Особенности организации офисного переезда. Секреты организации переездов и полезные советы. Прочтите статью, чтобы сэкономить уйму времени, нервов и денег при смене офиса.
А нужно ли переезжать в новый офис?
Начать нужно с обдумываний плюсов и минусов. Откройте любой текстовый файл и сделайте два столбца. В одном будут преимущества переезда. В другом — недостатки. Обсудите получившиеся списки с помощниками и коллегами. Они захотят дополнить или опровергнуть некоторые из тезисов, помогая вам взглянуть на офисный переезд под новым углом.
Возможные преимущества переезда:
1. Улучшение имиджа
Стиль и атмосфера в офисе могут многое рассказать о вашей компании. Если вы хотите, чтобы вас считали новаторской и прогрессивной фирмой, новый офис поможет это показать. Выбор здания, оформление внутри и место расположения — всё это влияет на то, как вас видят клиенты и партнёры. Переезд позволяет сделать офис красивее и продемонстрировать ключевые ценности фирмы.
Например, переезд из окраин в центр может сказать «мы успешны!». Современный дизайн нового офиса и лучшая организация рабочих мест повышает эффективность работы. А открытие представительств в новых городах помогает успешнее вести расширение.
2. Новый подход
Переезд в новый офис — это возможность использовать новые методы работы. В новом офисе можно сделать открытые пространства, где люди могут работать вместе. Это поможет сделать работу интересной и удобной.
В новом офисе можно сделать места для работы в команде, комнаты для переговоров и уголки для отдыха. Это поможет сотрудникам привыкнуть к новой обстановке и стать более продуктивными.
3. Возможности для роста бизнеса
Если у вас будет больше места и офис будет удобно расположен, вам будет легче нанимать сотрудников, и команда будет работать лучше. Может быть, вы найдёте хороших работников или сможете взять больше сотрудников.
4. Экономия на аренде
Многие компании не закрывают свои офисы полностью, но их становится меньше. Крупные организации переезжают из больших офисов в маленькие, чтобы работать там. Это происходит из-за активного внедрения удалёнки и автоматизации процессов. Можно арендовать меньший, но более комфортный и приятный офис.
Если вы арендуете офис и скоро заканчивается срок аренды, посмотрите, какие предложения есть на рынке. Может быть, вы сможете найти похожий офис дешевле и лучше!
Кстати, вот интересная статья на тему офисных переездов: 17 советов по переезду офиса - лайфхаки для руководителей
Возможные минусы переезда
Затраты времени и ресурсов
Переезд крупного офиса может легко обойтись в 30-50 тысяч рублей. Можно сэкономить, найдя недорогую и хорошую компанию для офисного переезда с грузчиками и машиной. Но всё равно раскошелиться придётся. А ещё вам нужно организовать все процессы, от упаковки до транспортировки. Это отвлекает сотрудников от их основных задач.
Хлопоты и нервотрёпка
Переезд всегда связан со стрессом. Неопределённость и необходимость решать множество вопросов могут вызвать напряжение и бесят. У вас и так все сроки по новому проекту горят, завтра трудные переговоры, а ещё в конце недели переезд.
Нехватка времени
Часто нет достаточного времени для тщательной подготовки. Это может привести к спешке и ошибкам, что усложняет весь переезд. В результате могут возникнуть недоразумения и дополнительные проблемы.
Риск повреждения и потери вещей
Во время переезда существует вероятность повреждения оборудования или потери важных документов. Это может повлечь за собой дополнительные расходы и затруднения в работе.
Большинство проблем можно избежать, найдя надёжную мувинговую компанию и прочитав статью «Как организовать переезд офиса?». Но всё же стоит помнить, что переезд — это задача не из лёгких.
Как спланировать переезд офиса
Посмотрите на чек-лист для офисных переездов. Там очень подробно всё разобрано. Поэтому я лишь повторю основные моменты.
- Планируйте заранее. Чем раньше начнёте, тем лучше. У вас будет время обдумать все детали и избежать спешки.
- Обратитесь за помощью. Специализированные компании упрощают переезд в разы. Они помогут организовать переезд и решить непредвиденные проблемы. Да и риск срыва сроков, повреждения или потери имущества ниже, если обращаетесь к профессиональным мувинговым фирмам.
- Выберите надёжную компанию. Изучите отзывы и рекомендации. Опытная компания поможет справиться с упаковкой, погрузкой, перевозкой, разгрузкой и расстановкой вещей.
Как успешно организовать переезд
Для проведения переезда вам нужно грамотно управлять людьми, финансами и задачами.
Управление людьми
- Сообщите арендодателю. Ознакомьтесь с условиями договора и уведомите его о вашем намерении освободить помещение.
- Предупредите сотрудников заранее. Дайте команде время подготовиться к изменениям.
- Слушайте мнение команды. Вовлеките сотрудников в процесс. Их мнение о новом офисе и планировке нужно учесть.
- Решайте проблемы. Предугадывайте вопросы сотрудников. Предоставьте информацию о парковках, общественном транспорте и ближайших кафе.
- Предоставьте ресурсы. Поддержите сотрудников эмоционально и материально.
- Составьте план переезда. Определите ответственных за конкретные задачи.
- Инструктируйте по упаковке. Объясните, как должны быть упакованы вещи.
- Сообщите партнёрам. Уведомите клиентов, поставщиков и партнёров о смене адреса. Обновите информацию на сайте и в социальных сетях.
- Будьте терпеливы. Дайте команде время адаптироваться к новому месту.
Управление финансами
Чтобы не тратить лишние деньги, нужно следовать этим советам:
- Изучите договор аренды. Внимательно прочитайте его. Убедитесь, что не придется платить за досрочный выезд или ещё что-нибудь. Это поможет избежать неожиданных затрат.
- Подумайте о страховке. Если у вас есть дорогостоящее оборудование, лучше оформить страховку, покрывающую непредвиденные ситуации при переезде.
- Составьте бюджет. Запишите все возможные расходы: аренда, транспортировка, упаковка. Это поможет избежать финансовых сюрпризов и позволит взвешенно подойти к выбору подрядчиков и исполнителей.
- Отмените ненужные услуги. Прекратите действия по услугам, таким как уборка или охрана, в старом офисе. Эти расходы должны прекратиться до вашего переезда.
- Проверьте поставщиков. Узнайте о скидках у текущих поставщиков. Запросите расценки у новых, которые могут находиться ближе к вашему новому офису. Иногда после переезда получается выбить скидку в 10-15% на услуги того же интернета или телефонии.
- Оцените оборудование. Решите, стоит ли его перевозить или стоит обновить их на более современные. Возможно, что-то вообще не нужно и это можно смело продать. Переезд — классный повод провести инвентаризацию, продать ненужное, докупить недостающее.
- Расторгните старый договор аренды. Убедитесь, что расторжение оформлено письменно. Укажите точную дату, когда освободите помещение.
Управление задачами
- Изучите компании по переезду. Посмотрите отзывы и предложения разных компаний. Решите, хотите ли вы, чтобы они упаковали всё за вас, или ваша команда сделает это самостоятельно. Например, некоторые компании предлагают услуги упаковки и распаковки. Можно воспользоваться рейтингами, например вот: https://dzen.ru/a/ZvpHcZNR8j5kbPyb.
- Подумайте о дизайнере. Дизайнер интерьеров поможет спланировать оформление нового офиса. Попросите его связаться с управляющим недвижимостью, чтобы узнать, где находятся подключения к сети Ethernet, телефонные линии и электрические розетки. Это поможет создать удобный план этажа.
- Закупите новую мебель. Если планируете покупать новую мебель или оборудование, заказывайте их заранее. Убедитесь, что они прибудут быстро и работа не встанет из-за нехватки столов. Это сэкономит время и усилия.
- Создайте резервные копии данных. Перед переездом обязательно сделайте резервные копии важных документов и данных. Используйте облачные решения, такие как ЯндексДиск или Google, чтобы защитить информацию от потери. Можно сделать резервную копию всего важного на большой флэшки.
- Назначьте время установки систем. Договоритесь об установке электричества, телефона и интернета заранее. Убедитесь, что все системы будут готовы к вашему переезду.
- Проведите осмотр нового офиса. За неделю до переезда осмотрите новое помещение. Убедитесь, что всё в порядке и все коммуникации подключены.
- Сделайте инвентаризацию. Промаркируйте имеющуюся мебель и оборудование. Сфотографируйте всё на случай, если что-то потеряется или повредится. Это упростит процесс подачи страхового иска.
- Подготовьте всё для переезда. Заранее соберите коробки, упаковочную ленту, этикетки и пузырчатую плёнку. Это поможет избежать суеты в последний момент.
- Упакуйте вещи. Упакуйте всё самостоятельно или наймите транспортную компанию для упаковки. Главное — минимизировать перебои в работе бизнеса.
- Обустройте новое рабочее место. При расстановке мебели сверяйтесь с планом помещения. Установите перегородки и маркируйте каждое пространство. Протестируйте оборудование перед тем, как команда начнёт работать.
- Установите указатели. При необходимости установите новые указатели в офисе и на здании. Это поможет всем ориентироваться в новом пространстве.