Каждый бизнес имеет отчетность в том или ином виде, т.к. она нужна как минимум для оценки результатов деятельности. Но такая трактовка, точно не является верной. Итак,
Важно отметить, что операционная отчетность нужна не только для оценки итоговых результатов, но и для ежедневного контроля с целью своевременного реагирования при выявлении отклонений от запланированной динамики.
Поговорим о реалиях
Текущая ситуация с отчетностью, которая, как ни странно, встречается не только в малом и среднем бизнесе, но и в больших корпорациях: руководители искренне уверены, что отчетность ЕСТЬ. Только вот в каком виде? Встречаются следующие вариации:
1. Отчетность собирается руками. На сбор отчетности требуется много времени, соответственно, об оперативности получения актуальных данных речи не идет.
2. Отчетность собирается автоматически, но корректируется руками. См. п 1.
3. Доступ к отчетности есть только у ограниченного круга лиц. Вспомним, что отчетность нужна для оценки и корректировки деятельности, а значит в том или ином виде она нужна не только ограниченному кругу лиц, но и как минимум всем руководителям подразделений.
4. Отчетность только «по верхам» без возможности погрузиться при необходимости в конкретику.
5. Отчетность по прошедшему периоду меняется, т.е. пользователи имеют возможность внести изменения в закрытый период. Жизнь есть жизнь и такие ситуации возможны, но они должны быть в минимальном количестве и только с разрешения руководства.
6. Отчетность предоставляется только по запросу. Не нужно рассчитывать на сильный управленческий уровень своих сотрудников, никто не отменял операционной текучки, когда некогда поднять головы, да и коммуникационные проблемы тоже имеют место быть.
7. Отчетность существует отдельно по подразделениям, но нет итоговой сводной по компании (управляющей компании).
8. Или обратная ситуация. Есть только сводная информация по бизнесу, но отсутствует структурированная отчетность по подразделениям (бизнес-единицам).
Кто владеет информацией, тот владеет миром
Я всегда говорила, что рабочий день руководителя должен начинаться с обзора новостей. Так как:
Но, вернемся обратно к операционной деятельности. Обзор новостей, конечно, никто не отменял, но что должен увидеть на мониторе своего компьютера руководитель любого уровня в начале рабочего дня?
Ответ прост, при запуске компьютера, на рабочем столе руководителя любого уровня должен открываться операционный дашборд.
Операционные дашборды предназначены для мониторинга текущей деятельности компании и позволяют отслеживать ключевые показатели производительности, прогнозировать достижение результатов в отчетном периоде, а также формировать выводы и предложения по корректировочным действиям при необходимости.
Цель операционных дашбордов — предоставлять актуальную информацию о текущем состоянии бизнес-процессов в режиме реального времени.
Набор показателей корректируется в зависимости от уровня руководителя и содержит только те параметры, которые нужны ему для работы. Однако важно учесть, что здесь должны быть данные факта и прогноза за отчетный период, отклонение от запланированных параметров, а также возможность с помощью автоматических фильтров и группировок выбрать другой период для просмотра или погрузиться более детально в любой из параметров.
Какой оперативной отчетности быть?
- Отчетность должна быть оперативной (нам нужен не только факт по итогам отчетного периода, нам нужна оперативная возможность увидеть отклонения от планового результата и своевременно принять решения о корректировочных действиях).
- Отчетность должна быть корректной – прочь ручной сбор и корректировку! Данные должны автоматически консолидироваться, структурироваться и выводиться на экран монитора!
- Отчетность должна быть доступна широкому кругу лиц, но с визуализацией и детализацией согласно карте доступа.
- Отчетность должна быть вариативной, и эта вариативность должна настраиваться интуитивно пользователями с помощью фильтров и сортировок.
По вопросам разработки систем операционной и управленческой отчетности в целях повышения эффективности бизнеса обращайтесь: https://omikheeva.ru/consulting.
Или просто заполните форму обратной связи на сайте: https://omikheeva.ru/contacts.
Еще с одной статье по вопросам формирования операционной отчетности можете познакомиться по ссылке.