Привет! Меня зовут Надежда, и я по-прежнему пытаюсь автоматизировать все, до чего дотянусь.
Это продолжение первой части, где я поделилась своим мнением о самом главном инструменте, который облегчает, а иногда даже полностью автоматизирует вашу ежедневную работу в Excel.
Именно продолжение - потому что без применения Power Query нам не обойтись. А мы и не против.
Ведь не против же...
Все, кто работает с данными, знает, как важна внимательность. А что, если работы навалилось много, и нет возможности выверять каждую цифру?
Сегодня будет совсем неочевидный лайфхак… Кому-то может показаться непонятным – что это, зачем и главное, чем это облегчит его эксельную рутину?
Система справочников
Здесь эта картинка как нельзя кстати. Именно так реагируют некоторые коллеги на эту идею.
____________________
В общем, если вам нравится таскать из файла в файл одну и ту же вспомогательную инфу, которую вы вэпээрите к основным таблицам, а потом, когда что-то меняется, зайти в 100500 файлов и в КАЖДОМ внести изменение в таблицу-помощник - эта статья не для вас.
____________________
Если же ваш выбор - не страдать, то, надеюсь, вам будет полезно.
Предположим, у вас есть вспомогательные таблички, которые вы постоянно используете в разных отчетах и документах. Во множестве разных отчетов и документов. Вы их копируете из файла в файл, copy-paste, далее ВПР и т.д.
Это может быть что угодно: проценты премий, справочник сотрудников, привязка водителей к служебным авто.
Рассмотрим на последнем примере.
Дано:
- Файлик, в котором к гос.номерам автомобилей привязаны их водители - это и есть справочник! . Запомним это.
- Эта привязка используется в трех других файлах: путевых листа, ведомостях выдачи расходников и графиках техобслуживания.
- Водители периодически меняются
Справочник - это excel-файл, содержащий информацию, используемую во многих других файлах.
Вы можете копировать таблицу-справочник в каждый из принимающих файлов, и уже из нее подтягивать информацию о водителе. Так часто делают. И я тоже (давно, но меня это не оправдывает).
И это - нормально, но...
Представим, что несколько водителей уволились, и на их место приняли других.
И вам нужно зайти в каждый (гребаный) файл и поменять фамилии водителей. Их может быть много. Это может быть часто...
А если у вас есть такой общий файл-справочник, то вы просто меняете водителя в одном лишь файле, а в остальные они подтянутся автоматом. Достаточно этот справочник загрузить во все файлы через Power Query.
(вот почему важно прочитать первую часть этого сериала)
Хорошо, если в вашей компании такие справочники уже есть и – что важно! – регулярно обновляются. Тогда ваша задача просто правильно ими воспользоваться.
(хотя нет такой задачи, есть просто желание не перерабатывать лишние часы из-за повторяющихся операций. И снизить количество ошибок из-за пресловутого «человеческого фактора»)
Структурируем все вышесказанное
У системы справочников есть две ключевых составляющих:
1. Сам файл справочника. Требования к нему:
- ·лежит в доступном месте на локальной (если это ваш личный файл) или сетевом (если это справочник на уровне компании) диске.
- Регулярно обновляется
- Не перемещается, не удаляется и (желательно) не переименовывается.
- Также желательно, чтобы в нем не переименовывались столбцы.
2. Ваш отчет. Из которого вы подключаетесь к справочнику через Power Query. Не Copy-Paste. Именно подключение через PQ, пожалуйста.
(не кажется ли вам, что это похоже на то, как строится база данных… 🤔)
Это решает две основные проблемы:
- ВременнУю: вы тратите в разы меньше времени, чтобы внести изменения в отчеты.
- Человеческую: фактор внимательности. Вы не пропустите какой-то файл, если их много. Главное, не забыть нажать Обновить. Но если процесс обновления отчетности у вас организован правильно, то вы точно не забудете.
Еще немного размышлений про справочника, можно не читать...
Удобно использовать файлы-справочники для сопоставления между различными вариантами написания одного и того же слова. Допустим, вы регулярно получаете от поставщика какие-то электронные реестры продукции, где цвет указывается на русском языке.
В вашей же компании принято указывать цвет на английском. Или вовсе переводить в RGB или некий внутренний код.
Чтобы каждый (каждый, Карл) раз не мучиться с «Найти-и-заменить» и не городить кучу формул – сделайте справочник перевода цветов во все возможные варианты.
А затем подключайтесь к этому справочнику через Power Query, затягивайте в свой отчет и используйте для маппинга.
Самое удобное в этой истории – если добавятся какие-то цвета, они добавятся сразу во все ваши отчеты.
И не ценой времени вашей жизни.
Я для своей работы делала много разных справочников. Самым живучим остается календарь с переводом различных написаний месяцев.
Надеюсь, этот прием сэкономит вам немного времени на жизнь и кофе.
Продолжение будет. Подписывайтесь, если хотите лениться эффективно.