Я Даша, ивент продюсер. Много работаю с молодыми менеджерам и, наверное, самое сложно для всех - разобраться в документообороте и закрытии проектов. На самом деле под страшными словами - договор/приложение/ЗАКРЫВАЮЩЕ документы - нет ничего сложного.
Разберем все базовые документы максимально просто и понятно.
Договор
Первый документ, который необходимо составить, когда вы начинаете работу с контрагентом (он же подрядчик). Тут есть два вариант развития событий.
Рамочный договор
Если вы понимаете, что будете работать с контрагентом на постоянной основе или хотя бы несколько раз, то заключается рамочный договор. Обычно это достаточно объемный документ, в котором содержатся базовые пункты: обязанности заказчика, обязанности поставщика, порядок расчетов (без указания конкретных сумм), конфиденциальность, порядок действий в форс-мажорных обстоятельствах, порядок расторжения договора и разрешения споров. В целом все, что юристы хотят письменно закрепить в отношениях с подрядчиком, чтобы максимально обезопасить себя в случае непредвиденных обстоятельств.
В рамочном договоре не прописывается никакая конкретика по работам/услугам, только базовые пункты. Вся конкретика уходит в Приложения. О них позже.
Разовый договор
Заключается, если вы работаете с контрагентом единоразово и не предполагаете дальнейшей работы. Помимо стандартных пунктов, аналогичных рамочному договору, также содержит в себе детальное описание поставляемых товаров/услуг.
Что важно прописать:
// Наименование товаров/услуг с спецификацией. Тут чем объемнее и детальнее, тем лучше. Пишите все, что знаете о предмете сделки. Если предполагается большое техническое задание, можно его вынести в Приложение.
// Сроки поставки/оказания услуг. Дата начала и дата окончания. Если поставка, то прописать, к какому числу и куда должна быть организована доставка товаров. Если доставка на стороне контрагента, также это указать.
// Сумма сделки. Стоимость услуг с учетом налогов, если они есть, если подрядчик на УСН без НДС или самозанятый, так и написать, что налогом не облагается.
// Порядок расчетов. Соотношение предоплаты/постоплаты и сроки платежей. Это может быть единый платеж с 100% оплатой до или после оказания услуг/поставки, а может быть достаточно много траншей, если у вас длительный проект.
// Реквизиты обеих сторон. Банковские реквизиты, ИНН компаний, ФИО подписантов.
Приложение
Документ, который содержит дополнительную информацию по предмету услуг/поставки. В них может быть абсолютно любая информация. Вот самые распространенные варианты:
// Приложение к рамочному договору. Документ, раскрывающий детали сделки. Как вы помните, в рамочном договоре не прописываются детали поставки, соответственно, вся конкретная информация по предмету конкретной сделки прописывается в приложении. Пункты по аналогии с тем, что мы прописывали в Разовом договоре.
// Спецификации. Техническое задание на поставку услуг/товаров. Все детали, которые вы хотите закрепить в договоре. Например, при заключении договоров с артистами Приложением всего подписывается райдер, с кейтерингом в приложении - меню.
// Чертежи и схемы. Если вам необходимо построить что-то по вашему чертежу, то его также можно вывести в приложение и подписать.
Иногда приложения могут называться Заданием или другими наименованиями, но смысл от этого не меняется.
Дополнение
В дополнении обычно прописываются корректировки к договору и приложениям. Если у вас изменились сроки поставок, спецификации, суммы и даты оплат и другие условия договора. Обычно это короткий документ, где написано, что в пп таком-то изменения, теперь необходимо читать так.
В идеальном мире договора и приложения подписываются обеими сторонами до начала работ. Эти документы являются подтверждением заказа товаров/услуг и могут быть использованы в суде и предоставлены в налоговую по запросу. Если вы подписываете бумажные копии, то очень желательно обменяться оригиналами документов.
Счет
Счет - запрос поставщика на оплату. В нем указываются реквизиты, куда переводить оплату, краткое наименование услуг и сумма. Другие данные по желанию. Счет можно выставить сразу на всю сумму или присылать отдельные на каждый платеж. Бухгалтерии обычно все равно. Бывают базово двух видов:
Простой счет
Одностраничный документ. В шапке - реквизиты компании, затем табличка с наименованием услуг и суммой, ниже подпись того, кто запрашивает деньги.
Внизу подпись с печатью (если применимо) исполнителя. Плательщиком счет не подписывается. В большинстве случае достаточно скана. Не является бухгалтерским документом.
