Автоматизация управления договорами в компании Профсервис на базе 1С: Бухгалтерия и Бит.Финанс Холдинг

Ситуация до внедрения:

• На момент внедрения процессы казначейства, бюджетирования и согласования договоров у Заказчика не были организованы.
• Частично функционал управленческого учета выполняла программа БЭСТ. Однако в ней было намного меньше возможностей и сложное обновление, не было консолидации данных.
• Пришли к тому, что нужен более универсальный и широкий инструмент

Предпосылки для автоматизации:

• Путаница с договорами: не видно, кто подписал; кто посмотрел; постоянно терялись документы.
• Долгое согласование до 1 месяца.
• Как следствие, срыв сроков оплаты из-за согласования договоров
• Путаница с договорами вызывала больше всего неудобств: у кого какой документ и зачем он согласуется.

Выбор подрядчика и программного продукта:

• Сначала заказчик выбрал продукт.
• Далее было пройдено обучение по БИТ.Финанс в 2019 году.
• Было несколько вариантов интеграторов.
• Познакомились и начали работать с командой — было решено продолжить с выбранной командой.
• Продукт дорогой, поэтому пошли к тому, у кого купили, чтобы избежать рисков.
• БИТ.Финанс выбирали под консолидацию отчетности, менеджеры предложили БИТ.Финанс «Холдинг».

Этапы проекта:

1. Внедрение блока "Договоры"

Цель проекта — сделать прозрачным процесс заключения договора и регистрации карточки договора в системе 1С.

Решаемые задачи:
Настроить:

• процесс согласования проекта договора,
• графики платежей,
• контроль сумм договоров по БДДС,
• контроль исполнения договоров,
• формирование реестра договоров в удобной форме.

Результаты:

• Появилась возможность согласовывать договоры на этапе их заключения, а также графики платежей;
• Реализована нетиповая взаимосвязь документа «Проект договора» и «Отчет по бюджету проекта»;
• Повысился контроль исполнения договоров;
• Сохраняется вся история договоров и ее можно посмотреть.

Особенности и фишки этапа:

• На форму Проект договора добавлена кнопка «Бюджет проекта», позволяющая формировать отчет по расходам на проект.
• Контроль договора по бюджету.

2. Внедрение блока "Казначейство" и сбор факта БДДС

Цель проекта — сделать прозрачным процесс управления денежными потоками и организовать процесс планирования и сбора факта по БДДС.

Решаемые задачи:
Настройка:

• НСИ,
• алгоритмов визирования,
• бизнес процессов
• казначейства,
• сбора факта,
• ролевой модели,
• форм ввода бюджетов по БДДС.

Результаты проекта:

• Сократилось время согласования заявок на расходование ДС;
• Сократилось время на формирование платежных документов, благодаря рабочему месту казначея;
• Повысилось качество отчетности, предоставляемой руководству.

Особенности и фишки этапа:

• Разработан «Подключаемый алгоритм проверки превышения лимитов» на определенную сумму в алгоритме визирования.

"Выражаем искреннюю благодарность Алексею Родюкову, специалисту компании Первый бит за автоматизацию процессов в нашей компании. Профессионализм и компетентность команды позволили нам значительно повысить эффективность работы с договорным блоком.
Процесс прошел организованно. Мы остались довольны сотрудничеством."

—  Елагина Татьяна, Руководитель проекта ООО "ПрофСервис"

Качественные результаты:

• Реализовано управление договорами.
• Уменьшился срок согласования договоров: с 1 месяца на 1-5 дней.
• Появилось больше возможностей анализировать данные в БФ благодаря регистрам.
• Развернули на все отделы компании.
• Завершают согласование руководители: без согласования в БФ нет возможности выставить счет.
• Не хватает ресурсов внутри компании чтобы пользоваться казначейством (план на 2025 год).
• Руководители пользуются мобильным приложением БИТ.Финанс для удаленного согласования