Принцип "одного окна" в компаниях означает, что в каждом подразделении есть один ответственный человек, через которого проходят коммуникации. При этом не важно сколько человек в подразделении, от одного (например небольшая компания с одним HR-специалистом) до бесконечности (компания выросла и в отделе HR теперь 20 сотрудников).
Правильно выстроенная структура, даже в рамках очень небольшого коллектива, поможет копании организовать продуктивные коммуникации в настоящем и, при желании, легко масштабировать проект в будущем - это снижает хаос, ускоряет рабочие процессы и делает взаимодействие внутри компании прозрачным.
Основы системы "одного окна":
- Каждое подразделение имеет один контакт для коммуникаций (вопросы, задачи, обратная связь).
- Ответственный сотрудник (чаще всего это Ассистент или Секретарь координирует общение между коллективом и руководством).
- Сотрудники понимают, к кому обращаться (по любому вопросу, избегая бесконечной беготни между разными менеджерами).
- Руководство получает только отфильтрованную информацию (которая не вызывает дополнительных вопросов и пустой траты времени).
На примере общественного питания - сеть из 5-ти кофеен с реализацией готовых блюд и приготовлением напитков на месте, какие блоки могут в ней быть и кто выступает ответственным по каждому из них.
- Производственный блок (бар - Шеф-бариста, закупки - Менеджер по закупкам). Взаимодействие между Шеф-бариста и Менеджером по закупкам происходит непрерывно, при этом Бариста передают информацию только Шеф-бариста и не общаются напрямую с Менеджером по закупкам, соответственно шансов задублировать заказ или заказать не то, что хотел Шеф-бариста нет, а значит нет путаницы, нет дестроя в работе и нет потере в качестве конечного продукта.
- Финансовый блок (первичная документация, взаиморасчеты и отчетность - Главный бухгалтер). Человек, к которому обращаются с любым вопросом, связанным с денежными средствами (исправления в накладной от поставщика, выплата заработных плат, бюджет на следующий квартал и тп), в зависимости от вопроса к Главному бухгалтеру обращается соответствующий руководитель подразделения.
- Операционный блок (управление кофейнями - Управляющий). Управляющий участвует в процессах связанных с сервисом, контролем ключевых показателей кофеен, своевременным реагированием и решением проблем, которые мешают работе заведений. Управляющий также отвечает за результат работы Шеф-бариста, но стоит отметить, что за выстроенный процесс этой работы несет ответственность Шеф-бариста самостоятельно, поэтому Управляющий и Шеф-бариста - это не вертикальное подчинение, а скорее горизонтальное - каждый отвечает за свой блок.
- Топ-менеджмент (здесь Собственник, Операционный директор, Генеральный директор, Управляющий-партнер). В зависимости от нужд компании состав может быть разный - от Собственника в одном лице до Собственника + Операционного директора или Собственника + Управляющего-партнера и тд. Если в этом составе есть кто-то кроме Собственника, например Операционный директор, то именно он берет на себя ответственность за коммуникацию "от компании (по всем направлениям) к Собственнику".
Преимущества "одного окна".
- Быстрота принятия решений - меньше бюррократии, меньше согласований, узконаправленное решение вопросов.
- Четкие зоны ответственности - все знают к кому обращаться в случае чего.
- Экономия времени Топ-менеджера/Собственника - он получает уже обработанные данные.
- Легкость, простота и прозрачность для сотрудников - им нужно меньше думать "к кому пойти с этим вопросом", они тратят свое время на обслуживание гостей и большего заработка компании.
Система "одного окна" делает бизнес управляемым, прозрачным и структурированным, а не перегруженным лишними коммуникациями.