При покупке программного обеспечения 1С многие компании не учитывают важную функцию — настройку ЭДО. Эта возможность позволяет обмениваться документами не только внутри коллектива, но и с контрагентами. Вся документация, оформленная через ЭДО, имеет юридическую силу, независимо от того, есть ли бумажные копии. Это касается как налоговой, так и гражданской отчетности.
Преимущества ЭДО:
- Ускорение обмена документацией с контрагентами;
- Минимизация ошибок, погрешностей и опечаток, исключение человеческого фактора;
- Избежание штрафов и пени за несвоевременную подачу отчетности в контролирующие органы;
- Снижение затрат на печать и отправку бумажных документов;
- Создание цифрового архива с возможностью простого поиска, организации доступа и защиты данных;
- Работа с документацией прямо из 1С;
- Формирование контролируемой и прозрачной системы документооборота.
ЭДО внедрено в 1С во многих конфигурациях. Одна из самых популярных — 1С:Бухгалтерия предприятия. Настройка в ЭДО на ее примере будет рассмотрена в статье. Примерный алгоритм настройки также применим для 1С:ERP, 1С:КА, 1С:УНФ, 1С:УТ и 1С:Розница.
Подготовка к настройке ЭДО в 1С:Бухгалтерия
Прежде чем приступить к настройке, необходимо выполнить несколько важных шагов:
- Заключить договор с оператором связи для ЭДО (чаще всего используется тот же оператор, через которого отправляется отчетность в налоговую и другие учреждения);
- Обновить конфигурацию 1С до последней версии;
- Подготовить логин и пароль для онлайн-поддержки компании 1С, обеспечивающей обслуживание;
- Установить крипто-про или подготовить электронную подпись на съемном носителе (например, флешке).
Если планируется пересылка документации внешним контрагентам, при настройке ЭДО необходимо заполнить такие поля, как:
- Название организации;
- ИНН;
- Адрес (с учетом классификатора);
- КПП;
- Телефон;
- Код налоговой структуры.
Можно воспользоваться автоматической подзагрузкой сведений по ИНН из базы ИФНС. Автонастройка потребует ввести ИНН, после чего нужно кликнуть «Заполнить по ИНН».
Настройка ЭДО в 1С 8 версии
1. Для начала необходимо открыть «Администрирование», нажать «Обмен электронными документами» и поставить галочки в пунктах: электронные подписи; обмен с контрагентами.
2. Появится кнопка «Настройка электронной подписи и шифрование». Следует зайти в данный раздел и сначала нажать «Добавить», а затем кликнуть «Из установленных на ПК». После этого остается только выбрать настроенный сертификат для подписи из предложенного списка.
3. Если компьютер с ПО для шифрования (Крипто-про), то следует открыть вкладку «Программы». Необходимо убедиться, что 1С нашла подходящее ПО для компьютера и отсутствуют ошибки.
4. Если в списке нет подходящего крипто-провайдера, нужно нажать «Добавить» и заполнить предложенные поля. После того, как сертификат или ПО выбраны, следует кликнуть на кнопку «Закрыть».
Процесс подключения к сервису из 1С
Для подключения к сервису 1С ЭДО необходимо в разделе "Подключиться к сервису 1С ЭДО" выбрать соответствующую команду. После этого откроется помощник, который предложит ввести следующие данные: организация, сертификат, код налоговой и юридический адрес.
Затем нужно отправить запрос на получение идентификатора участника документооборота, который необходимо закрепить электронной подписью. После регистрации в ЭДО придет уведомление, и для подтверждения необходимо нажать "Готово". Система ЭДО поддерживает защиту электронной подписи паролем. После ввода пароля настройка сервиса завершена.
Процесс подключения к 1С Такском и последующая настройка аналогичны вышеописанным действиям. Для создания ЭДО между организациями потребуется отправить приглашения.
Связь с другими фирмами через ЭДО
Настройка ЭДО в компании. В меню "Администрирование" откройте раздел "Обмен электронными документами". Выберите "Настройка ЭДО". Откроется форма, где можно ознакомиться с актуальными соглашениями и их статусом.
Добавление и настройка ЭДО для контрагента. Нажмите "Создать". В открывшейся форме укажите контрагента и оформите договор. В списке объектов выберите документы, которые будут передаваться через ЭДО. Для исключения ненужных пунктов снимите отметку в соответствующей строке.
Отправка приглашения контрагенту. Нажмите "Отправить приглашение".1С отправит уведомление выбранной компании. В открывшейся форме укажите электронную почту и напишите сообщение для получателя.
Подтверждение контрагентом. После того как контрагент примет приглашение, статус соглашения изменится на "Присоединен". На этом настройка ЭДО для контрагента завершена.
Точно так же контрагенты смогут отправлять свои приглашения для обмена информацией.
Прием приглашения к ЭДО в 1С
- Просмотр полученных приглашений. Перейдите в раздел "Настройка ЭДО".В открывшейся форме будет отображен список соглашений.
- Принятие соглашения. Все соглашения со статусом "Требуется согласие" необходимо принять. Для этого дважды щелкните по соглашению и нажмите "Принять соглашение". После подтверждения согласия статус изменится на "Присоединен".
- Обмен сведениями. После принятия соглашения можно обмениваться сведениями с контрагентами, которые заключили соглашение. В документах, указанных в соглашении, появится надпись "ЭДО", которая включает ключевые функции.
- Настройка автообмена документами. 1С позволяет настроить автообмен документами по расписанию. Получение и отправка информации могут быть настроены отдельно.
- Просмотр истории движения данных. В разделе "Администрирование" откройте "Архив ЭДО" для просмотра истории. Можно ознакомиться с отчетами, отображающими полный процесс ЭДО в различных разрезах.
Больше полезных материалов и актуальных новостей в нашем Телеграм-канале ✓