Эта статья – о том, как важно отправлять сотрудников в оплачиваемые отпуска хотя бы на бумаге. Иначе вас ждут неожиданные и серьезные расходы, плюс неприятности с налоговой службой.
Классика жанра:
· Бухгалтер
· Основная зарплата - «серая», «белая» - минимальная, по МРОТу,
· И... «сюрприз» при увольнении - компенсация за неиспользованный отпуск.
История реальная, и, к сожалению, совсем не редкая.
Бухгалтер, которая занималась всем бухгалтерским и налоговым учетом в компании, стабильно начисляла и выплачивала зарплату всем сотрудникам, в том числе и себе.
По факту, она ходила в отпуск регулярно, но не официально, то есть по документам ничего не проводила.
Так как расчетами занималась только она, собственник не вмешивался и не знал, как контролировать ее работу. Он даже не предполагал, что документы не оформлялись должным образом. И был уверен в компетентности своего сотрудника.
Непредвиденные расходы – как гром среди ясного неба для компании
При увольнении бухгалтер решила, что ей полагается немного больше, чем просто зарплата. Она рассчитала себе компенсацию за «неиспользованный» отпуск так, как будто за 5 лет вообще не отдыхала ни дня.
Получилась сумма порядка 100 000 руб. Плюс дополнительные расходы – 30% на соцстрахование. Таким образом компания неожиданно столкнулась с непредвиденными расходами – 130 000 руб. Ведь выдать их она обязана по закону в день увольнения.
А если этой суммы в моменте у компании нет?
Это никого не волнует, есть обязательства по выплате при увольнении. Будьте добры соблюдать законодательство.
По сути, бухгалтер просто присвоила эти деньги, по-другому не назовешь. Но доказать это уже невозможно, потому что нет документального подтверждения ее отпусков.
Сумма не такая уж и большая, подумаете вы
Да, из-за того, что официальная часть зарплаты была не высокой, то и компенсация «набежала» не такая большая. Но если бы вся зарплата была «белой», то и компенсация была в несколько раз больше.
Представьте ситуацию: если увольняется не один сотрудник, а сразу несколько? И каждый из них потребует компенсацию. Это может быть серьезным ударом даже для крупной компании.
Как предотвратить такие ситуации
Оформляйте каждый отпуск документально. Даже если сотрудник отказывается от отпуска, чтобы побольше заработать. Вам важно, чтобы по документам он «отгулял» все дни.
1. Составьте график отпусков: работодатель по-прежнему обязан следить за графиком, чтобы все сотрудники отдыхали. Хотя бы «на бумаге».
Не «отгуляные» вовремя отпуска накапливаются, а не сгорают. И придется выплачивать компенсацию при увольнении, как в нашем примере.
2. Выплачивайте отпускные, даже если сотрудник работает в течение всего периода отпуска (решил подзаработать).
3. Проведите оплату по банку, чтобы иметь подтверждение самого факта выплаты.
Таким образом, вы защитите себя от будущих и, возможно, более крупных потерь. Помните, что последовательное и документально подтвержденное соблюдение трудового законодательства защищает вашу компанию и ваше финансовое будущее.
Хотите узнать подробнее, как проверить бухгалтера? Смотрите это видео
Читайте на нашем канале:
Налоговая реформа 2025: что ждет перевозчиков? https://dzen.ru/a/Z2Q0-J3_SFiTqA0a
Применение агентского договора в перевозках. Преимущества и риски https://dzen.ru/a/Z49QzbPqPQ64Rtxd
Блокировка расчетного счета по 115 ФЗ. Как минимизировать риски https://dzen.ru/a/Z4dHNqALUV9Gm8fe