С 2025 года вступили в силу важные изменения, касающиеся оформления и подачи кадровой отчетности. Эти нововведения затронули все формы отчетов, сроки их подачи, а также содержание документов. Работодатели, кадровики и руководители компаний обязаны быть в курсе этих изменений, чтобы избежать штрафов и своевременно подать все необходимые документы. В этой статье от команды проекта 42Clouds мы рассмотрим, что именно изменилось в правилах подачи отчетности и как правильно заполнять новые формы отчетов.
Обновления в отчетности перед Центром занятости населения (ЦЗН)
Все работодатели, использующие труд наемных сотрудников, обязаны представлять отчетность в Центр занятости населения. Это необходимо для того, чтобы обеспечить контроль за трудовым рынком, упорядочить учет рабочих мест, вакансий и поддерживать прозрачность в сфере трудоустройства.
С 1 января 2024 года был пересмотрен порядок составления и подачи отчетности в ЦЗН. А с 1 сентября 2024 года вступили в силу новые формы отчетности. Работодатели должны учитывать следующие обновления в отчетности:
- О ликвидации компании или прекращении деятельности ИП:
- Для компаний — отчет должен быть подан за 2 месяца до планируемого завершения работы;
- В случае массового увольнения работников — за 3 месяца до начала процесса;
- Для ИП — отчет подается за 2 недели до прекращения деятельности;
- Если решение о ликвидации или сокращении отменяется, отчет подается в течение 3 рабочих дней.
- О введении режима неполного рабочего дня или недели:
- Отчет подается в течение 3 рабочих дней после принятия решения о введении такого режима.
- Информация о простое:
- Предоставляется в установленной форме (форма № 3).
- О временном переводе сотрудников на дистанционную работу:
- Согласно форме № 4, разработанной в соответствии с Приказом Минтруда № 195Н.
- Сведения о применении процедуры банкротства:
- В этой форме № 5 необходимо указать данные о банкротстве компании.
- Информация о вакансиях и потребности в замещении:
- Работодатель обязан подавать отчет в течение 5 рабочих дней с момента появления вакансии.
- О выполнении квоты по приему на работу инвалидов:
- Отчет нужно сдавать ежемесячно, не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным.
С 2025 года работодатели обязаны подавать все отчеты в электронном виде через платформу «Работа России». Несвоевременная подача или искажение данных в отчетах будет влечь за собой штрафы. Для должностных лиц штраф составляет от 300 до 500 рублей, для организаций — от 3000 до 5000 рублей.
Как правильно заполнять отчеты в ЦЗН
Изменения затронули не только формат отчетов, но и их содержание. Для правильного заполнения и подачи отчетности работодатели должны придерживаться нескольких рекомендаций:
1.Отчеты 1–5 подаются только при реализации мероприятий. Например, если принято решение о сокращении штата или переводе сотрудников на удаленную работу, то необходимо подать соответствующие отчеты. Важно помнить, что нулевые отчеты, когда изменения не происходят, подавать не требуется.
2.В формы 1–4 было добавлено новое поле «Тип информации». Теперь работодатель должен выбрать один из трех типов отчетов:
- Первичный отчет — подается сразу после принятия кадрового решения.
- Изменяющий отчет — подается, если вносятся изменения в ранее поданный отчет.
- Отменяющий отчет — используется, если принято решение отменить ранее осуществленное мероприятие.
3.Форма 6 заполняется, если в компании появились вакансии. В отчете обязательно должны быть указаны следующие данные:
- Тип рабочего места: обычное или зарезервированное по квоте для инвалидов;
- Наименование вакансии;
- Сфера деятельности, профессия;
- Должностные обязанности;
- Требования к кандидату;
- График работы, условия труда, наличие социальных льгот;
- Возможности для обучения и размер стипендии.
Если вакансий нет, отчет не подается.
4.Отчет по форме 7 обязаны подавать компании с численностью более 35 сотрудников, которые должны соблюдать квоты для трудоустройства инвалидов (от 2% до 4% от общей численности работников).
5.Все отчеты по персоналу необходимо подавать в ЦЗН по месту работы сотрудников. Если компания имеет несколько офисов или подразделений в разных регионах, то отчетность подается отдельно по каждому региону и населенному пункту.
Изменения в других отчетах и отчетности в Росстат
Кроме отчетности в ЦЗН, изменения затронули и другие виды отчетности, которые необходимо сдавать в Росстат. Приводим основные изменения:
- Годовые отчеты 1-Т, которые касаются численности работников и заработной платы, были обновлены с 1 января 2025 года. Срок сдачи этих отчетов — до 31 января 2025 года.
- С 1 февраля 2025 года вступает в силу новый формат отчета П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Этот отчет подается ежемесячно для организаций, в которых работает более 15 человек и годовой оборот превышает 800 млн рублей. Для остальных компаний отчет подается ежеквартально. Отчет нужно сдавать в сроки с 1 по 15 число месяца, следующего за отчетным.
- Также с 1 февраля 2025 года вступает в силу новая форма годового отчета для общественных организаций, политических партий, благотворительных фондов и других некоммерческих организаций.
- С 1 апреля 2025 года изменится формат квартального отчета П-4 (НЗ), а также других форм отчетности о численности и оплате труда.
Для малого бизнеса с 2025 года предусмотрен особый порядок подачи отчетности. Субъекты малого бизнеса больше не будут сдавать отчетность по традиционным формам Росстата. Вместо этого они будут передавать необходимые данные через Единую цифровую аналитическую платформу (ЦАП).
Заключение
Переход на электронный формат отчетности значительно упрощает процесс подачи данных и делает систему учета более прозрачной. Работодатели должны быть готовы к этим изменениям и внедрять новые системы учета для соблюдения всех требований законодательства. Это поможет избежать штрафов и снизить риски, связанные с неправильной подачей отчетности. Обновление системы кадрового учета и своевременное внесение изменений в отчетность — важный шаг к успешной адаптации к новым законодательным требованиям.