Стратегия больше не является мероприятием на которое приглашают несколько избранных человек.
Сегодняшний тренд — когда любой сотрудник может повлиять на будущее компании. Предложить свои идем для стратегического развития, видения и плана.
Чем больше мы проводим подобных мероприятий в разных компаниях, тем больше видим участников на сессиях по стратегическому планированию.
Как можно еще больше усилить эффект от такого мероприятия мы сейчас и подскажем:
1. Выбирайте креативные методы для стратегической сессии.
Когда, в компании, объявляют мероприятие, будь то тренинг или сессию стратегического планирования, люди ожидают чего-то привычного и классического. Зачастую, даже скучного. А если внести в процесс больше индивидуальности, креативности и творчества, то работа принесет результаты гораздо лучше. В таком формате не получиться «отсидеться в углу», помолчать. Внести вклад должны будут все участники. Это оживит процесс.
В процессе подготовки мы учитываем то, что поколение Z являются больше интровертами. Им комфортно работать «анонимно» или в формате «онлайн». И это тоже может приносить пользу компании, когда каждый участник может высказаться по делу в любом формате.
Задача бизнес-тренера, с самого начала сделать всех участников встречи максимально вовлеченными в процесс.
2. Старайтесь сделать процесс ясным, а сессию максимально эффективной.
Важно подготовить участников: определить повестку, план мероприятия. Определить цели и результаты в конце дня или нескольких дней. Если нужна подготовка к встрече, сбор аналитики, данных, отчетов, заранее расскажите об этом тем, кто за это отвечает. Важно, чтобы все в комнате понимали о чем идет речь, и что сейчас важно обсудить и решить, в первую очередь. У каждого участника, в идеале, должно быть четкое понимание своей роли на стратегической сессии.
Вы, как заказчик, можете определить повестку и вопросы, которые обязательно нужно обсудить. Это все входит в подготовительный этап подготовки к сессии.
3. Не забывайте про визуальные и образные инструменты.
Некоторые компании утверждают сессии в VR очках. А кто-то использует интерактивные доски для работы.
На самом деле подойдет все что угодно, даже бумага и ручка.
Если вы проводите онлайн события, то можно использовать специализированные программы, когда участники легко могут рисовать, или делать презентации прямо в процессе работы. И это все отображается у всех на экранах.
К примеру, в одну из сессий была включена благодарность от генерального директора. И это так растрогало всех участников сессии, и дало совершенно удивительный настрой доверия и глубокой работы.
4. Придерживайтесь плана и не давайте событиям «происходить».
Тщательно соблюдайте регламент работы, но при этом, конечно, следите за тем, чтобы на сессии была открытая, рабочая атмосфера.
Ограничивайте время выступающих. И на задания давайте четко отведенное время.
Одна из задач таких встреч и в том, чтобы создать между участниками и коллегами новые связи.
Теперь вы понимаете, зачем нужен профессиональный и обученный специалист, кто уже провел не одну стратегическую сессию.
5. Учитывайте особенность аудитории.
Важно, во-первых, больше рассказать про компанию тому, кто будет задействован в подготовке и проведении встречи.
Во-вторых, рассказать об особенностях каждого участника.
Важно соблюсти баланс участников. Не перегрузить встречу. Иначе не получиться продуктивного обсуждения и диалога между участниками. Расфокусирует внимание участников. В зале будет сложно работать, как показывает практика.
6. Работайте с аудиторией и активно вовлекайте участников.
Хорошо, если все участники примут активное участие в работе, смогут высказать свою точку зрения, внести свой вклад в обсуждение и принятие решений.
Один важный момент заключается в том, когда проводится встреча, а часть участников находятся в комнате, другая же часть в принимает участие в онлайн формате. В этом случае надо следить за тем, чтобы те, кто по ту строну экрана, не оставались в изоляции и тоже были полноправными членами этой сессии. Можно начать первые обсуждения как раз с удаленными участниками, чтобы задать тон и показать, что их мнение очень важно. А можно применить прием, когда последний выступающий выбирает следующего выступающего. И так, по очереди, все примут активное участие в обсуждениях.
7. Заинтересуйте участников еще до проведения сессии.
Начинайте работу по подготовке сессии так же активно, как и проведение самой сессии. Стоит немного «подогреть» интерес еще до самого мероприятия.
Такой подход даст хороший результат, чтобы люди более осознанно подошли к процессу создания стратегии компании. Или решению определенных проблем и вызовов.
8. Наметьте план работ после встречи.
Все стратегические решения и планы не должны оставаться только планами. Нужно еще и запланировать регулярные собрания по стратегии. Когда команда видит прогресс и продвижение в том, что было принято. Люди видят, что они не зря потратили время и энергию, и все их идеи воплощаются в жизнь.
После таких мероприятий люди приходят в понедельник на работу и все напрочь забывают. Что решили, кто за что отвечает, какие сроки и почему все это так важно. Нужны напоминания.
Каждый профессионал, бизнес-тренер, ведущий или фасилитатор использует свои «хитрости», разные методы и инструменты при подготовке и проведении стратегических сессий.
Они могут выглядеть одинаково, а звучать по-разному.
Важнее, есть ли опыт у вашего партнера по стратегическим сессиям. И есть ли понимание, а какой результат важно получить во время сессии. Может ли профессионал еще и уточнить ваш запрос на первых встречах.
Хороший организатор всегда поймет, что не работает, и быстро примет решение по исправлению этого момента. Даже самый великолепный план может пойти не так, как прописан.