Много лет назад я познакомился с ICQ. Теперь не представляю свою жизнь без будоражащих воображение звуков различных мессенджеров. Кто же мне пишет в час ночи? Что за важную новость предстоит узнать? В статье попробую вас убедить, что рабочие чаты в мессенджерах — это вред для организации. О плюсах тоже поговорим, но немного.
Мессенджеры и чаты
У меня, как наверняка у большинства из вас, в телефоне установлено три мессенджера: Viber, WhatsApp и Telegram.
Некоторые используют их для массовой рассылки поздравительных открыток на праздники. Другие с их помощью продвигают мемы в народ. А третьи решили, что это наилучший инструмент для организации работы.
Они создали групповые рабочие чаты, добавили туда всех, кого надо и не надо и решили, использовать чат, как универсальный инструмент для постановки задач, контроля и коммуникации.
Что такое рабочий чат
Рабочий чат — это мини совещание, растянутое во времени. Когда сообщение приходит в группу все присутствующие должны прочитать текст, просмотреть картинку или видео и принять решение — кто должен подпрыгнуть и в какую сторону. "Коллеги, мы не успеваем доделать проект, поэтому нужно, чтобы кто-то поработал в выходные. Кто желает?" "У Елисеева родился сын, предлагаю скинуться на подарок. Деньги скидывать мне на карту, предложения по подарку пишите в чат." Я специально привел такие размытые примеры. Кто должен сделать, что должен сделать, когда нужно ответить?
Влияние групповых чатов на работу
Мой знакомый проходил собеседование в кадровом агентстве. Пока он решал тесты, у сотрудниц возник срочный важный вопрос и они провели мини-совещание. Сели вокруг небольшого стола обсудили вопрос за несколько минут, приняли решение и вернулись к работе. Представьте, что они провели бы это мини-совещание аналогично переписке в чате. Одна сотрудница что-то кричит со своего места, через пять минут другая ей отвечает, через 10 минут третья что-то выкрикивает и так весь день. Я, конечно, утрирую, но это не самая большая проблема рабочих чатов. Хуже, их количество.
У меня, например, семь постоянных рабочих чатов. В пять из них сообщения приходят стабильно, в некоторые больше в некоторые меньше. В среднем 20 сообщений в день в каждом. Итого: 100 сообщений. Если их равномерно размазать по 16 часам дня (будем считать, что ночью все нормальные люди спят), то получается одно сообщение в среднем за 10 минут. По сути, я только и занимаюсь тем, что читаю рабочие чаты вместо работы. И это пустое время оплачивает работодатель.
У директора ещё больше чатов. И я в замешательстве. Он либо читает не всё, либо он сверхчеловек перерабатывает информацию в разы быстрее меня, либо читает сообщения круглосуточно. Пора вводить в вузах новую дисциплину — «скоростное чтение рабочих чатов», а учебники по менеджменту выбрасывать. В общем, у меня диссонанс.
Рабочие чаты это зло!
Рабочие чаты следует запретить. Они мешают функционированию организации. Приведу ещё несколько аргументов.
1. Чаты отвлекают от работы.
Каждое из 100 сообщений требует обработки.
На сообщение нужно переключиться, прочитать, понять, и что-то сделать: ответить, проигнорировать, переслать, добавить в задачи, посмеяться, отметить мысленно, что отправитель нехороший человек или что-то ещё. При этом большинство из них меня не касаются. Но зато я знаю всё что происходит на предприятии.
В организацию пришёл новый директор по логистике и создал новый чат. Всё логично, новый директор — новый чат, в который стекались всё запросы на внутреннюю логистику. Добавил руководителей подразделений, логиста, снабжение и чат заработал. 10-20 сообщений в день стабильно.
Если продолжить аналогию рабочего чата и совещания, то один из основных принципов совещания — приглашать только тех, кто требуется для принятия решения. В данном случае несколько человек приглашены посмотреть, как логист принимает заявки от снабжения. Они никак не влияют на качество решения, но 10-20 раз в день переключают внимание на бесполезные сообщения.
Главный вопрос зачем? Почему нельзя отправлять заявки в личку? Если дело в контроле работы, то в конце дня логист делает скрины или отчёт для директора о количестве заявок. Следы есть. Проверить не трудно.
2. Темы чатов не понятные.
Если совещание не оперативное, а тактическое или стратегическое, то у него должна быть тема или вопросы для обсуждения. «У нас «затоварка», что делать?» «Новые нормы по охране труда, нужно наметить планы.»
Рабочие чаты обычно называют по функциональному подразделению: Служба главного энергетика. Или по составу участников: ИТР. Или по виду работ: чистка территории.
Ни один из вариантов не объясняет, для каких целей всех собрали.
Для сравнения приведу другие примеры. «Семён Семенычу 50». «Поломка газового счётчика». «Корпоратив 2024». Понятные чаты. Понятно кто там находится и что там писать, понятно, когда они уйдут в архив.
Правильное название чата ограничивает участников, тему и количество сообщений, время ответа.
Лучше создать десяток конкретных одноразовых чатов для решения текущих проблем. Чем один бесконечный и бесцельный.
3. Если в чате директор, обсуждение из рабочего инструмента перерастает в инструмент политический.
Вспомните открытые уроки. И учитель, и ученики делают вид, что так у них проходят всё занятия. Так же и сотрудники вместе с руководителем делают вид. А некоторые ещё и балы пытаются набрать.
Когда я создал рабочий чат, то он реально был рабочим. Сотрудники писали о проблемах, а другие им помогали. Когда об этом узнал мой начальник и попросил добавить его, общение стало другим. Чат превратился в трибуну, с которой начальник раздавал указания. Когда добавили в чат директора, общение стало формальным. А когда добавили смежные службы чат превратился в базар.
Здесь сразу несколько ошибок:
· У каждого чата свои цели. Я задумывал группу, как сообщество профессионалов. А её постепенно превратили в нечто универсальное. В итоге ни одна функция полноценно не выполнялась.
· У каждого руководителя свой взгляд на управление и свои методы. Когда в чате пять руководителей разных подразделений и разного уровня, рабочим не понятно под чьи требования подстраиваться.
· Тотальный контроль никто не любит. Каждое твоё слово и действие оценивает практически вся организация. И цель "сделать" превращается в "выглядеть красиво на фоне остальных".
Когда создаёте чат и добавляете в него участников помните о целях.
4. Неправильный чат захватывает власть.
В какой-то момент чат сам начинает расставлять приоритеты.
Если в чат попала фотография проблемы, нарушения или задача от руководителя, то не важно чем ты занят, нужно всё бросить, устранить и отчитаться.
Сосулька может долго угрожать жизни сотрудников предприятия, но как только её фотография в профиль появилась в чате, она как дамоклов меч зависает над ответственным.
Он скорее всего уже видел эту сосульку, но посчитал её менее опасной, чем открытый колодец, которым занимается в данный момент. Но поскольку в чате директор, необходимо оставить колодец и сбить сосульку. Причём директор ни слова не сказал, что сосулька важнее. Приоритеты определил чат. Опять же, политический момент. Если отправить фото в группу можно заработать балы, быстро решить проблему и не думать. Сплошные плюсы.
Чтобы чат не командовал используйте иерархию. Иначе для чего она нужна. Используйте горизонтальные и вертикальные связи, для того чтобы проблема дошла до адресата. Увидели сосульку отправили ответственному. Не знаете кто ответственный — плохо. Отправляйте своему руководителю.
5. Указания в чате не являются формальными.
Фото в чате от специалиста по ОТ или специалиста по пожарной безопасности не является предписанием.
Когда специалист по охране труда видит нарушение у него два варианта: быть хорошим и сделать устное замечание или быть плохим и составить протокол. В протоколе нужно ещё указать нарушенные пункты, которые можно, кстати, и оспорить. И он принимает идеальное решение — отправляет фото в чат. Директор яростно реагирует и вуаля: протокол составлять не нужно, доказывать ничего не нужно, злая собака — директор, а не охрана труда.
А когда происходит несчастный случай или пожар и у комиссии вопрос: Нарушения были? Да. А предписания? Нет. Кто виноват?
Поэтому не упрощайте работу. Не заменяйте формальные документы картинками в рабочем чате. Положено писать распоряжения в журнале нарядов и распоряжений или в журнале трёхступенчатого контроля — пишите. Положено выдавать предписания за нарушения ОТ и ТБ — выписывайте.
6. Задачи в чате ставят неправильно.
Задача в чате — это чаще всего фотография или фраза, описывающая проблему. "Не горит свет на эстакаде." Из фото нужно понять несколько критериев: кто должен сделать, что должен сделать, к какому сроку и как отчитаться.
