Пошаговое руководство для предпринимателей, не знающих, что такое «1С».
В 2024 году количество новых индивидуальных предпринимателей (ИП) увеличилось в три раза по сравнению с предыдущими периодами. Это поколение амбициозных, целеустремленных и оперативных руководителей, которые стремятся развивать собственное дело. Однако при открытии бизнеса важно сразу наладить корректный учет, чтобы избежать блокировки счетов, штрафов и проблем с отчетностью перед налоговой (ИФНС) и другими государственными органами.
На примере программы «1С:Предприниматель 8» разберем:
- Как ИП вести налоговый учет;
- Как правильно формировать и сдавать отчетность в контролирующие органы;
- Какие декларации необходимо подавать и в какой форме;
- Как рассчитывать и уплачивать налоги и страховые взносы.
Также рассмотрим, как организовать учет доходов и расходов, товаров и услуг, а также как фиксировать затраты на услуги сторонних организаций и прочие материальные расходы.
Кому подходит и не подходит «1С:Предприниматель 8»
«1С:Предприниматель 8» — это специализированная версия «1С:Бухгалтерия 8 Базовая», предназначенная для ведения бухгалтерского и кадрового учета одной организации. В отличие от базовой бухгалтерии, эта программа адаптирована под индивидуальных предпринимателей на ОСНО и имеет упрощенный, интуитивно понятный интерфейс, что особенно удобно для тех, кто не обладает глубокими знаниями в бухгалтерии.
Программа не подходит, если:
- Требуется работа нескольких сотрудников одновременно.
- В компании несколько организаций, учет по которым сложно вести в отдельных базах.
- Нужен расширенный учет производства, управление продажами, складом на уровне WMS.
- Требуется интеграция с маркетплейсами, веб-сайтами и внешними системами.
- Планируется доработка и расширение функционала программы.
В таких случаях целесообразно использовать версии «1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ» или «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» (при наличии обособленных подразделений).
Программа подходит, если:
- В компании работает один сотрудник, который будет вести учет. Хотя возможно использование несколькими сотрудниками, они смогут работать только по очереди, что неудобно и небезопасно.
- В компании зарегистрирована только одна организация, то есть один ИП.
- Требуется стандартный функционал без доработок и изменений.
Если в будущем бизнес расширится, «1С:Предприниматель 8» можно обновить до версии «ПРОФ», которая поддерживает одновременную работу нескольких пользователей, учет нескольких организаций в одной базе, а также интеграцию с внешними системами.
При апгрейде стоимость базовой версии учитывается как скидка при покупке новой — «ПРОФ» или «КОРП». Однако для работы каждого дополнительного сотрудника потребуется отдельная клиентская лицензия, стоимость которой начинается от 7 700 руб. за одного пользователя и достигает 2 149 000 руб. за 500 пользователей.
Подробно про «1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия» тут.
Купить «1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия» можно онлайн в официальном интернет-магазине.
Варианты поставки «1С:Предприниматель 8»
Приобрести «1С:Предприниматель 8» можно в двух вариантах:
1. Физическая поставка (установка на компьютер)
Вы можете приобрести коробочную версию программы, которая включает установочные файлы, ключ активации и методические материалы. Стоимость фиксирована и составляет 6 600 руб.
Компания Peak IT предлагает возможность покупки любой типовой программы «1С» с оплатой картой или по счету, независимо от того, кто оплачивает — физическое или юридическое лицо.
После оформления заказа менеджер уточнит данные для регистрации программы на вашу организацию, чтобы использование лицензии соответствовало политике «1С» и требованиям законодательства.
✅ Купить «1С:Предприниматель 8» за 6 600 руб.
2. Облачная версия «1С:Предприниматель 8»
Если вам важно работать с программой без привязки к конкретному компьютеру — например, в командировках или на отдыхе — можно воспользоваться облачной версией.
Подключение осуществляется через подписку:
Первый месяц – бесплатно Со второго месяца – от 1367 руб./мес.
✅ Оформить подписку на «1С:Предприниматель 8»
Дополнительно на сайте Peak IT, официального интернет-магазина продуктов «1С», представлена статья «50 вопросов и ответов по выбору программ 1С». В ней содержатся полезные методические материалы и сравнительные таблицы, помогающие определиться с выбором:
Сравнительная таблица возможностей версий 1С:Бухгалтерия 8 Сравнительная таблица возможностей версий 1С:Зарплата и управление персоналом Сравнительная таблица возможностей версий 1С:Управление торговлей Сравнительная таблица возможностей версий 1С:Розница 8 Чем отличается 1С:Розница от 1С:Управление торговлей?
