Согласно закону «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Этот же Закон дает определение факта хозяйственной жизни, под которым понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Например, при покупке чего-либо происходит изменение в структуре активов и пассивов – увеличивается актив на стоимость приобретенного имущества и одновременно происходит увеличение задолженности за такое имущество перед поставщиком (пассив).
Каждый такой факт должен быть оформлен первичным учетным документом. Для примера покупки – это может быть, например, накладная.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Большинство документов могут быть составлены при совершении операции – например, при выдаче наличных денежных средств составляется расходный кассовый ордер. По каким же фактам нельзя составить документ сразу? Наиболее простым и очевидным примером будет командировка. Мы отправили сотрудника в командировку и выдали ему аванс, он в командировке этот аванс тратит – на гостиницу, проезд, какие-то дополнительные расходы. Но узнать об этих расходах и оформить по ним первичный учетный документ (в данном случае авансовый отчет) сможем только после того , когда сотрудник вернется и представит расходные документы в бухгалтерию.
Некоторые первичные документы составляются с участием третьих лиц – например, накладная на приобретение материалов составляется поставщиком и подписывается покупателем. Другие только внутри организации – например, путевой лист автомобиля.
Ранее формы первичных учетных документов утверждались на законодательном уровне и включались в альбомы форм, разработанных органами статистики. В настоящее время каждая организация может разрабатывать формы первичных документов самостоятельно. Имеются лишь требования к обязательным реквизитам: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе или в виде электронного документа с ЭЦП.
Важной оговоркой в законе является следующая - не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Если отбросить в сторону сам факт незаконности подобных операций, то аргумент в пользу невозможности принятия такого документа к учету состоит в том, что данная операция не влияет на финансовый результат деятельности организации. Т.е. не соответствует определению факта хозяйственной жизни.