Почему актуальность трансграничного электронного документооборота растет, и как с его помощью сделать торговлю между российскими организациями и международными партнерами более удобной и безопасной? В этой статье команда «ТерраЛинк» рассказывает о том, почему международный ЭДО – важный инструмент для сферы торговли, какие выгоды получают его участники, как подойти к его реализации, какие проблемы и риски есть в этой области.
Актуальность международной безбумажной торговли
Ключевые причины, по которым актуальность международной безбумажной торговли для России растет:
1. Всеобщий тренд на цифровизацию. Цифровизация способствует значительному сокращению времени, необходимого для обработки и передачи документов между участниками международной торговли. Электронные документы быстрее обрабатываются, проверяются и отправляются.
2. Необходимость сокращения издержек и ошибок. Переход на цифровой документооборот снижает расходы, связанные с печатью, хранением и доставкой бумажных документов. Также уменьшается вероятность ошибок, что экономит дополнительные ресурсы на их исправление. Кроме того, электронные платформы обеспечивают высокий уровень прозрачности и отслеживания операций. Цифровые технологии защищают данные от подделок и несанкционированного доступа.
4. Экономические санкции. Под влиянием экономических санкций торговые и логистические процессы между Россией и иностранными партнерами усложнились. Стало гораздо больше посредников, транзакций, цепочек поставок, а значит, и документов, которые сопровождают сделки. Это увеличивает нагрузку на организации и требует более современных подходов к реализации документооборота
5. Растущий товарооборот. В условиях растущего товарооборота и увеличения количества поставок эффективный и быстрый обмен документами становится критически важным для компаний-участников торговых цепочек. Необходимо минимизировать задержки взаиморасчетов и сокращать сроки обмена документами.
Проблемы и риски, с которыми сталкивается сфера B2B с точки зрения трансграничного документооборота
В современных геополитических реалиях трансграничный электронный документооборот оказывается под воздействием множества рисков и вызовов, среди которых:
- Угрозы кибербезопасности, утечки конфиденциальной информации, подделка документов, кражи и уничтожение данных. В связи с этим повышаются требования к отказоустойчивости и безопасности сервисов.
- Различия в законодательстве и регуляторных требованиях разных стран. Разработать универсальное решение, подходящее для всех стран, довольно сложно. Поэтому при построении каналов передачи документов будут учитываться индивидуальные особенности.
- Отсутствие межгосударственных соглашений о признании электронных подписей и отсутствие промышленного инструмента для обмена документами между компаниями России и других стран затрудняют взаимодействие. Это ведет к задержкам взаиморасчетов и повышенным расходам на обеспечение бумажного документооборота, а также взаимным претензиям контрагентов и сложным коммуникациям.
- Юридические риски, связанные с необходимостью заключения международных договоров, и риски доверия контрагентов для идентификации участников сделки.
Для каких компаний востребован электронный международный документооборот
Внедрение такого сложного комплексного инструмента как международный ЭДО может быть выполнено только общими силами многих сторон – государственных и регуляторных структур, а также бизнеса. Бизнес, безусловно, один из ключевых драйверов внедрения трансграничного ЭДО, т.к. этим инструментом решаются в т.ч. его задачи и нужды. Прежде всего, это компании ритейла, на которые сильнее всего влияют санкции, а также добыча и переработка, крупные производства, транспорт, страховые компании и другие отрасли, активно занятые в международной торговле.
Эффекты, которые может получить компания от внедрения трансграничного ЭДО
Ключевые выгоды, которые получают организации – участники трансграничного оборота.
- Колоссальная экономия затрат на логистику для передачи документов через границы: почтовые, курьерские услуги, печать и хранение оригиналов документов)
- Ускорение процессов взаиморасчетов и обмена документами между контрагентами – с нескольких месяцев для бумажных до нескольких часов для электронных
- Расширение географии бизнеса и присутствия на международном уровне
- Снижение юридических рисков при судебных разбирательствах за счет прозрачности процесса обмена документами, верификации подписей контрагентов, аудита процесса с логированием действий ответственных сторон
- Повышение безопасности и надежности хранения данных: снижение рисков потери документов и контроль доступа к документам, обеспечение защиты от несанкционированного доступа
- Улучшение имиджа компании, демонстрация современности и технологичности
Государство, в свою очередь, получает значительное повышение прозрачности и скорости взаимодействия, уменьшение расходов на контрольные процедуры, укрепление экономических связей между странами и развитие сотрудничества в различных областях.
Как может выглядеть экосистема трансграничного ЭДО? Современные инструменты и подходы, которые существуют в этой сфере
Экосистемы трансграничного ЭДО для разных стран будут выстраиваться индивидуально в силу отличий в законодательстве и бизнес-практиках. Например, один из подходов, который мы предлагаем клиентам «ТерраЛинк», базируется на построении единого информационного пространства для обмена документами между контрагентами в России и стране-партнере с использованием криптопровайдеров, обеспечивающих шифрование и подпись документов, и прямой интеграции с сервисом доверенной третьей стороны, который гарантирует юридическую значимость подписей контрагентов из-за рубежа в юрисдикции РФ. Такая система может поддерживать интеграцию с российскими и зарубежными операторами ЭДО.
Как подготовиться к внедрению трансграничного безбумажного оборота в компании
Для подготовки к внедрению компания должна соответствовать нескольким принципиальным условиям.
1. Наличие товарной пары в другой стране – контрагента, заинтересованного не только в торговых отношениях с вашей компанией, но и в организации ЭДО.
2. Технологическая и методологическая готовность. Для внедрения международного ЭДО в компании должны быть выстроены процессы обработки электронных документов и развита культура ЭДО. В частности, важно:
- наличие регламентов работы с ЭДО, включая правила создания, подписания и хранения электронных документов;
- обеспечение соответствия документов законодательным требованиям, использование электронных подписей;
- наличие внедренного решения для ЭДО, которое поддерживает интеграцию с внешними системами;
- поддержка культуры ЭДО через обучение сотрудников и руководства, тренинги, привитие ценностей цифровизации в компании.
Пройдя эти шаги, организация будет соответствовать базовым требованиям трансграничного ЭДО. Компания «ТерраЛинк» может оказать профессиональную поддержку на данном этапе.
3. Юридическая готовность – наличие юридической базы и знаний о том, применимы ли практики ЭДО в стране нахождения товарной пары.
Российские продукты для использования в системах трансграничного оборота
«ТерраЛинк» более 30 лет создает и интегрирует цифровые решения и сервисы для управления документооборотом компаний, ресурсами предприятия, оказывает услуги по построению ИТ-инфраструктуры, а также разрабатывает и внедряет решения в области кибербезопасности и на базе искусственного интеллекта.
Один из ключевых продуктов «ТерраЛинк» – платформа TerraLink xDE, которая объединяет внутренний контур учетных или СЭД-систем с операторами ЭДО, позволяет консолидировать потоки данных и документов в единой системе, а гибкая адаптация под специфичные требования бизнеса и возможность бесшовной интеграции с внешними сервисами помогает провести комплексную автоматизацию всех процессов, связанных с формированием и обработкой документов.
Решение разработано специально под задачи автоматизации ЭДО, поддерживает все изменения законодательства для ЭДО в РФ и входит в «Единый реестр российских программ» Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций России.
Свяжитесь с нами, чтобы обсудить задачи цифрового трансграничного документооборота с экспертами «ТерраЛинк».