Содержание статьи.
В этой статье вы узнаете, что такое Key Performance Indicators (KPI), каково его назначение и основные принципы работы. Мы разберём примеры правильного и неправильного использования, этапы внедрения, а также рассмотрим преимущества, ограничения и области применения. В конце статьи вы найдёте полезные инструменты, ресурсы и рекомендации по измерению успеха.
Описание.
Key Performance Indicators (KPI) — это измеримые показатели, которые используются для оценки эффективности деятельности организации, подразделения или отдельного сотрудника в достижении стратегических и операционных целей.
Основная суть.
KPI — это не просто цифры, а ключевые индикаторы, которые отражают прогресс в достижении поставленных целей. Они помогают сфокусироваться на наиболее важных аспектах деятельности и принимать обоснованные решения.
➤ Основные принципы KPI:
• Измеримость: KPI должны быть выражены в конкретных цифрах или процентах.
• Достижимость: Целевые значения KPI должны быть реалистичными и достижимыми.
• Релевантность: KPI должны быть напрямую связаны со стратегическими целями организации.
• Своевременность: KPI должны измеряться и анализироваться регулярно, чтобы обеспечить своевременное реагирование на изменения.
• Ориентированность на результат: KPI должны отражать конечный результат, а не просто процесс.
➤ Этапы разработки KPI:
• Определение стратегических целей: Четкое формулирование целей, которых необходимо достичь.
• Идентификация ключевых факторов успеха: Определение факторов, которые наиболее важны для достижения целей.
• Выбор показателей: Подбор показателей, которые наилучшим образом отражают прогресс в достижении целей и учитывают ключевые факторы успеха.
• Установка целевых значений: Определение желаемых значений для каждого KPI.
• Мониторинг и анализ: Регулярное отслеживание и анализ значений KPI для оценки прогресса и принятия решений.
• Корректировка: При необходимости, внесение изменений в KPI или целевые значения.
Пример правильного использования.
Рассмотрим пример розничной сети магазинов одежды.
👉 Контекст.
Сеть магазинов ставит перед собой цель увеличить прибыль на 15% в следующем году.
👉 Шаги реализации.
➤ Определение стратегической цели: Увеличение прибыли на 15%.
➤ Идентификация ключевых факторов успеха: Увеличение среднего чека, повышение конверсии посетителей в покупателей, оптимизация затрат.
➤ Выбор KPI:
• Средний чек (в рублях).
• Конверсия посетителей в покупателей (%).
• Операционные расходы к выручке (%).
➤ Установка целевых значений:
• Средний чек: увеличить на 10%.
• Конверсия: увеличить на 5%.
• Операционные расходы к выручке: снизить на 3%.
➤ Мониторинг и анализ: Ежемесячное отслеживание значений KPI и сравнение с целевыми значениями.
➤ Корректировка: В случае отклонения от целевых значений, разрабатываются и внедряются корректирующие мероприятия (например, тренинги для персонала по увеличению среднего чека, изменение маркетинговой стратегии для повышения конверсии, оптимизация закупок для снижения расходов).
👉 Результат.
Благодаря четко определенным и отслеживаемым KPI, сеть магазинов смогла сфокусироваться на ключевых факторах успеха, своевременно выявлять проблемные зоны и принимать эффективные решения, что привело к достижению поставленной цели — увеличению прибыли на 15%.
Пример неправильного использования.
Рассмотрим ту же розничную сеть магазинов одежды.
👉 Контекст.
Руководство сети решило внедрить KPI, но подошло к этому вопросу формально.
👉 Шаги реализации.
➤ Выбор KPI: В качестве KPI были выбраны показатели:
• Количество чеков в день.
• Количество посетителей магазина.
• Количество новых коллекций в год.
➤ Установка целевых значений: Целевые значения были установлены произвольно, без учета реальной ситуации и возможностей магазинов.
➤ Мониторинг: Отслеживание KPI велось нерегулярно, анализ данных не проводился.
👉 Результат.
Выбранные KPI не были связаны со стратегическими целями компании (увеличение прибыли). Количество чеков и посетителей может расти, но при этом средний чек может падать, а затраты — расти, что негативно скажется на прибыли. Количество новых коллекций также не является гарантией роста прибыли. Отсутствие анализа данных и корректирующих действий привело к тому, что внедрение KPI не дало никакого положительного эффекта, а лишь создало видимость контроля. Ресурсы были потрачены впустую.
Этапы внедрения.
- Определите стратегические цели вашей организации или подразделения. Чего вы хотите достичь?
- Определите ключевые факторы успеха. Что необходимо для достижения этих целей?
- Для каждого ключевого фактора успеха выберите 1-3 KPI, которые будут его измерять.
- Установите целевые значения для каждого KPI. Каких значений вы хотите достичь?
- Разработайте систему сбора данных для каждого KPI. Как вы будете получать данные?
