В этой статье будут описаны распространённые ошибки форматирования документа MS Word с помощью стилей и приведён проверенный метод создания надёжных шаблонов, основанных на стилях. Этот метод никогда меня не подводил на протяжении уже более 10 лет. Те шаблоны, которые были созданы много лет назад в более старых версиях MS Word при помощи такого метода, так же хорошо работают и в новейших версиях этого текстового редактора.
Итак, когда мы пытаемся привести в порядок текстовый документ, используя стили, чего не следует делать:
- Бездумно создавать новые стили. Просмотрите существующие - возможно, те, которые уже есть подойдут для ваших целей.
- Создавать новые стили, основанные на других стилях, которые основаны на других и т.д. Чем меньше цепочка стилей, на которых основан ваш новый стиль, тем лучше. А особенно не стоит брать другие стили за основу, если вы не знаете, кто, зачем и как создавал в этом документе этот стиль.
- Создавать новые стили, основанные на стандартных стилях, заложенных в шаблон Normal.dot. Речь о стилях "Обычный", "Заголовок 1", "Заголовок 2" и т.д., которые изначально всегда есть в документе MS Word. На разных компьютерах или в разных версиях программы они могут отображаться по-разному и влияют на ваш шаблон.
Теперь, что нужно сделать в первую очередь, когда вы форматируете документ, сделанный кем-то другим, либо делаете свой шаблон со стилями из готового документа:
1. Просмотреть весь список стилей, которые есть в документе, удалить ненужные, которые не используются или не подходят под ваш метод форматирования, чтобы не возникало путаниц. Если уже есть шаблон, будет лучше перенести весь текст документа в ваш шаблон и там его отформатировать, удалив при этом все сторонние (не ваши) стили.
2. Просмотреть сам документ и составить для себя список стилей, которые понадобятся для форматирования данного документа, чтобы можно было один и тот же стиль использовать для сплошного текста, один и тот же для выделений в тексте и т.д.
3. Определиться со стилем, который будет основой для остальных стилей, если вдруг нужно создавать новые стили. Лучше, если это всегда будет один и тот же стиль.
Суть в том, что ваш основной стиль будет включать все настройки, которые вы хотите использовать во всех остальных стилях. Обычно это тип шрифта, интервал между буквами и строками — общие параметры для всего текста в документе.
В других стилях, которые базируются на основном, вы можете настраивать шрифт, его вид, параметры абзаца и другие характеристики.
Достоинство этого метода состоит в том, что при необходимости внести изменения в какой-либо параметр во всех стилях, например, в тип шрифта, это можно сделать в главном стиле. Тогда изменения автоматически распространятся на все стили, которые от него зависят.
4. Перенастройте существующие стили, либо сделайте новые на основе вашего стиля.
5. Примените свои стили, где нужно.
Мой проверенный подход в использовании стилей:
- Никогда не использую стандартный стиль "Обычный", как основу моих стилей. Также не использую в качестве основы своих стилей другие стандартные стили, основанные на "Обычный". Почему именно "Обычный"? - потому что на нём основаны все остальные стандартные стили документа MS Word, их настройки могут измениться при переносе документа с одного ПК на другой из-за разных версий MS Office, разных шаблонов Normal.dot.
- Все мои стили основаны на новом, созданном мной стиле, который не основан ни на каком стандартном стиле. Такой стиль не подвержен влиянию настроек стандартных стилей, сохраненных в шаблоне Normal.dot и версионности MS Office - это очень важно для надёжности и универсальности шаблона.
- Продуман набор стилей на все случаи жизни, все эти стили основаны на том самом основном стиле, созданным мной.
Примерный список стилей для шаблона:
- МойОбычный - основной стиль, не основанный ни на каких стилях. Он будет основой для всех остальных стилей
- Текст документа
- Заголовки разных уровней, с многоуровневой нумерацией. (Как делать такую нумерацию, чтобы она не слетала описано в моей статье )
- Наименование рисунка
- Рисунок - для выравнивания самого рисунка по центру листа
- Наименование таблицы
- Список с буквой
- Список с цифрой
- Перечень с дефисом
- Перечень с маркером
- Шапка таблицы
- Текст в таблице - таких стилей у меня несколько с разными настройками: выравнивание по центру, выравнивание слева и пр., каждый отличается названием, позволяющим определить разницу между ними
И так далее. У каждого стиля может быть несколько вариаций с размером шрифта или другого параметра. Эти вариации будут отличаться названием, в котором указан отличающийся параметр.
У каждого такой список стилей будет свой. Если всегда пользоваться таким подходом и улучшать свой шаблон, то со временем у вас сформируется удобный для вас перечень стилей, который унифицирует форматирование документов. А такая унификация приведет к увеличению скорости работы, в чём тоже можно найти много положительных сторон.