Разобравшись с подбором подходящей программы, можно переходить к рассмотрению учета доходов, расходов и налогообложения.
Учёт индивидуального предпринимателя (ИП) в «1С:Предприниматель 8»
Первоначальные настройки программы
При первом запуске «1С:Предприниматель 8» необходимо ввести ИНН организации или выбрать вариант «Продолжить без ИНН», после чего заполнить все реквизиты.
Если вы вводите ИНН сразу, откроется упрощенная форма, где нужно указать основные данные об ИП.
Если у вас есть или планируется наёмный персонал, поставьте галочку напротив «Используется труд наёмных работников». В противном случае раздел «Сотрудники» останется скрытым (его можно активировать позже в настройках).
Выберите основной вид бизнеса из предложенного списка.
После этого можно переходить к настройке налогов и отчетности.
Порядок учёта доходов и расходов для ИП
1. Регистрация хозяйственных операций
Все финансовые и хозяйственные операции фиксируются в информационной базе на основании первичных документов. При их проведении данные автоматически отражаются как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте, благодаря специальным регистрам.
2. Ведение Книги учёта доходов и расходов
Для определения налоговой базы индивидуальному предпринимателю необходимо вести Книгу учёта доходов, расходов и хозяйственных операций в соответствии с Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002. В программе «1С:Предприниматель 8» она доступна в разделе «Налоги».
3. Основные регистры налогового учёта
Для корректного расчёта налогов и анализа финансовой деятельности в программе используются специальные регистры учёта:
ИП Доходы – учёт фактически полученных доходов от продажи товаров, услуг или работ, а также связанных с этим расходов.
ИП МПЗ – учёт материально-производственных запасов (МПЗ), оборудования, основных средств и нематериальных активов, с привязкой к партиям и оплатам поставщикам.
ИП Обороты МПЗ – фиксация затрат на производство, учёт сырья и материалов, использованных при выпуске продукции.
ИП МПЗ Отгруженные – контроль отгруженных товаров, работ и услуг, по которым ещё не поступила оплата.
ИП Иные материальные расходы – учёт косвенных материальных расходов, связанных с производственной деятельностью.
ИП Расходы на оплату труда – фиксация затрат на зарплату сотрудников, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ.
ИП Прочие доходы – регистрация доходов, не связанных напрямую с основной деятельностью.
ИП Прочие расходы – учёт амортизации, страховых выплат, социальных отчислений и других затрат.
ИП РБП (расходы будущих периодов) – распределение расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу постепенно в течение нескольких периодов.
4. Анализ доходов, расходов и движения денежных средств
На основе данных из регистров программа автоматически формирует Книгу доходов и расходов ИП.
Для удобного анализа движения денежных средств (ДС) используется «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»), позволяющий:
- отслеживать оплаты поставщикам и поступления от покупателей,
- анализировать доходы и расходы по видам товаров, услуг и работ,
- контролировать распределение косвенных расходов между направлениями бизнеса.
Раздельный учет по видам деятельности ИП в «1С:Предприниматель 8»
В «1С:Предприниматель 8» предусмотрен раздельный учет по разным видам деятельности. Каждая хозяйственная операция должна быть привязана к определённому направлению бизнеса, что важно для правильного расчёта налогов и отчетности.
При настройке учётной политики создаётся список видов деятельности, которые ведёт предприниматель. Каждый из них характеризуется двумя параметрами:
Характер деятельности – определяет общий тип операций (торговля, производство, услуги).
Номенклатурная группа – уточняет, какие товары, работы или услуги относятся к данному виду деятельности.
Программа позволяет учитывать несколько направлений бизнеса, разделяя их по характеру деятельности:
- Оптовая торговля
- Розничная торговля
- Розничная торговля, облагаемая ЕНВД
- Деятельность на патенте
- Производство (работы, услуги)
- Услуги, облагаемые ЕНВД
При проведении документов система автоматически определяет вид деятельности на основе характера операций и номенклатурной группы, обеспечивая корректное формирование отчетности и расчет налогов.
