Если вас мучает постоянный поток информации, вы не можете найти свои разбросанные заметки или превратить идеи в реальные действия, значит, вам нужна система управления знаниями. Это может показаться пугающим, но позже вы будете благодарны себе.
1 Оцените вашу текущую систему или процесс
Независимо от того, знакомы ли вы с принципами управления личными знаниями или нет, у вас, вероятно, уже есть какая-то система для управления информацией — пусть даже неформальная, неэффективная или случайная. В прошлом я использовал сочетание стикеров, блокнотов, приложений для заметок и закладок, чтобы отслеживать информацию. Я не уделял достаточного внимания организации и.review своих заметок, что приводило к потере времени на поиски нужной информации.
Первый шаг к освоению управления личными знаниями в качестве начинающего — оценить, что вы делаете правильно или неправильно. Найдите время, чтобы задуматься о том, как вы сейчас управляете информацией. Где вы записываете свои идеи? Храните ли заметки в случайных папках? Или полностью полагаетесь на память? Эти привычки составляют основу вашей текущей системы.
Теперь определите недостатки. Часто ли вы ищете одну и ту же информацию? Ваши заметки разбросаны по разным платформам? Возможно, вы постоянно записываете идеи, но не возвращаетесь к ним для уточнения или действий. Выявление недостатков в вашей текущей системе поможет понять, что требуется изменить.
2 Выберите подходящий инструмент для управления личными знаниями
При недостаточке внимания инструменты для повышения продуктивности могут стать искусно замаскированной прокрастинацией. Легко увлечься постоянным пробованием новых приложений, настройкой параметров или навязчивым интересом к мелочам, оставляя без внимания саму работу. Лучшие приложения для управления личными знаниями могут поддерживать ваши системы, привычки и цели, служа средством для выполнения задач.
Поэтому, выбирая инструмент для управления личными знаниями, сосредоточьтесь на ключевых функциях, которые улучшат вашу способность захватывать, организовывать и извлекать информацию, включая:
Доступность на различных устройствах и платформах
Это важно, потому что идеи могут возникнуть в любой момент. Лучшие инструменты управления личными знаниями гарантируют, что ваши заметки всегда под рукой, синхронизируясь между вашим телефоном, планшетом и компьютером.
Поддержка текста форматированного Markdown
Обязательная функция для многих опытных пользователей, Markdown дает простой и легкий способ форматирования заметок. Он прост в использовании.
Настраиваемость
Ваш инструмент управления личными знаниями должен соответствовать вашим уникальным потребностям и рабочим процессам, а не наоборот. Ищите приложения, которые предлагают шаблоны, плагины, теги и другие настраиваемые опции, соответствующие вашему стиле работы.
Функция поиска
Эффективные возможности поиска могут сэкономить ваше время и усилия при нахождении конкретных заметок или информации.
Двунаправленные ссылки
Это, возможно, самая полезная функция для управления личными знаниями. Двунаправленные ссылки позволяют создавать сеть взаимосвязанных заметок, что облегчает понимание связи между вашими заметками и идеями с течением времени.
Помните, лучший инструмент — это тот, который улучшает вашу способность организовывать и извлекать информацию эффективно, не усложняя процесс.
3 Развивайте сильную привычку захвата информации
Развитие привычки своевременного захвата информации является важным шагом к началу использования управления личными знаниями для начинающих. Вы можете рассматривать это как сброс информации из головы — быстро записать идеи и заметки в вашей системе. Это не должно быть идеальным или обтекаемым; главное, чтобы ничего важного не ускользнуло от вас.
Во время захвата стремитесь вводить информацию как можно быстрее и так, как это удобно именно вам. Появилась идея для проекта по дороге? Запишите её. Услышали вдохновляющую мысль в подкасте? Захватите её как можно скорее. Чем быстрее вы зафиксируете идею, тем менее вероятно, что забудете о ней позже.
