Введение
Планирование — это важный этап в управлении задачами, проектами и работой в целом, который помогает организовать задачи, определить сроки и ресурсы. Одним из самых популярных инструментов для визуализации процесса планирования является диаграмма Ганта. В этой статье мы рассмотрим, как эффективно использовать диаграмму Ганта для планирования работы руководителя и организации.
Как считал Михаил Иванович Чигорин известный шахматист, считавшийся мастером блистательной комбинационной игры, одним из родоначальников отечественной шахматной школы. «Даже плохой план лучше, чем отсутствие плана».
1. Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта — это графический инструмент, который визуализирует проект в виде горизонтальных полос, показывающих продолжительность выполнения различных задач. Она позволяет легко увидеть взаимосвязь между задачами, их сроки выполнения и последовательность. Благодаря наглядности. Диаграмма Ганта помогает руководителям и сотрудникам лучше управлять процессами и избегать ошибок.
Историческая справка: Генри Лоренс Гант (20 мая 1861 года — 23 ноября 1919 года) был американским инженером и менеджером, известным как соратник Фредерика Тейлора, "отца научного менеджмента". Гант изучал принципы управления на примере строительства кораблей во время Первой мировой войны.
Хочется также отметить, что диаграммы Ганта были революционны в 20-х годах XX века и применялась в таких грандиозных инженерных проектах, как строительство дамбы Гувера, начатое в 1931 году, и в построении сети скоростных автострад в США.
Почему стоит использовать диаграмму Ганта?
1. Ясность и наглядность: Диаграмма Ганта позволяет визуально представить все этапы проекта, что делает их понятными для всей команды.
2. Упрощение управления проектом: Благодаря четкой структуре легко отслеживать прогресс выполнения задач.
3. Обнаружение зависимостей: Диаграмма помогает увидеть, какие задачи зависят друг от друга и как их выполнение связано.
4. Оптимизация ресурсов: Визуализация задач помогает распределять ресурсы более эффективно, избегая перегрузки.
2. Как создать диаграмму Ганта
Существуют ряд специализированных программ для создания диаграмм Ганта, каждый может использовать любую удобную для себя платформу, и даже можно составить от руки на листе бумаги.
Я бы хотел посоветовать тот способ, что использую сам - это Гугл таблицы.
Сделать свою диаграмму достаточно просто – через любой браузер ищем Гугл таблицы, далее переходим Файл/Создать/По шаблону
Далее в появившемся окне листаем вниз, ищем нужный шаблон диаграммы
Перед вами откроется уже заполненная диаграмма, некоторые из пунктов которой могут вам и не понадобиться в планировании, их можно удалить или скрыть.
Затем заполняем диаграмму:
Шаг 1: Определите задачи (вертикальная составляющая таблицы)
Сначала запишите все задачи вертикали, которые необходимо выполнить вам и вашему коллективу. Определите, какие этапы работы будут включены и каковы их временные рамки в каждой из перечисленных задач. То есть по возможности разбейте основные задачи на подзадачи, так будет легче их выполнить и соответственно проконтролировать, выявить возможные проблемы и причины их появления в процессе.
Шаг 2: Установите временные рамки (горизонтальная составляющая таблицы)
Для каждой задачи укажите начало и конец, а также необходимую продолжительность. Это поможет вам понять, как долго будет длиться каждый этап проекта. Когда нужно задействовать того или иного исполнителя, к какому времени исполнители освободятся и спланировать для них дальнейшие задачи.
Шаг 3: Наполните диаграмму
Заполните ячейки диаграммы, отмечая, когда начнётся и завершится каждая задача. Это можно сделать с помощью закрашивания соответствующей клетки или других обозначений, удобных для вас. В кадждую закрашенную клетку можно ставить количество времени, фактически затраченный на выполнения этапа.
Шаг 4: Обновляйте диаграмму
По мере выполнения задач регулярно обновляйте диаграмму. Отслеживайте прогресс и вносите изменения при необходимости, чтобы оставаться на правильном пути. При необходимости к подобной таблице можно дать доступ всем задействованным в выполнении сотрудникам.
3) Полезные советы
- Проводите регулярные встречи: Обсуждайте с исполнителями прогресс выполнения задач и возможные трудности, чтобы избежать задержек.
- Обязательно пробуйте: В первое время возможны ошибки в планировании, несоответствие выделенного времени к фактически затраченному, неверное определение количества исполнителей на ту или иную задачу, но со временем ошибок и неточностей станет меньше.
- Устанавливайте приоритеты: Определите, какие задачи самые важные, и сосредоточьтесь на их выполнении в первую очередь.
- Поддерживайте гибкость: Будьте готовы адаптировать свой план в зависимости от изменений внешних условий или внутренней ситуации в команде.
Заключение
Диаграмма Ганта — это мощный инструмент для планирования и управления проектами, который легко создать с помощью простых инструментов. Она позволяет визуализировать процесс работы, облегчает контроль за выполнением задач, повышает эффективность работы коллектива. Попробуйте интегрировать диаграмму Ганта в ваш рабочий процесс — это может значительно улучшить организацию вашего времени и работы над задачами ипроектами!