Правила определения номенклатурной группы и характера деятельности в «1С:Предприниматель 8»
Производство и реализация: Если в документе указана номенклатурная группа, она используется в качестве аналитики для бухгалтерских счетов (например, 20 «Основное производство» или 90 «Продажи»). Если номенклатурная группа не указана в документе, система использует основную номенклатурную группу, заданную в учетной политике.
Поступление покупных товаров: Номенклатурная группа подставляется автоматически из карточки элемента справочника «Номенклатура». Если поле «Номенклатурная группа» не заполнено, система использует номенклатурную группу по умолчанию для основного вида деятельности.
Косвенные расходы: Их невозможно однозначно привязать к конкретному виду деятельности, так как они относятся к нескольким направлениям бизнеса. В конце месяца выполняется регламентная операция «Распределение расходов по видам деятельности для ИП», которая распределяет косвенные расходы пропорционально доходам от реализации товаров (работ, услуг) по каждой номенклатурной группе.
Определение характера деятельности
Торговая деятельность: Оптовая и розничная торговля оформляются разными документами. Для розницы – «Отчет о розничных продажах». Для опта – «Реализация товаров и услуг».
ЕНВД (единый налог на вменённый доход): Определяется по счету бухгалтерского учета доходов при реализации. Также может указываться через статью затрат (например, для общепроизводственных расходов).В статье затрат должен быть активирован параметр «По отдельным видам деятельности с особым порядком налогообложения».
Разделение производства и торговли: Если учет материально-производственных запасов (МПЗ) ведется на счете 41 «Товары», операция относится к торговле. Если учет ведется на счетах 21 «Полуфабрикаты собственного производства» или 43 «Готовая продукция», операция относится к производству.
Косвенные расходы: Характер деятельности для них не указывается. Их распределение на конкретные виды деятельности производится автоматически в конце месяца на основании долей дохода от реализации.
Порядок распределения косвенных расходов в «1С:Предприниматель 8»
Счет 20.01 - Производственные расходы:Расходы распределяются между видами деятельности, связанными с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг.В распределении участвуют только те виды деятельности, номенклатурная группа которых совпадает с номенклатурной группой, указанной при отражении затрат.
Счет 25 - Общепроизводственные расходы:Расходы распределяются между видами деятельности, связанными с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг.
Счет 26 - Общие расходы:Расходы распределяются между всеми видами деятельности.
Счет 44.01 - Расходы на торговлю:Расходы распределяются между видами деятельности, связанными с оптовой и розничной торговлей.
Ввод начальных остатков в «1С:Предприниматель 8»
Перед регистрацией хозяйственных операций необходимо ввести начальные остатки на начало отчетного периода (например, на начало года, квартала или месяца). Это делается с помощью формы «Помощник ввода начальных остатков», которая находится в разделе «Настройки».
Дата операции ввода остатков должна быть до начала отчетного периода (например, до начала года или квартала), чтобы корректно отразить все остатки на начало периода.
Ведение учета товаров в «1С:Предприниматель 8»:
Для оформления поступления товаров используется документ "Поступление товаров: Накладная". Если поставщик - плательщик НДС, то необходимо зарегистрировать входящий документ «счет-фактура», указав его реквизиты и нажав кнопку «Зарегистрировать» в нижней части формы документа.
Оплата поставщику в «1С:Предприниматель 8»
Оформляется в два этапа:
1. Оформляется платежное поручение для передачи в банк, в котором указываются реквизиты получателя, сумма и основание платежа – документ «Платежное поручение» - раздел «Деньги».
2. После загрузки выписки из банка автоматически создается документ «Списание с расчетного счета», который связывается с платежным поручением.
Отражение операции в Книге учета доходов и расходов в «1С:Предприниматель 8»
После оплаты поставщику информация о поступлении оплаченных товаров отражается в Книге учета доходов и расходов, в таблице 1-1, фиксируются расходы на приобретение в таблицах 1-6, 1-7.
Поступление оплаты от покупателя в «1С:Предприниматель 8»
Для оформления оплаты от покупателя предназначен документ «Поступление на расчетный счет». Документ вводится из журнала «Банковские выписки» - раздел «Деньги».