Рабочий чат — это свалка задач. Выполнять задачи можно по-разному: в порядке очереди, в порядке стека, в порядке приоритета. Но это всё не касается рабочего чата. Здесь можно выбирать то, что понравится, выполнять так как понравится, и когда захочется. Если начальник потребует отчёт о выполнении можно всегда сказать, что думал эту задачу кому-то другому поручили.
Например, руководитель спрашивает в чате: "Почему не работает производственная линия?" Кого из 50 участников чата он спрашивает? Подразумевается задача "выяснить и доложить". Как срочно это нужно сделать? Доложить ему или написать в чат?
Как задачу поставили, так её и выполнят. Распоряжение следует давать конкретному человеку. Затем необходимо получить обратную связь и провести корректировку.
Лучше вообще не использовать чат для постановки задач. В крайнем случае обращаться адресно.
Минусы
Если вы всё ещё сомневаетесь в том, что чаты это зло, вот вам ещё кучка минусов без подробных объяснений:
- Не всё сотрудники обладают навыками и средствами для работы в групповых чатах. А должны? А вы их предупредили при трудоустройстве? А рабочий телефон выдали?
- Скорость печати у большинства намного медленнее скорости речи. Поэтому видеозвонок будет эффективнее.
- Чаты в разных мессенджерах. Переключение, пересылка файлов отнимает время.
- Люди уверены, что им ответят немедленно. После того как вы написали сообщение вы ещё некоторое время смотрите в экран и ждёте реакции. А это тоже время.
- Человек читающий рабочий чат в телефоне нарушает нормы охраны труда. Он не видит и не слышит ничего и подвергает себя опасности.
- Чаты смешивают работу и личную жизнь. Во время работы пишут близкие, в нерабочее время пишут коллеги, подчинённые и руководители.
- В большом потоке мы иногда не замечаем важные сообщения. Потом признаемся в собственной оплошности. Я непонимающе возмущался, как такое может быть у подчинённых, пока пару раз сам не пропустил важное сообщение.
- Рабочие чаты вечером и ночью не дают человеку полноценно отдохнуть.
Плюсы
А как же плюсы групповых чатов? Наверняка они перекроют все минусы. Давайте посмотрим.
- Не нужно собирать совещание, чтобы всех оповестить. Общая рассылка в почте тоже сгодится.
- Директор контролирует работу всех подразделений. А его это задача? А как же делегирование и распределение зон ответственности? Не слышали? Когда директор сидит во всех чатах, он, конечно, может сказать, что держит руку на пульсе, но в этом случае как минимум одна рука у него занята да и внимание всё на пульс, а есть ещё давление, температура, сатурация, вес, дыхание, не говоря уже о биохимических процессах.
- Каждый сотрудник контролирует работу основных или проблемных направлений. Например, охрану труда или противопожарный режим. Может поэтому они и проблемные?
- Управление по отклонениям одно из направлений менеджмента. Неужели всё предприятие должно подпрыгивать от каждого скрипа не смазанной двери. На каждом уровне свои отклонения.
- Удалённая работа. Это единственное оправдание групповых чатов и всё равно я настаиваю на том, чтобы они были одноразовые и желательно единовременные. То есть все необходимые участники в одно время, но в разных местах присоединяются к обсуждению.
Как я использую чаты
Я не говорю, что все вокруг гвардейцы кардинала, а я Дартаньян. Нет, я также как и все использую рабочие чаты, но стараюсь придерживаться определённых правил.
1. Один чат для подразделения.
2. Одна цель. Обмен информацией. Информация, которую должны знать все: отчёты, аварии, проблемы, достижения, юмор.
3. Неформальные правила.
4. Если вижу проблему в зоне компетенции другого подразделения, то отправляю лично ответственному, а не в общий чат.
5. Раньше я тоже писал задачи в общий чат, но, когда понял, что это ошибка, перестал. Только в качестве исключения, если факт постановки должны видеть все. Но в этом случае задачу дублирую по телефону или лично.
Заключение
Как-то на портале e-xecutive.ru дискутировал с одним опытным руководителем о том, что современные средства связи многое изменили в управлении. Он настаивал на том, что ничего они не изменили. Теперь, спустя много лет, я склоняюсь к его точке зрения. Мессенджеры не привнесли ничего нового в менеджмент. Они дали возможность не собираться всем в одном кабинете для того, чтобы провести совещание. Но теперь у нас семь параллельных совещаний 24/7. Стали мы эффективнее? Нет. Мы стали менее внимательными, менее творческими и более уставшими.
Может быть, вы подскажете плюсы групповых чатов в мессенджерах?