- Регулярно отслеживайте и анализируйте значения KPI. Как вы будете оценивать прогресс?
- При необходимости, корректируйте KPI или целевые значения.
- Визуализируйте KPI с помощью дашбордов или отчетов для удобства восприятия.
- Регулярно коммуницируйте результаты и прогресс по KPI с заинтересованными сторонами.
- Обучите сотрудников работе с KPI и обеспечьте их поддержку.
История создания.
Концепция KPI начала формироваться в начале 20-го века с развитием научного менеджмента (Фредерик Тейлор) и теории управления (Анри Файоль). Однако, широкое распространение KPI получили в 1990-х годах с появлением концепции Сбалансированной системы показателей (Balanced Scorecard) Роберта Каплана и Дэвида Нортона. Сбалансированная система показателей предложила рассматривать организацию не только с финансовой точки зрения, но и с точки зрения клиентов, внутренних процессов, а также обучения и развития.
Где это можно применить.
• Бизнес: Продажи, маркетинг, финансы, производство, логистика, управление персоналом.
• Государственное управление: Экономика, социальная сфера, здравоохранение, образование.
• Некоммерческие организации: Фандрайзинг, социальные проекты, волонтерская деятельность.
• Образование: Успеваемость студентов, эффективность преподавателей, качество образовательных программ.
• Здравоохранение: Качество медицинских услуг, удовлетворенность пациентов, эффективность лечения.
• Спорт: Результативность спортсменов, эффективность тренировок, посещаемость матчей.
• Личная эффективность: Достижение личных целей, управление временем, продуктивность.
Сложности, риски и ограничения.
• Сложность выбора правильных KPI: Неправильно выбранные KPI могут привести к неверным выводам и решениям.
• Риск манипулирования данными: Сотрудники могут пытаться искусственно завышать показатели KPI.
• Ограниченность: KPI не могут охватить все аспекты деятельности организации.
• Риск излишней бюрократизации: Слишком большое количество KPI может усложнить процесс управления.
• Необходимость регулярного пересмотра: KPI должны периодически пересматриваться и обновляться в соответствии с изменяющимися целями и условиями.
• Сложность интерпретации: Не всегда легко понять, что стоит за изменением значений KPI.
• Затраты на внедрение и поддержку: Внедрение системы KPI может потребовать значительных временных и финансовых ресурсов.
Преимущества и особенности.
• Фокусировка на главном: KPI помогают сосредоточиться на наиболее важных аспектах деятельности.
• Измеримость прогресса: KPI позволяют отслеживать прогресс в достижении целей.
• Объективность оценки: KPI обеспечивают объективную оценку эффективности.
• Принятие обоснованных решений: KPI помогают принимать решения на основе данных, а не интуиции.
• Повышение мотивации сотрудников: Четко определенные KPI могут мотивировать сотрудников на достижение лучших результатов.
• Прозрачность: KPI делают процесс управления более прозрачным.
• Улучшение коммуникации: KPI способствуют лучшему взаимопониманию между различными подразделениями и уровнями управления.
• Своевременное реагирование: Регулярный мониторинг KPI позволяет своевременно выявлять проблемы и принимать меры по их устранению.
Инструменты и ресурсы.
• Табличные процессоры (например, Microsoft Excel, Google Sheets): Для простых расчетов и визуализации KPI.
• BI-системы (Business Intelligence) (например, Tableau, Power BI, Qlik Sense): Для создания интерактивных дашбордов и анализа данных.
• Специализированное программное обеспечение для управления KPI (например, Perdoo, Weekdone, Gtmhub).
• CRM-системы (Customer Relationship Management): Для отслеживания KPI, связанных с продажами и маркетингом.
• ERP-системы (Enterprise Resource Planning): Для отслеживания KPI, связанных с различными аспектами деятельности предприятия.
• Книги и статьи по теме KPI (например, "Сбалансированная система показателей" Роберта Каплана и Дэвида Нортона).
• Онлайн-курсы и тренинги по KPI.
Измерение успеха.
• Достижение целевых значений KPI.
• Положительная динамика KPI.
• Улучшение бизнес-показателей (прибыль, выручка, доля рынка и т.д.).
• Повышение эффективности процессов.
• Улучшение качества продукции или услуг.
• Повышение удовлетворенности клиентов.
• Повышение мотивации и вовлеченности сотрудников.
• Принятие более обоснованных и эффективных решений.
Целевая аудитория.
• Руководители высшего звена: Для определения стратегических целей и контроля за их достижением.
• Руководители среднего звена: Для управления деятельностью подразделений и достижения операционных целей.
• Сотрудники: Для понимания своих задач и оценки своего вклада в достижение общих целей.
• Аналитики: Для сбора, анализа и интерпретации данных KPI.
• Инвесторы: Для оценки эффективности деятельности компании.
• Собственники бизнеса: Для контроля за эффективностью бизнеса и принятия стратегических решений.