Дополнительные функции : координация, информационное обеспечение и правовое регулирование. Основные понятия и элементы
Координация как функция менеджмента — это процесс согласования и совмещения различных элементов организации для достижения общих целей.
Она направлена на обеспечение гармонии и согласованности действий между различными подразделениями, группами и индивидуальными работниками, чтобы обеспечить эффективное функционирование всей организации.
Некоторые аспекты координации:
• Согласование целей и задач. Координация начинается с установления общих целей и задач для всей организации или её частей.
• Управление ресурсами. Координация включает в себя распределение ресурсов, таких как финансы, материалы, технологии и персонал, таким образом, чтобы они использовались эффективно для достижения целей.
• Обмен информацией. Для успешной координации необходимо обеспечить свободный поток информации между различными уровнями и подразделениями организации.
• Разрешение конфликтов. В процессе координации могут возникать конфликты между различными группами или интересами. Управление этими конфликтами и поиск компромиссов важны для обеспечения гармоничного функционирования организации.
• Поддержка коммуникации и сотрудничества. Координация также включает в себя стимулирование коммуникации и сотрудничества между различными участниками организации.
• Мониторинг и оценка. Координация включает в себя постоянный мониторинг выполнения задач и достижения целей, а также оценку эффективности принимаемых мер и стратегий.
Общая цель координации как функции управления состоит в том, чтобы обеспечить гармоничное и согласованное функционирование организации в целом, что в конечном итоге способствует достижению её стратегических целей и успеху в долгосрочной перспективе.
Информационное обеспечение менеджмента: назначение, функции и требования к управленческой информации
Своевременное и достоверное информационное обес печение предприятия необходимо для успешного функцио нирования его аппарата управления. В организациях исполь зуется самая современная техника для передачи информации на всех уровнях, применяются различные информацион ные технологии. Содержание информационных сообще ний определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых решений.
Основное требование для принятия эффективного управленческого решения является получение точной, адекватной, объективной информации о существующей проблеме. Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важных инструментов управления в руках менеджера является информация, находящаяся в его распоряжении. Используя и передавая эту информацию, он организует, руководит, мотивирует подчинённых. Многое зависит от способности менеджера передавать информацию таким образом, чтобы достигать наиболее адекватное восприятие данной информации.
Коммуникации – это процесс передачи и получения информации, передающие пытаются найти общее с получением информации. Для коммуникации необходимо наличие минимум 2 людей.
Для эффективной коммуникации к собеседникам предъявляются определённые требования: навыки и умение слушать, восприятие собеседника, определённая степень понимания.
В управлении предприятием к информации предъявля ются следующие требования:
• краткость, четкость формулировок, своевременность по ступлений;
• удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
• точность и достоверность, правильный отбор первич ных сведений, оптимальность систематизации и непре рывность сбора и обработки сведений.
Информация может передаваться письменно, устно, вербально, невербально.
Современные организации применяют высокоэффек тивные системы информации, основанные на использова нии новейших технических средств автоматизированной обработки информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть.
Управленческая информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи, собственно информации.
Информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, инфор мации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи ин формации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогноз но-аналитических расчетов.
Весь информационный процесс направлен на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации.
Внутренняя коммуникационная система организации выполняет следующие функции:
- определение необходимого объема и содержания ин формации, поступающей каждому руководящему работнику для целей оперативного управления деятельностью предприятия;
- определение потребностей в технических средствах предприятия в целом и каждого руководителя в отдель ности, для обеспечения необходимой информацией;
- централизованное планирование всех затрат на приоб ретение, аренду, использование технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы;
- обеспечение должного уровня сбора, хранения и пре доставления информации;
- разработка программных средств, прикладных про грамм.
РЕГУЛИРОВАНИЕ как функция менеджмента
Регулирование– вид управленческой деятельности, направленный на устранение отклонений, сбоев, недостатков и др. в управляемой системе путем разработки и внедрения управляющей системой соответствующих мероприятий.
Регулирование - это вид деятельности, представляющий собой воздействие руко водителя на подчиненных таким образом, чтобы они выполняли работу для достиже ния целей организации. В этом случае функция регулирования связана с широко ис пользуемым термином «руководство». В литературе довольно часто процесс руко водства рассматривается как отдельная функция, связанная с лидерством и властью. Такое представление руководства рассматривает лишь одну сторону процесса управ ления - оказание влияния одного лица (руководителя) на подчиненных. Другая сто рона заключается в том, что руководство по своему содержанию представляет собой процесс воздействия руководителя на подчиненных с использованием формальных методов регулирования или же процесс влияния, осуществляемый при помощи власти и лидерских качеств руководителя. Таким образом, функция регулирования представ ляет собой процесс руководства, осуществляемый при помощи методов формального воздействия и усиленного методами влияния (власть и лидерство).