Отражение операции в Книге учета доходов и расходов в «1С:Предприниматель 8»
Аванс, полученный от покупателя, считается доходом, но на момент его получения в информационной базе отсутствует информация о том, по какому виду деятельности был получен аванс. Поэтому в Книге учета доходов и расходов этот доход не отражается. Если в текущем периоде оформлена реализация в счет полученного аванса, то доход будет учтен по виду деятельности, к которому относится эта реализация. В случае отсутствия реализации аванс будет включен в Книгу доходов и расходов с помощью регламентной операции, где вид деятельности определяется настройками учетной политики.
Реализация товаров в «1С:Предприниматель 8»:
Для оформления отгрузки товаров предназначен документ «Реализация» (акты, накладные) - раздел «Документы».
После заполнения документа необходимо оформить выданный счет-фактуру по кнопке «Выписать счет-фактуру».
Отражение операции в Книге учета доходов и расходов в «1С:Предприниматель 8»
Уменьшение товарных запасов отражается в таблице 1-1 «Учет приобретенного и израсходованного сырья по видам товаров (работ, услуг)» только для товаров, которые были оплачены поставщику по номенклатуре. Доходы учитываются в пункте 1 раздела доходов «Доход от реализации товаров, выполненных работ, оказанных услуг» таблицы 6-1. При оформлении реализации в рамках деятельности на патенте, ЕНВД или реализации комиссионных товаров расходы признаваться не будут. Информация о реализации остальных товаров будет отражена в учете только после их оплаты поставщику.
Учет услуг сторонней организации в «1С:Предприниматель 8»
Регистрация услуг сторонних организаций в «1С:Предприниматель 8»
В карточке номенклатуры должен быть верно указан Вид номенклатуры – Услуги. Отразить затраты следует через документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции Услуги (акт) - раздел «Покупки».
После завершения заполнения нажмите «Провести и закрыть».
Отражение операции в Книге учета доходов и расходов в «1С:Предприниматель 8»
Операция не отражается в Книге учета доходов и расходов, так как указанные в документе расходы не оплачены.
Регламентная операция «Распределение по видам деятельности» в «1С:Предприниматель 8»
Предназначена для распределения косвенных расходов по видам деятельности ИП. К косвенным расходам также относятся прочие расходы. Распределение прочих расходов производится пропорционально выручке, полученной от различных видов деятельности.
Отражение операции в Книге учета доходов и расходов в «1С:Предприниматель 8»
Прочие расходы, ранее отраженные без привязки к конкретному виду деятельности, теперь распределяются по видам деятельности индивидуального предпринимателя.
По выполненным операциям можно сформировать Книгу учета доходов и расходов предпринимателя в разделе «Налоги».
Учёт основных средств (ОС)
Для работы с основными средствами необходимо включить функциональность «Основные средства» в разделе «Главное» – «Функциональность».
Поступление оборудования и ввод в эксплуатацию в «1С:Предприниматель 8»
Для оформления поступления оборудования с одновременным вводом в эксплуатацию используется документ «Поступление основных средств» (раздел ОС). В документе указывается основное средство и срок использования для начисления амортизации линейным методом.
Отражение операции в Книге учета доходов и расходов в «1С:Предприниматель 8»
Расходы на приобретение основных средств признаются по мере начисления амортизации для оплаченных основных средств, поэтому расходы на приобретение оборудования не отражаются в Книге учета доходов и расходов.
Начисление амортизации в «1С:Предприниматель 8»
Начисление амортизации начинается с месяца, следующего за месяцем ввода основного средства в эксплуатацию. Начисление амортизации выполняется регламентной операцией закрытия месяца «Амортизация и износ основных средств». Регламентная операция выполняется из помощника закрытия месяца, который контролирует последовательность и правильность выполнения регламентных операций (раздел «Бухгалтерия»).
Отражение амортизации в Книге учета доходов и расходов в «1С:Предприниматель 8»
Амортизация рассчитывается исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использования и отражается в таблице 2-1. Сумма расходов на амортизацию основных средств, зарегистрированных в таблице 2-1, отображается в составе расходов в таблице 6-1. По выполненным операциям можно сформировать Книгу учета доходов и расходов (ИП) в разделе «Налоги».
Подготовка отчётности и уплата налогов в «1С:Предприниматель 8»
Декларация 4-НДФЛ и уплата авансовых платежей в «1С:Предприниматель 8»
Федеральным законом от 15.04.2019 № 63-ФЗ отменена обязанность ИП декларировать предполагаемый доход по форме 4-НДФЛ. С 2020 года ИП нужно считать авансовые платежи по НДФЛ исходя из реально полученных доходов, а не от предполагаемых. Авансы по НДФЛ уплачиваются по итогам первого 1 квартала, полугодия, девяти месяцев исходя из фактически полученного дохода.
ИП, получающие доход, обязаны уплачивать авансовые платежи по ДФЛ. Напоминание об уплате авансовых платежей выводится в «список задач».
По ссылке в задаче открывается «Помощник уплаты авансовых платежей по НДФЛ» - рассчитает авансовый платеж и прямо из помощника возможно сформировать платежное поручение с заполнением реквизитов или оплатить наличными по квитанции.
Уплата фиксированных взносов в «1С:Предприниматель 8»
Согласно действующему законодательству, индивидуальные предприниматели обязаны уплачивать фиксированные страховые взносы в Пенсионный фонд России (ПФР) и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС). Если ИП добровольно вступил в правоотношения по обязательному социальному страхованию, он также обязан уплачивать взносы в Фонд социального страхования (ФСС) в случае временной нетрудоспособности или в связи с материнством. Уплата взносов в ФСС указывается на закладке «Страховые взносы» в учетной политике.
Начисление взносов
Начисление взносов выполняется автоматически регламентной операцией «Начисление страховых взносов ИП». Фиксированные страховые взносы предприниматель обязан оплатить до 31 декабря. Задача по уплате страховых взносов отображается в задачах бухгалтера.
Дополнительный пенсионный взнос
Если доход предпринимателя превысил 300 000 руб. за год, то помимо фиксированных взносов за год, он обязан уплатить дополнительный пенсионный взнос с доходов, превышающих 300 000 руб. за год.
Годовой доход предпринимателя для исчисления дополнительного пенсионного взноса рассчитывается как разница между доходом и профессиональным вычетом. Ставка дополнительного пенсионного взноса составляет 1%. Срок уплаты дополнительного взноса — до 15 июля года, следующего за отчетным. Помощник уплаты взносов в «1С:Предприниматель 8» самостоятельно рассчитывает сумму дополнительного взноса с доходов свыше 300 000 руб.
Декларация 3-НДФЛ в «1С:Предприниматель 8»
Для формирования и печати декларации нужно перейти в раздел «Налоги» – «1С-Отчетность». В группе «Отчетность по физлицам» необходимо выбрать декларацию 3-НДФЛ. Далее указать ИП и период для отчёта.
Декларация заполняется автоматически с помощью помощника. Данные в декларацию попадают из книги учета доходов и расходов ИП. После заполнения декларацию можно направить в ФНС из программы «1С:Предприниматель 8», используя сервис «1С-Отчетность».
Уплата налога на доходы физических лиц в «1С:Предприниматель 8»
Налог на доходы физических лиц, согласно поданной декларации, уплачивается до 15 июля. Задача по уплате налога отображается в задачах бухгалтера.
В случае если у Вас уже есть программа «1С:Предприниматель 8» и самостоятельное внесение настроек произошло некорректно, повлекло за собой ошибки в учёте и отчётности, рекомендуем воспользоваться услугами по настройке «1С:Бухгалтерия 8», рубрика «стартовые настройки» в меню услуг компании Peak IT.
Если же у Вас еще нет программы «1С:Предприниматель 8» и прочитав эту статью Вы убедились в том, что она Вам подходит, покупайте онлайн с оплатой картой или по счёту в официальном интернет-магазине Peak IT. Платежи принимаются, как от физических, так и от юридических лиц, а регистрация программного продукта производится менеджером на указанное Вами в ходе общения с ним юридическое лицо.
Не уверены, подходит ли вам «1С:Предприниматель»?
В этом случае вы можете воспользоваться формой подбора программного продукта на сайте Peak IT. Там вы сможете подобрать подходящее решение в зависимости от специфики вашей деятельности и требований.
Кроме того, вы можете выбрать программу «1С» среди базовых версий от 3 300 руб. Полный перечень типовых программных продуктов фирмы «1С» доступен в официальном интернет-магазине Peak IT. Здесь представлены как программы для предзаказа, так и для покупки онлайн.