Финансовый хаос – худший враг бизнеса. Вроде бы деньги есть, а потом раз – и не хватает на зарплаты. Или, например, в офисе отключают интернет, потому что забыли оплатить счет. Знакомо?
Такие ситуации случаются не из-за нехватки денег, а из-за отсутствия системы.
Но есть хорошие новости: навести порядок в финансах не так сложно, как кажется. Достаточно внедрить простые инструменты, которые помогут держать деньги под контролем и не попадать в неприятные ситуации. Давайте разберем три ключевых метода контроля за деньгами компании!
1. Введите платежные дни и часы
Разбросанные хаотично платежи – прямой путь к путанице. Какие-то счета оплачены, какие-то потерялись, а какие-то вообще ушли в банк дважды. Чтобы такого не случалось, выделите в компании конкретные платежные дни и часы, например: вторник и четверг с 10:00 до 12:00.
Этот подход избавит вас от сюрпризов, когда в нужный момент на счету вдруг нет денег или оказывается, что поставщику случайно заплатили в два раза больше.
2. Ведите отчет о движении денежных средств (ДДС)
Деньги любят счет, а бизнес – четкость. Если не следить за движением денег, можно внезапно обнаружить, что прибыль вроде есть, а на важные расходы средств уже не хватает.
ДДС – это пульс вашей компании. Отчет показывает, какие статьи расходов съедают бюджет и где можно сократить затраты.
Такой подход позволит не просто видеть состояние счета, а понимать, как им управлять.
3. Используйте платежный календарь
Это самый простой, но при этом один из самых мощных инструментов для бизнеса. Платежный календарь позволяет заранее учитывать все регулярные расходы компании: аренду, интернет, телефонию, налоги и другие платежи. Кроме того, вы можете отмечать в календаре плановые поступления от покупателей и заказчиков с учетом сроков оплат. Это не только упорядочит финансы, но и поможет лучше контролировать работу отдела продаж: ставить четкие задачи по сбору средств, следить за соблюдением сроков и даже привязать эти показатели к KPI. Такой подход позволит сразу видеть, кто из менеджеров работает недостаточно эффективно.
Финансы должны работать на вас, а не наоборот
Внедрив всего три простых практики – платежные дни, учет движения денег и платежный календарь – вы сможете держать финансы под контролем, избегать неожиданных проблем и, главное, спокойно развивать бизнес, не отвлекаясь на борьбу с хаосом.
Контролируйте финансы – и тогда они перестанут контролировать вас!