Мы все знаем, как муторно и долго делать расчет спецификаций вручную: огромные перечни товаров, сотни позиций, поиск актуальных цен, пересчёт. В этой статье расскажем, как упростить эту рутину.
Автоматизация – это сложно?
Сначала пару слов о том, кто я такой, чтобы говорить об этом. Меня зовут Никита Янковой, мы с командой создали платформу, которая позволяет автоматизировать процесс расчета строительных, инженерных и пожарных спецификаций. Наш сервис называется Checkadvisor.
Многие предприниматели думают, что внедрить новую программу в бизнес это очень сложно и долго, придётся снова что-то изучать самому или обучать сотрудников. Но всё зависит от того, насколько сложные программы вы хотите внедрить. Да, иногда сотрудникам трудно привыкнуть к новым инструментам. Чтобы смягчить процесс перехода на «новые рельсы» и избежать больших издержек, стоит заранее уточнить, предоставляет ли компания, внедряющая автоматизацию, обучение сотрудников? Или может, у них предусмотрены подробные инструкции и видеоуроки? К тому же стоит обратить внимание на сам интерфейс нового сервиса — насколько он прост для понимания неподготовленному пользователю.
Например, в нашем случае, создавая свой сервис, мы учитывали этот момент и специально сделали программу такой, чтобы процесс работы со спецификациями был простым и интуитивно понятным.
Как выглядит алгоритм работы с Checkadvisor?
Шаг 1: Загрузка файла
Менеджер открывает сервис и выбирает «Загрузить файл» со спецификацией. Загрузить проект можно в любом удобном формате: ARP, PDF, JPG, PNG, Excel или Word. Не нужно тратить время на конвертацию файлов или редактирование документов. Checkadvisor распознает и принимает любые форматы. Если вдруг потребуется скопировать откуда-то информацию или напечатать самостоятельно, то можно это сделать через кнопку «Набрать вручную».
Шаг 2: Распознавание данных
Сервис автоматически анализирует спецификацию, исправляет ошибки и опечатки, сравнивает данные с постоянно обновляемой базой, содержащей тысячи поставщиков и миллионы наименований товаров. Искусственный интеллект Checkadvisor постоянно самообучается, что обеспечивает высокую точность расчетов. Программа автоматически составляет список товаров, который можно корректировать при необходимости.
Шаг 3: Оценка результата
Через несколько минут вы получаете готовую смету, в которой учтены все параметры: стоимость материалов, сроки поставки, возможные скидки. Программа также предлагает аналоги товаров, позволяя вам выбрать наиболее подходящий для запроса клиента. Оцените результат выдачи и скачайте файл для отправки клиенту, нажав кнопку «Создать КП». Всё готово.
Согласитесь, что с подобным алгоритмом быстро освоится любой сотрудник. Однако после установки программы наши специалисты показывают менеджерам, как эффективно пользоваться сервисом. Техническая поддержка остаётся и после того, как мы завершили активную фазу работы.
Учитывая гибкую систему оплаты сервиса, где клиент платит только за количество строк отработанных спецификаций, это существенно снижает нагрузку на менеджеров и экономит бюджет компании. Поэтому я не знаю, по каким причинам кто-то до сих пор выбирает рассчитывать спецификации вручную. Если вы можете рассказать мне о них, пишите в комментариях, обсудим.