Всем, для кого Excel – отец-кормилец – обязательно к прочтению!
Привет! Меня зовут Надежда, и я максимально ленивый аналитик данных. Настолько, что даже поменяла название канала – чтобы лучше передать свой настрой))) И нет, мне не стыдно, в моем случае лень – реально двигатель прогресса (моего профессионального).
И я всячески стараюсь облегчить свою рутину и убрать ручные и повторяющиеся операции. Чтобы освободить время для реально интересных задач. Ну и для жизни)
С чего начнем?
Инструментов, чтобы сделать проще (а иногда и вовсе автоматизировать) свои рабочие обязанности, множество. Я стараюсь использовать их по максимуму. SQL скрипты, Python – это must have для аналитика, но…
Но начнем мы с (конечно!) Excel.
Потому что все в нем работают. Даже самые крутые и продвинутые – что-то да делают в эксельках.
(даже те, кто не признается)
Ну и не аналитиками едиными жив мой канал 😎 Мои советы будут простыми и возможно даже кому-то очевидными, но я уверена, что кого-то они заставят задуматься.
Итак, первую часть этого «сериала» я посвящу Power Query.
Мои личные дифирамбы Power Query
Всегда и везде, где это возможно – используйте Power Query. Кто не знает, это такая надстройка к Excel, которая позволяет автоматизировать загрузку и обработку данных. В версиях Excel старше 2016 г (могу, конечно, ошибаться с версией) PQ установлен по умолчанию. В более старые версии устанавливается как отдельная надстройка.
Для меня было диким открытием, что есть еще люди, которые сейчас не используют Power Query. Потому что PQ – это БАЗА в Excel.
Нафига, а главное, зачем?
Без Power Query, в целом, работать можно. Но нужно ли?
Вы спросите, чем мне облегчит жизнь этот ваш Power Query – особенно если вы ранее с ним не работали, и нужно потратить время на его изучение.
А вот чем:
- через Power Query вы можете подключаться к любым источникам данных: файлам (своим или коллеги из соседнего отдела), базам данных при помощи SQL скриптов, выгрузить курс доллара или погоду из интернета…
Не нужно делать Ctrl+C – Ctrl+V, не нужно мониторить, обновились ли данные в файле ваших коллег. Просто нажимаете кнопку Обновить на вкладке Данные – и самые свежие данные уже в вашем отчете.
- Power Query работает по принципу программирования. Но не нужно пугаться слова «программирование»!
Уметь писать код не обязательно. Хотя для продвинутых есть возможность кодить на языке М (внутренний язык PQ), тут для вас открываются совсем уж безграничные возможности автоматизации. А для остальных, в том числе и для меня, будет достаточно написать «программу» при помощи интерфейса меню.
Вы просто записываете шаги обработки данных,
загружаете обработанную и очищенную информацию в свой файл и сохраняете его.
В чем же экономия времени?
Делаете это вы только один раз.
А далее все эти шаги будут воспроизводиться автоматически после нажатия Обновить.
Магия? Магия. Очень круто работает для регулярных отчетов. Поверьте, а лучше проверьте.
- В Power Query можно обрабатывать неструктурированные данные. Что такое «неструктурированные данные»? Это когда в данных бардак.
Особенно часто это встречается во всяких реестрах с ручным вводом, которые ведутся несколькими сотрудниками. Один написал «город Москва», другой «г. Москва», третий просто «Москва»… а вам нужно привести все к единому формату. И начинаются танцы с бубнами, «Найти и заменить», использованием многоэтажных формул… Power Query сделает это проще и быстрее. И главное, один раз и навсегда.
- И кстати про формулы. PQ справляется и с многоэтажными формулами. Точнее, без них. Вот честно, я стала забывать некоторые формулы после того, как стала использовать PQ.
Особенно круто он работает с обработкой текстовых данных. Вот эти все ненавистные мною «матрёшки» из ПСТР, ДЛСТР, ПОИСК и т.д. можно забыть.
- с помощью PQ быстро объединяются данные со многих листов, из многих файлов… Или, например, можно быстро (
без регистрации и смс) собрать список всех файлов из папки. Поверьте, макросами это делать дольше. В разы дольше. - эксельки, в которые данные загружены не копированием, а подключением через PQ, весят НАМНОГО меньше мегабайт. Иногда это прямо критично, особенно, если парк компьютеров в вашей компании не сильно современный. Файлы весом более 100 Мб лично у меня вызывают панику. И вопросики к их авторам.
- Значительно быстрее работают расчеты в Power Query, чем расчет формулами в Excel
- Ну и конечно, всеми любимый ВПР в Power Query, если его нужно сделать по двум (трем… десяти…) критериям. С помощью формул в Excel это тоже можно – но будете городить всякие составные столбцы-ключи, в которых будете склеивать критерии поиска. В PQ можно просто указать ключевые столбцы при связывании таблицы, даже если их много.
- Последний пункт посвящается тем, кто так и не разобрался с сочетанием функции ИНДЕКС-ПОИСКПОЗ, чтобы сделать ВПР из правого столбца.
В PQ это также легко, как обычный ВПР, вообще никакой разницы.
А вот и минусы подъехали
Ну и как без минусов, у PQ, как у любого инструмента, они тоже есть.
- нельзя удалять файл-источник. Для случаев подключения к базе данных или данным в интернете этот пункт не сильно актуален, а вот для экселек вполне – есть опасность, что ваш коллега просто перенесет свой файл в другую папку, ну или удалит. Решается изменением пути к источнику (если он перемещен в другую папку) или простой человеческой коммуникацией из серии:
«Username, пожалуйста, не похерь этот файл, иначе мне кранты…»
- нежелательно переименовывать или удалять столбцы в файле-источнике. В данном случае именно нежелательно, т.к. эту беду можно обойти при помощи отдельных шагов при загрузке данных. Но нужно предусмотреть этот заранее.
Еще из минусов, скорее всего, будет то, что вы будете намного быстрее справляться со своими обязанностями 💪 – и вам навесят новые 😏 возможно, они будут интереснее старых, но это не точно.
Если вы работаете на удаленке, как я, то никто не узнает, что вместо того, чтобы сидеть лишние полчаса за компьютером, вы ушли пить кофе и гладить кота.
А может вы знаете, какие еще плюсы есть у Power Query? Минусы? C удовольствием обсудим в комментариях.
Продолжение будет. Давайте лениться с пользой!