Несмотря на разные вопросы, которые могут обсуждаться в деловой переписке, определенная часть ее представляет собой постоянную информацию. В связи с этим содержательную часть письма (текст) можно представить в виде блока (трафарета), который будет заполняться конкретной информацией. Такой блок вводится в компьютер, и его использование в значительной степени сокращает время, затрачиваемое на переписку. В качестве простого примера блока письма можно привести блок письма-просьбы о высылке каталогов и прейскурантов.
Совершенно очевидно, что в случае ситуаций, описание которых не укладывается в стандартизованный блок, подход будет более «индивидуальным». Так, если письмо-запрос посылается поставщику, с которым ранее деловых отношений не было, в письме желательно указать, каким образом был получен адрес этого поставщика. Обычно об интересующих покупателя товарах узнают через соответствующие организации (торгпредство в стране поставщика, консульство, посольство), или во время посещения выставки, на которой этот товар или аналогичные товары представлены. Адрес можно также узнать из периодической печати (из рекламных публикаций), а также благодаря деловым контактам с другими фирмами.
Письмо-предложение не всегда является ответом на запрос. Поставщик по своей инициативе может выслать предложение потенциальному покупателю, при этом так или иначе рекламируя свой товар.
Наконец, покупатель не всегда может быть полностью удовлетворен предложенными продавцом условиями поставки необходимого ему товара и может просить об изменении (снижении) цены, предоставлении скидки, сокращении сроков поставки, изменении базиса поставки, способа транспортировки, упаковки товара и т.п.
Значительная часть этих ситуаций, как правило, описывается набором стандартных выражений и фраз, которые также можно ввести в компьютер и использовать в соответствии с ситуацией.
Некоторый справочный материал предлагается в конце данного раздела: