В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С ЗУП) ошибки с применением налоговых вычетов у сотрудников могут приводить к некорректному расчету НДФЛ, что в свою очередь влечет за собой неправильную отчетность и возможные штрафы. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, их причины и способы устранения.
- Отсутствие заявление на стандартные налоговые вычеты
- Неправильно указанный код вычета
- Превышение годовой налоговой базы
- Применение вычета на более ранней выплате в рамках месяца
Отсутствие заявление на стандартные налоговые вычеты
Не смотря на то, что забыть ввести заявление сложно или я бы даже сказал не возможно, все равно подобные ошибки встречаются и исключать их тоже не стоит. Также в этом блоке я хотел бы рассмотреть еще одну проблему, а именно неправильный месяц начала применения вычетов.
Как завести налоговый вычет в программу?
Рассмотрим алгоритм действий для занесения заявление на предоставление вычетов в программу. Первым делом в разделе "Кадры" мы ищем справочник "Сотрудники", где выбираем нужного сотрудника, которому мы хотим ввести заявление на вычеты. Далее в карточке сотрудника нам нужна ссылка "Налог на доходы", где мы попадаем в такое вот меню.
В моем примере я уже ввел сотруднику налоговые вычеты на первого и на второго ребенка с кодами 126/114 и 127/115 соответственно. Для создания заявление на вычет нам нужно нажать на ссылку "Ввести новое заявление на стандартные вычеты", после чего мы попадаем в окно создания документа. Выглядит оно следующим образом:
Здесь нас интересуют основные поля, такие как: "Месяц", "Вычет" и "Предоставляется по". Давайте чуть подробнее разберемся за что они отвечают.
Месяц - это месяц с которого у сотрудника будут применяться вычеты
Вычет - это соответственно код вычета, который будет предоставляться сотруднику, от его выбора зависит размер вычета и нужно контролировать правильность его заполнения
Предоставляется по - это последний месяц и год предоставления вычета
Если с первыми двумя полями все понятно, давайте подробнее разберемся с третьим. В нем в принципе тоже все понятно, только вот многие сотрудники, работающие с базой используют это поле по-разному, кто-то проставляет там последний месяц текущего года, кто-то проставляет там фактически последний месяц предоставления вычета на ребенка. Оба вариант являются одинаково правильными, тут уже зависит от того, каким образом вам удобнее вести учет в программе. Разница лишь в том, сколько в итоге заявлений на вычеты будет у сотрудника, в первом случае нужно будет вводить заявления каждый новый рабочий год, во втором в свою очередь достаточно ввести заявление единожды.
Давайте рассмотрим распространенные ошибки связанные с вычетами на конкретных примерах.
Вводим вычет на сотрудника задним числом
Рассмотрим данную ситуацию на примере сотрудника Вавилова Сергея Петровича. Он принес заявление на вычеты в мае 2025 года, в самом заявлении указал, что прошу применить вычеты с мая 2025 г., при этом правом на вычет он обладал с начала года, и мы по алгоритму описанному в предыдущем блоке создаем ему заявление на вычет в программе в графе "месяц" указав май. Начисляем сотруднику зарплату за май и видим такую картину
У нас соответственно возникает вопрос, а почему вычет не применился с начала года, т. к. сотрудник обладал правом на вычет с начала года.
Ответ на данный вопрос достаточно прост: чтобы применить все положенные сотруднику вычеты с начала года нам нужно в документе заявление на вычеты в поле "месяц" проставить январь текущего года и после изменения заявления и перерасчета НДФЛ в документе "Начисление зарплаты и взносов" мы увидим такую картину
Вычеты применились в пятикратном размере с начала года.
Создаем начисление зарплаты и видим, что нет вычета
Рассмотрим пример, сотруднику в начале июня сотрудник Вавилов ушел в отпуск на две недели. В конце месяца мы начисляем зарплату и в разделе НДФЛ мы не видим, что вычеты по сотруднику не применились. У нас сразу возникает вопрос почему, ведь мы помним, что до этого при каждом начислении зарплаты у нас применялся вычет по сотруднику, почему же в этот раз вычета нет?
Ответ на данный вопрос кроется как раз в отпуске который был начислен и выплачен в начале июня. Мы помним, что налоговый вычет применяется на первый доход месяца, в данном месяце таковым является отпуск, поэтому мы и не увидели вычета в документе "Начисление зарплаты и взносов".
Выплачиваем сотруднику зарплату и видим в графе примененные вычеты отрицательную сумму
Рассмотрим пример частично связанный с предыдущим. Начисляем зарплату сотруднику Вавилову в июне 2025 г. и в графе примененные вычеты видим сумму "-4200".
С чем же это может быть связанно? Ответов на данный вопрос может быть несколько:
- Отменили проведение заявления на стандартные вычеты (достаточно редкий случай)
- В рамках месяца по каким-то случайным обстоятельствам вычет применился дважды и программа пытается его сторнировать (не самый распространенный случай)
- Превышение годовой налоговой базы (самый распространенный случай)
Т. к. первый вариант я отнес к редкому, его стоит проверить, но не в первую очередь, остановимся на двух следующих вариантах. Чтобы понять и разобраться какой из них в данном случае нам подходит отчет "Подробный анализ НДФЛ по сотруднику", который находится Налоги и взносы - Отчеты по налогам и взносам - Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Сформировав его за год мы видим такую картину:
Из самого отчета мы видим в каких документах начисления применялся вычеты и сразу становится понятно, что в данном анализе причина в том, что вычет в рамках месяца применился дважды, поэтому программа документом начисления зарплаты пытается отсторнировать вычеты, что в данном случае корректно, поскольку действительно вычет применился дважды в рамках месяца.
Теперь рассмотрим как выглядит третий вариант ошибки:
По подробному анализу мы видим, что сумма годового дохода превысила предельную сумму для применения вычета (в 2025 году данная сумма ровняется 450000). До начисления зарплаты в рамках месяца общий доход был меньше этой суммы и даже если бы мы ввели отпуск позже разового начисления программа бы также применила вычет в рамках месяца. После начисления зарплаты сумма дохода уже превышает максимальную и вычет сторнируется. Данный случай может также возникнуть в середине месяца, например, на момент начала июня общий доход был равен 430000 рублей и мы начисляем сотруднику отпуск в размере 25000 рублей. Данная ситуация повторится, только вычет уже будет сторнирован в документе начисления отпускных.
Почему вычет применился дважды
Рассмотрим пример, начисляем зарплату сотруднику Вавилову за июль и видим, что у него вычеты применились дважды.
Давайте разбираться почему. Ответ на данный вопрос достаточно прост: вычеты применились дважды, поскольку планируемая дата выплаты в документе начисление зарплаты стоит 05.08.2025.
Как мы помним вычет применяется на первый доход месяца, поэтому в данном случае вычет применился дважды, поскольку у нас применился вычет за июль и за август. В данном примере не совсем корректно воспроизведена ситуация и в своей работе вы с большой долей вероятности в данной проблемой в середине года не столкнетесь. Многие сталкиваются с ней при начислении зарплаты в начале года. Проявляется это так, если мы не создавали документ начисление аванса, зарплату за декабрь прошлого года выплатили декабрем и дата выплаты зарплаты января попадает на февраль, то мы увидим подобную ошибку, как многие могут подумать. По факту это не ошибка программы, поскольку она смотрит на дату получения дохода и корректно применяет вычеты.