Как правильно проводить приемку товара на склад: основные этапы и правила

Если надоело исправлять ошибки после приемки товаров на склад, пересчитывать по несколько раз, разбираться с пересортом и постоянно переделывать накладные, то есть решение! Удивитесь, как легко этого избежать, если соблюдать простые правила, следовать четким инструкциям и пользоваться IT-технологиями для бизнеса. Расскажем, как грамотно принимать продукцию на каждом этапе и какие простые решения в этом помогут.

Обязанности покупателей и поставщиков

Отношения покупателя и поставщика регулируются договором, в котором предусматривают условия: наименование, количество, цена, способ оплаты, реквизиты организации и прочее. В Гражданском Кодексе РФ (ст. 513) прописаны правила принятия товаров. В частности, поставщик должен:

1. Отгрузить продукцию надлежащего качества в соответствии с договором.
2. Удостовериться в том, что отпускает товар уполномоченному лицу.
3. При выявлении несоответствия принять у получателя акт о расхождениях.

Покупатель должен:

1. Поручать прием материально ответственному лицу.
2. Убедиться в том, что поставка на склад по количеству и по качеству соответствует договору.
3. В случае расхождений составить соответствующий документ, письменно уведомить об этом поставщика для согласования дальнейших действий.
4. Хранить излишки или товары низкого качества на своем складе до разрешения ситуации.

Следование этим принципам позволяет свести к минимуму риски для обеих сторон.

Приемка товара на склад по количеству и качеству

Перед поступлением продукции нужно подготовить склад: выделить отдельную зону для разгрузки, убедиться, что достаточно свободного места, пустых стеллажей, полок. Это нужно, чтобы сократить ошибки. Прием состоит из нескольких этапов:

1. Проверка поставки по количеству.
2. Проверка по качеству и комплектности.
3. Занесение информации в программу учета и создание приходных документов.

За первые два этапа отвечает кладовщик.

Какие документы оформляют при поступлении продукции на склад

Поставщик привозит товар вместе с документами, в которых содержится информация об отгрузке. Это могут быть:

1. Товарная накладная ТН (форма ТОРГ-12) — включает наименование, количество, цену, общую стоимость.
2. Товарно-транспортная накладная ТТН (N 1-Т) — к ТН добавляется транспортный раздел. Оформляется для перевозок автомобилем.
3. Счет-фактура — документ для плательщиков НДС. Нужен, чтобы уменьшить величину налогов.
4. Универсальный передаточный документ (УПД) — заменяет ТН, ТТН и счет-фактуру организациям, не являющимся плательщиками НДС.

Задача кладовщика — убедиться в соответствии прибывшей продукции сопроводительным документам.

Правила приемки по количеству

На этом этапе производится прием товаров на складах по количеству. Порядок действий:

1. Груз осматривают, чтобы убедиться в отсутствии повреждений продукции или тары, нарушения целостности упаковки, маркировки, пломб.
2. Пересчитывают позиции или взвешивают, если продукт весовой.
3. Сравнивают наименования на упаковке и в накладной.
4. Проверяют реквизиты поставщика и покупателя. Убеждаются, что документы оформлены верно.

Если все соответствует, кладовщик подписывает накладную и отпускает экспедитора.

Правила приемки по качеству

Цель этого этапа — убедиться в том, что продукция пришла надлежащего качества, в правильной комплектации и исполнении. На этом шаге:

1. Осматривают изделия, чтобы убедиться в отсутствии видимых повреждений: сколов, вмятин, дыр.
2. Проверяют комплектность, наличие технических паспортов, инструкций, сертификатов.

Во время приема продуктов питания, помимо целостности упаковки, проверяют сроки годности.

В какие сроки осуществляется прием товаров на склад

Если сроки не прописаны в договоре, тогда применяются инструкции Госарбитража П-6, П-7*. Согласно им, получатель принимает продукцию в таком порядке:

После проверки составляется акт о приемке товара (ТОРГ-1) и вместе с накладными передается в бухгалтерию. Там данные заносятся в учетную программу, оформляется приход ТМЦ.

Что может пойти не так во время приемки товаров

В теории все просто: поставщик должен привезти продукцию, а получатель — проверить ее по количеству и принять. Но на деле позиций может оказаться меньше или больше, чем в накладной. Также случается пересорт: когда одного товара отгрузили в избытке, а другого недостаточно. Что с этим делать, решает получатель. Может полностью отказаться от поставки, принять частично или договориться с поставщиком о новых условиях.

