В настоящее время все больше предпринимателей пользуются обменом документами посредством телекоммуникационных каналов связи (ТКС). Но есть еще и те, кто по старинке печатает всё на бумаге и отправляет накладные, акты и договоры обычной почтой или курьером своим партнерам.
На самом деле, сейчас очень много сервисов, которые помогут ускорить процесс обмена документами и избавить от ненужной траты времени и рутины.
Как это происходит?
Необходимо создать ключ электронно-цифровой подписи (ЭЦП) в районной инспекции налоговой службы. Сам ключ бесплатный, а вот носитель (токен-флэшка) стоит денег. Формировать ключ через Госуслуги не стоит, для бизнеса он бесполезен.
Далее нужно заключить договор с сервисом ЭДО (СБИС, Такском , Контур или любой другой). Через подобные сервисы можно также сдавать и квартальные отчеты, только ценник на этот пакет услуг будет в разы выше. Учитывайте этот момент, если излишние затраты вам пока ни к чему.
Электронные документы, которые подписаны квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, что и документы с печать и подписью руководителя на бумаге.
Все документы хранятся в электронном виде в облачных хранилищах или локальных серверах, что упрощает доступ к ним и управление ими.
Электронные документы легко архивировать и находить по различным критериям, что упрощает работу с ними. Это актуально, если документов в перспективе будет действительно много. Для хранения их в бумажном виде нужны будут отдельные площади вашего офиса или дома. Может для каких-то целей понадобиться сканирование или копирование отдельных документов. Вы представляете, да, масштаб проблемы?
Самая важная фишка ЭДО
Как только сервис электронного документооборота подключен, нужно заключить договор об ЭДО с контролирующими органами: ИФНС и Социальный фонд.
Это важно, ведь теперь вы сможете быстро получать письма и требования из той же налоговой и оперативно на них реагировать.
Еще одним плюсом ЭДО является возможность быстро заключать договоры с новыми партнерами или пролонгировать старые.
У меня были такие ситуации, что в моменте нужен был новый договор с партнерами. Но подписание и пересылка заняло очень много времени. А тут, с помощью ЭДО, договор был пролонгирован в течении 15 минут. Удобно? Однозначно!
Какие-то конкретные сервисы ЭДО рекомендовать не буду - у каждого свои предпочтения могут быть. Но вы можете поделиться своим опытном, рекомендовать или нет отдельно взятые сервисы в комментариях.