Счет-договор / Счет-оферта
Если у вас простая или небольшая закупка/поставка, то можно не составлять многостраничные договоры, а работать с счет-договором или счет-офертой - плюс-минус одно и тоже. В разных компаниях "небольшими" могут являться очень разные суммы, юристы/бухгалтеры выставляют лимиты на работу по таким счетам - где-то 20 тысяч, где-то 50, а в крупных компаниях может быть и 500 тысяч. Какие условия по работе с данным видом договора необходимо уточнить у юристов/бухгалтеров вашей компании.
Это небольшой документ, с котором помимо реквизитов прописаны условия сделки: наименование товара/услуг, спецификация, сроки поставки, сроки и условия оплаты. Подписывается с двух сторон.
Закрывающие документы
Почему-то все начинающие менеджеры (и некоторые подрядчики) впадают в транс и панику, когда речь заходят о закрывающих документах. По факту - в этих документах фиксируется факт оказания услуг/совершения поставки. Это бухгалтерские документы, которая требует налоговая при проверках. Поэтому очень важно подписывать их с вашими контрагентами. Ровно как и договор, если вы не подписываетесь в ЭДО, то получать оригиналы.
Тут очень важно следить за датой документа. Дата в закрывающих документах должна соответствовать дате окончания услуг в договоре/приложении, в теории может буть раньше (но бухгалтерия это не очень любит), но точно не должна быть позже указанной в документах.
Акт оказанных услуг
Документ, составляется в свободной форме (у вашей компании могут быть свои формы, которые нужно транслировать поставщику). В Актах в письменной форме фиксируется факт выполненных работ/оказанных услуг/поставки. Формулировки в названиях могут отличаться. Это бухгалтерский документ, обязателен к предоставлению, но может быть заменен УПД.
В акте прописываются услуги/работы/материалы, стоимость. Подписывается с двух сторон.
Тут главное не путать с актом прием-передачи. Это другое. Позже к нему вернемся.
Счет-фактура
Применяется плательщиками НДС (с 2025 года некоторые компании на УСН также платят НДС). Идет в комплекте с актом, либо заменяется УПД.
УПД (Универсальный платежный документ)
Документ, который можно использовать вместо акта и счет-фактуры. Визуально они очень похожи с счет-фактурой, поэтому смотрите на заголовок, чтобы точно собрать необходимый пакет.
Чеки самозанятых
При работе с самозанятыми подписывается акт выполненных работ. Товары самозанятые не имеют права поставлять. И по факту оплаты самозанятые выписывают чек в приложении Мой Налог, который присылают ссылкой или картинкой. Это обязательный документ.
Тут можно подробнее прочитать про самозанятость
Итого
Вот и все документы, которые требует от вас бухгалтерия. Резюмируем:
1. При начале работ заключаем договор разовый или рамочный с приложениями.
2. Счет для оплаты
3. Закрывающие документы: Акт+счет-фактура или УПД или просто Акт, если поставщик не плательщик НДС или Акт+чек при работе с самозанятыми.
Дополнительные документы
Есть еще ряд документов, которые не требует бухгалтерия, но вы с ними можете столкнуться.
Доверенность
Требуется при получении товаров представителем заказчика. Составляется в свободной форме. В доверенности указывается что компания заказчик поручает кокретному человек (с указанием паспортных данных) получить товар (наименование, как в договоре и количество) у поставщика.
На доверенность ставится подпись уполномоченного подписанта и печать заказчика. Доверенность передается поставщику в обмен на груз. В редких случаях подходит скан.
Если вы не знаете конкретного получателя до последнего момента, а подписанта сложно найти, то допускается заполнить данные получателя от руки.
Акт приемки-передачи/возврата или приема/сдачи площадки
Документ, подтверждающий факт передачи товара. Условно, вы забрали у поставщика в аренду оборудование, подписали акт приемки передачи, а при возврате подписали акт возврата, в возвратном акте обязательно прописывайте, что владелец не имеет претензий, чтобы в дальнейшем он не смог сказать, что внезапно появились повреждения.
Тоже самое с площадкой - перед заездом на площадку проходитесь с представителем, фиксируете все повреждения до вашего заезда, а после мероприятия подписываете еще один акт передачи уже обратно, где фиксируете или повреждения, которые вы нанесли, или что у владельца площадки к вам нет претензий.
Теперь точно все. Если вы хотите тоже ворваться в мир ивента, у меня есть опция стажировок, всегда в поиске горящих глаз. Не важно из какого вы региона, всем буду рада и научу тонкостям работы. Пишите, почему вы хотите делать мероприятия на почту hello@dashkenta.ru
Лайкните, если было полезно и напишите, с какими сложностями вы сталкиваетесь при работе с документами.