Что делать, если обнаружили расхождения

Если поставка не соответствует договору, то в присутствии представителя поставщика составляют акт с указанием реальных характеристик продукта и тех, что должны быть по накладной. Также пишут претензионное письмо с описанием ситуации и требованиями, например: вернуть деньги, допоставить недостающую продукцию или заменить товар плохого качества. Иногда возникает соблазн урегулировать все без акта, а потом заменить накладные. В этом есть риски как для покупателя, так и для поставщика.

Особенности приемки товаров с обязательной маркировкой

Обязательная маркировка позволяет вести учет продукции с момента производства до продажи покупателю в магазине. Поэтому на каждом этапе, когда она меняет владельца, информация об этом фиксируется. При приеме продукции, подлежащей обязательной маркировке, помимо вышеуказанных процедур, необходимо сверять с накладной специальные коды Data Matrix.

Как автоматизировать процесс приемки товаров на склад с помощью приложения DataMobile

Организация складских операций требует много времени и внимательности при работе с документами, а в случае с маркированными товарами — еще и специального оборудования. Без автоматизации здесь не обойтись. Поэтому наши программисты создали DataMobile — приложение, которое позволяет ускорить бизнес-процессы на складе в 3–5 раз. ПО работает с кодами Data Matrix. Входит в Единый реестр российского ПО.

Приложение устанавливается на терминал сбора данных, который считывает штрих-коды и показывает информацию на экране. При приемке товара на склад с ТСД, оснащенным DataMobile, одновременно происходит проверка по количеству. Автоматизация исключает ошибки: если отсканировать код с позиции, которой нет в накладной, или считать его повторно, то программа предупредит об этом.

Как выглядит приемка с DataMobile

Есть два способа организации работы: по заданию и «с нуля». Если поставщик заранее прислал накладную, можно выгрузить ее из системы товарного учета на ТСД и сразу провести приемку и сверку. Кратко этот процесс можно описать так:

1. Из «товароучетки» на ТСД отправляем нужный документ.
2. В приложении заходим в него и сканируем коды с принимаемой продукции.
3. Сведения заносится в программу.
4. Когда все отсканировано — задание выполнено.
5. Данные выгружаются в учетную систему. Приемка завершена.

После того как информация передана, пользователь больше не видит задание на ТСД — так DataMobile защищает от ошибок, не позволяя внести случайные изменения в документ.

Второй случай: когда данные о продукции заранее неизвестны. Здесь все будет так же, только приемщик создает новый документ прямо на терминале. А потом заполняет его, сканируя штрих-коды с упаковок, и отправляет в систему учета.

Варианты использования DataMobile

Чтобы каждый мог воспользоваться нашим приложением, мы создали гибкие условия работы с ним. Есть четыре версии, которые различаются функциональностью: от начальной, помогающей решать простые ежедневные задачи на складе или в магазине, до расширенной, позволяющей автоматизировать сложные бизнес-процессы в крупных организациях.

Можно выбрать версию с учетом особенностей бизнеса или начать с самой младшей. Если ее функциональности будет не хватать — перейти на более старшую. При этом не придется покупать новую версию, достаточно будет оплатить разницу в цене.

Варианты, как можно подключить наше ПО:

1. Бессрочная лицензия LifeTime. Покупаете ее один раз, устанавливаете на ТСД и привязываете к нему раз и навсегда.
2. Оформляете подписку на 1, 6 или 12 месяцев и можете переносить лицензию с одного терминала на другой столько, сколько нужно. В стоимость лицензии входят обновления ПО.
3. Можно купить DataMobile вместе с ТСД. Готовые комплекты — очень выгодный вариант. Лицензия: по подписке или LifeTime.
4. Попробовать приложение в деле и убедиться в его эффективности в вашем бизнесе можно с бесплатной Trial-лицензией. Доступ ко всем функциям ПО без ограничений на две недели.

Автоматизация позволяет сделать прием товара на склад проще, проводить его в несколько раз быстрее, а также сократить влияние человеческого фактора на этот процесс. К тому же на этом возможности DataMobile не ограничиваются: ПО позволяет решать и другие рутинные задачи на складе или в магазине.

Подписывайтесь на канал и читайте другие наши материалы о том, как автоматизировать работу в вашей организации!

Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:

• ГК РФ Статья 513. Принятие товаров покупателем
• Постановление Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6
• Постановление Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7 =