Некоторые инструменты предлагают функции преобразования речи в текст, в то время как другие позволяют быстро записывать идеи на вашем телефоне или компьютере. Например, я использую Apple Notes на своем iPhone для захвата идей в пути, а затем переношу и организовываю их позже.
Когда вы выработаете хорошую привычку захвата, то освободите умственные ресурсы, чтобы сосредоточиться на текущей задаче, зная, что ваши идеи в безопасности и будут доступны для последующего обзора. Учтите, что этап захвата не касается организации или обработки — он ориентирован на сбор.
4 Обработайте и организуйте информацию
Это этап, когда вы уделяете время для обработки всего, что захватили. Осознанная организация ваших заметок, цитат и идей поможет создать систему управления личными знаниями, которая будет расти вместе с вами и останется легко доступной по мере расширения.
Цель проста: организовать информацию так, чтобы вашему будущему «я» было легко находить её и выявлять связи между различными частями. Всё должно иметь логичное место, а поиск необходимого материала должен быть интуитивно понятен.
Хотя это зависит от конкретного инструмента, вот несколько распространенных методов организации заметок:
Временная организация
Группируйте информацию по датам или времени. Например, вы можете хранить записи в журнале или заметки с встреч по хронологии.
Алфавитный порядок
Организуйте заметки или файлы в алфавитном или числовом порядке для быстрого доступа.
Категории
Организуйте информацию по темам или типам. Например, у вас могут быть отдельные папки для Рабочие проекты, Личные цели и Образование.
Теги
Используйте теги, чтобы добавить дополнительный уровень организации. Теги позволяют объединять связанную информацию в разных категориях или папках, создавая более динамичный способ выявления связей. Например, вы можете отмечать заметки ключевыми словами, такими как Продуктивность, Идеи, Исследование или Срочно.
Ссылки на другие заметки
Создавайте двунаправленные ссылки между связанными заметками, чтобы сформировать сеть идей. Например, заметка о проекте может ссылаться на протоколы встреч, списки задач и материалы исследований, что облегчит навигацию.
Иерархия или приоритет
Располагаете информацию по важности. Например, вы можете закрепить самые важные или часто используемые заметки в верхней части списка.
5 Используйте свои знания на практике
Вы не сможете вернуть свою продуктивность, используя вашу систему управления личными знаниями только для хранения информации. Хорошо организованная коллекция заметок, идей и ресурсов не имеет смысла, если она просто лежит неиспользуемой. Истинная ценность вашей системы управления личными знаниями заключается в её способности превращать информацию в конкретные действия.
Чтобы убедиться, что вы активно используете вашу систему, задайте себе вопросы:
Зачем я на самом деле создаю эту систему?
Это нужно для улучшения вашей работы, повышения успеваемости, личностного роста, создания контента или решения конкретных задач?
Какое моё следующее физическое действие?
Просмотрите собранную вами информацию и определите ваши дальнейшие действия. Например, если вы сохранили исследования для статьи, следующим шагом может быть составление плана. Если вы собрали идеи для бизнес-проекта, это может быть создание проектного плана или обращение к потенциальным партнерам.
Связывая информацию с краткосрочными и долгосрочными действиями, вы сможете наилучшим образом использовать свою систему управления личными знаниями. Это гарантирует, что время, затраченное на организацию информации, в конечном итоге приведёт к прогрессу в ваших целях.
Хорошая система управления личными знаниями — это динамичный инструмент, поэтому важно регулярно пересматривать вашу систему, чтобы убедиться, что она соответствует вашим потребностям. По мере изменения ваших проектов и приоритетов ваша система также должна меняться. С постоянной работой и тщательными правками ваша система управления личными знаниями станет бесценным активом в вашей личной и профессиональной жизни.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Любите активный отдых на природе? Подписывайтесь на канал Поход лайфхак в Яндекс Дзен — кладезь полезных советов для любителей активного отдыха!
Вы также можете читать наши материалы в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru