С каждым годом требования к ведению бухгалтерского и налогового учёта становятся всё строже. Однако, как показывает практика, не все подрядчики из сферы бухгалтерского аутсорса следят за изменениями в законодательстве. Расскажу о конкретном случае, который произошёл с одной из компаний в 2023 году.
«Сюрпризы» от предыдущего аутсорса
- Не обновлённые базы. При приёме дел выяснилось, что программы бухгалтерского учёта не обновлялись больше двух лет. Это означало, что все отчёты, уведомления и расчёты готовились с использованием устаревших версий, игнорирующих новые требования НК РФ.
- Некорректные уведомления по налогам. Из-за отсутствия актуальных обновлений в программном обеспечении данные по НДФЛ, страховым взносам и другим платежам подавались с ошибками. Эти отчёты не соответствовали действующим нормам и правилам.
- Неучтённые изменения в налоговом законодательстве. За 2–2,5 года в НК РФ произошли серьёзные поправки, но аутсорсинговый бухгалтер не учёл их в своей работе. Соответственно, возник риск штрафов и доначислений.
Самозанятые: «вишенка на торте»
На этом проблемы не закончились. В компании были задействованы сотрудники со статусом «самозанятые». В теории — отличная схема: человек регистрируется в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД), выставляет чеки, а работодатель экономит на дополнительных налогах и взносах. Но как оказалось на практике:
- Отсутствие чеков. Ни по одному «самозанятому» не было предоставлено подтверждение оплаты. Вместо этого в базе фигурировали проводки по счёту 60 (расчёты с поставщиками и подрядчиками).
- Часть исполнителей вовсе не являлись самозанятыми. При проверке оказалось, что как минимум у двоих сотрудников даже не было статуса самозанятого.
- Переквалификация договоров. Если человек не является самозанятым, то услуги фактически идут либо по договорам ГПХ, либо приравниваются к трудовым отношениям. А это автоматически означает начисление НДФЛ по ставке 13% и страховых взносов в ОСФР (ПФР) — минимум 30% от суммы МРОТ и 15% свыше МРОТ.
Выплаты были сделаны как за текущий год, так и за ноябрь–декабрь прошлого года. Сумма набралась приличная, а значит, компанию ожидают доначисления, штрафы и пени.
Итоги и выводы
- Серьёзные доначисления «из воздуха». Безответственность аутсорсингового бухгалтера обернулась для бизнеса значительными расходами на оплату налогов и страховых взносов.
- Риск штрафов от налоговых органов. Если ФНС выявит нарушения в отчётности, компании грозят существенные санкции.
- Необходимость экстренного исправления ошибок. Нашей команде пришлось срочно проводить аудит, запрашивать чеки у самозанятых, корректировать базы и готовить уточнённые декларации, чтобы сократить убытки для компании.
Как избежать подобных проблем
- Регулярно обновляйте бухгалтерское ПО. Любое изменение законодательства отражается в программных продуктах. Если пропустить обновления, отчёты будут формироваться по старым правилам.
- Запрашивайте подтверждающие документы. Работа с самозанятыми требует соблюдения ряда формальностей: чеков, статуса в приложении «Мой налог» и т. д.
- Проверяйте статус исполнителей. Самозанятый может потерять право на НПД или не успеть зарегистрироваться. В таком случае легальные обязательства и налоговые риски сразу ложатся на компанию.
- Выбирайте надёжных партнёров. Экономия на аутсорсинговом бухгалтере, который не отслеживает изменения в законодательстве, может обернуться намного большими финансовыми потерями.
«Спасательная операция»: как мы помогли компании
Когда мы приняли дела в октябре, обнаружили все эти нарушения и оперативно взялись за устранение ошибок:
- Провели аудит первичной документации и базы 1С.
- Запросили чеки у «самозанятых», проверили их статус в реестре НПД.
- Сделали корректировку по страховым взносам и НДФЛ в соответствии с реальными видами договоров.
Благодаря своевременным действиям, нам удалось минимизировать штрафы и не допустить ещё больших доначислений со стороны налоговой инспекции.
Финальное слово
Ошибки в бухгалтерском учёте — не редкость, но, к сожалению, иногда они становятся заметны уже тогда, когда сумма доначислений растёт в арифметической прогрессии. Чтобы уберечь бизнес от подобных ситуаций:
Обращайтесь только к проверенным специалистам, которые постоянно повышают квалификацию, отслеживают изменения в законодательстве и работают в актуальных версиях программного обеспечения.
Я готова провести аудит, исправить недочёты и помочь организовать грамотный учёт самозанятых и других категорий работников. Не дожидайтесь, пока к вам постучится налоговая — действуйте на опережение и выбирайте качество, а не экономию на важных услугах.