Цель регулирования - сохранение устойчивости организации путем поддержания требуемого соотношения между различными ее элементами, своевременной ликвидации возможных отклонений от установленных норм в функционировании объектов управления
Особенность регулирования состоит в том, что в отличии от функций планирования, организация и мотивирования, которые совершенствуются непосредственной в управляющей системе предприятия, регулирование, как и контролирование, совершенствуется в управляемой и управляющей системах. На рисунке 10.1 отражено графическую модель процесса регулирования под влиянием различных факторов, которые требуют изменения в планировании, организации, мотивировании.
Принципы функции регулирования.
Функция регулирования реализуется при помощи преимущественно административ ных методов управления. Это определяется самой сущностью функции регулирования. Она представляет собой процесс проявления властных полномочий руководителя по отношению к регулируемым объектам. Следовательно, принципы функции регулирования отражают форму проявления этих полномочий. Рассмотрим некоторые из них.
Принцип директивности определяет приемы и способы осуществления регу лирующих воздействий на управляемый объект. Это наиболее жесткая форма регу лирования, требующая обязательного и своевременного исполнения принятого реше ния. Это активная форма регулирования протекающих на предприятии процессов, по буждающая к действию исполнителей того или иного решения.
Данный принцип определяет важное требование к регулирующему воздействию - своевременность. Это требование нужно рассматривать с двух сторон: во-первых, своевременность выработки регулирующего воздействия, т. е. принятия решения по возникшей ситуации; во-вторых, своевременность реакции управляемого объекта на регулирующее воздействие, т. е. исполнение решения. Директивность также опреде ляет неотвратимость наступления санкций в случае несвоевременного исполнения регулирующего воздействия или его неадекватного исполнения.
Принцип соблюдения регламентов определяет соблюдение установленного заранее порядка выполнения управленческой и производственно-хозяйственной деятельности на предприятии. Это способ непрямого регулирующего воздействия на деятельность человека (в. т. ч. руководителя), который имеет распорядительную силу. Например, должностная инструкция регламентирует обязанности, ответствен ность и права конкретного должностного лица и тем самым регулирует сферу его деятельности. Этот принцип проявляется через регулирование пределов (свободы выбора поведения) деятельности того или иного должностного лица на предприя тии. Особенностью этого принципа является обязательность соблюдения установ ленных регламентов. Нарушение установленных регламентов снижает организован ность процессов, протекающих на предприятии, а также приводит к наступлению соответствующих санкций.
Принцип нормативности. Понятие «нормы» характеризует зависимость меж ду различными элементами предприятия. Соблюдение принципа нормативности ре гулирования направлено на установление определенных границ в деятельности лю дей. Это способствует стабильности данного процесса, протекание которого осно вано на обязательном соблюдении людьми общих условий деятельности.
Принцип нормативности обуславливает правила регулирования условий осуществ ления процессов посредством организационно-методических, технических, технико-экономических, экономических, социальных норм и нормативов (стандартов). Они обеспечивают соблюдение определенных пределов управленческих действий и границ их возможных отклонений.
Можно выделить ещё такие доп. Функции, как:
• Социальная.
Взаимодействие между руководителем и другими группами сотрудников происходит в ежедневном режиме. Цель - объединение и взаимодействие между собой нескольких слоев и групп людей для достижения общих целей и успешного выполнения поставленных задач.
• Обучающая.
Пополнение штата новыми сотрудниками требует ряда мероприятий со стороны руководителя. Каждый сотрудник попадает в незнакомый коллектив и новую среду. Для успешной адаптации таким людям нужен наставник, учитель. На выходе руководитель получит квалифицированную команду.
• Корректирующая.
На этапе собеседования можно определить уровень компетентности претендентов для выбора наиболее подходящих на определенную должность сотрудников.
На данный момент существуют предложения по внесению законопроекта, где будет представлена общая база данных с недобросовестными сотрудниками и работодателями. Это значительно сократит риски в кадровой политике.
• Интегрирующая.
Интеграция в современном предприятии выражена во взаимодействии с различными институтами – социальным, государственно-правовым, экономическим.
• Стимулирующая.
При возникновении потребности в определенном товаре или услуге, рождается отдельное предприятие или отрасль рынка.
Руководства отделом или сотрудником сейчас не достаточно, необходимо смотреть дальше. Важно уметь улучшить или восполнить любую недостающую деталь в организации трудового процесса, удовлетворив потребности не только предприятия в целом, а еще и его сотрудников. Только тесное взаимодействие основных и дополнительных функций сделает процесс руководства эффективным и успешным, приведя предприятие к достижению поставленных целей.
Делая выводы, можно сказать, что менеджмент – это не строго запрограммированный процесс, который оторван от реальности. В задачи руководителя входит как контролирующая функция, так и умение сочетать ее с рядом других функциональных групп, которые тесно взаимосвязаны и образуют целый цикл процессов. Менеджмент стремительно развивается, что приводит к постоянным изменениям.