользовательский путь при выпуске УКЭП более длинный и стоимость такого решения выше. УНЭП же можно выпустить онлайн.
Сервисы электронной подписи Сайн.Клик, Сайн.Смарт и Сайн.Квал
IT-компания Sign.Me разработала три сервиса электронного подписания документов: Сайн.Клик, Сайн.Смарт и Сайн.Квал. Каждый продукт решает разные задачи бизнеса и помогает их оцифровать.
Cайн.Клик – это сервис с самым простым сценарием использования. Чтобы начать в нём работать, не нужно никуда ехать, заполнять заявки и устанавливать приложение, документы подписываются УНЭП в личном кабинете онлайн. Достаточно зарегистрироваться и оплатить тариф, который подходит под ваш объём документов.
Сайн.Клик подходит для обмена документами между компанией и физлицами – клиентами или сотрудниками.
Сайн.Смарт – это сервис, в котором документы тоже подписываются УНЭП. Однако есть некоторые отличия. Во-первых, каждая сторона документооборота перед выпуском электронной подписи проходит идентификацию независимой стороной. Во-вторых, документооборот ведётся в мобильном приложении, сертифицированном ФСБ. В-третьих, компания приобретает пакет лицензий, который позволяет выпустить ЭП для каждого подписанта, а затем обмениваться с ним документами безлимитно в течение года. Также Сайн.Смарт подходит и для B2B, и для B2C.
Сервис удобен для компаний, у которых обмен документами с каждым из подписантов носит регулярный характер и которым важно, чтобы идентификация личности подписантов производилась сторонней независимой организацией.
Сайн.Квал – это сервис, в котором документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Сайн.Квал необходим, когда в бизнес-процессах присутствует обмен информацией с государственными структурами – при регистрации в Росреестре, открытии ООО, подаче документов в суд, подписании договора ипотеки и во всех других случаях, когда без УКЭП не обойтись.
В сервисе Сайн.Квал можно подписывать практически любые электронные документы. Но процесс выпуска УКЭП требует очной идентификации, поэтому выпуск такой подписи займет чуть больше времени.
Подробнее о работе сервисов Sign.Me читайте в нашей статье.
Заключение
Выбор между УКЭП и УНЭП зависит от конкретных потребностей и задач бизнеса. Если у компании есть потребность в подписании документов, которые нужно передавать в госреестры, то ей не обойтись без УКЭП. Если в бизнесе нужно подписывать такие рутинные файлы, как договоры, кадровые и закрывающие документы c клиентами или сотрудниками, то УНЭП станет идеальным вариантом. Выпустить её можно онлайн, а подписывать документы в 1 клик.
Выбирайте сервисы, соответствующие своим бизнес-задачам, и наслаждайтесь скоростью, удобством и безопасностью электронного документооборота.