Ситуация до внедрения:
- На момент внедрения процессы казначейства, бюджетирования и согласования договоров у Заказчика не были организованы.
- Частично функционал управленческого учета выполняла программа БЭСТ. Однако в ней было намного меньше возможностей и сложное обновление, не было консолидации данных.
- Пришли к тому, что нужен более универсальный и широкий инструмент
Предпосылки для автоматизации:
- Путаница с договорами: не видно, кто подписал; кто посмотрел; постоянно терялись документы.
- Долгое согласование до 1 месяца.
- Как следствие, срыв сроков оплаты из-за согласования договоров
- Путаница с договорами вызывала больше всего неудобств: у кого какой документ и зачем он согласуется.
Выбор подрядчика и программного продукта:
- Сначала заказчик выбрал продукт.
- Далее было пройдено обучение по БИТ.Финанс в 2019 году.
- Было несколько вариантов интеграторов.
- Познакомились и начали работать с командой — было решено продолжить с выбранной командой.
- Продукт дорогой, поэтому пошли к тому, у кого купили, чтобы избежать рисков.
- БИТ.Финанс выбирали под консолидацию отчетности, менеджеры предложили БИТ.Финанс «Холдинг».
Этапы проекта:
1. Внедрение блока "Договоры"
Цель проекта — сделать прозрачным процесс заключения договора и регистрации карточки договора в системе 1С.
Решаемые задачи:
Настроить:
- процесс согласования проекта договора,
- графики платежей,
- контроль сумм договоров по БДДС,
- контроль исполнения договоров,
- формирование реестра договоров в удобной форме.
Результаты:
- Появилась возможность согласовывать договоры на этапе их заключения, а также графики платежей;
- Реализована нетиповая взаимосвязь документа «Проект договора» и «Отчет по бюджету проекта»;
- Повысился контроль исполнения договоров;
- Сохраняется вся история договоров и ее можно посмотреть.
Особенности и фишки этапа:
- На форму Проект договора добавлена кнопка «Бюджет проекта», позволяющая формировать отчет по расходам на проект.
- Контроль договора по бюджету.
2. Внедрение блока "Казначейство" и сбор факта БДДС
Цель проекта — сделать прозрачным процесс управления денежными потоками и организовать процесс планирования и сбора факта по БДДС.
Решаемые задачи:
Настройка:
- НСИ,
- алгоритмов визирования,
- бизнес процессов
- казначейства,
- сбора факта,
- ролевой модели,
- форм ввода бюджетов по БДДС.
Результаты проекта:
- Сократилось время согласования заявок на расходование ДС;
- Сократилось время на формирование платежных документов, благодаря рабочему месту казначея;
- Повысилось качество отчетности, предоставляемой руководству.
Особенности и фишки этапа:
- Разработан «Подключаемый алгоритм проверки превышения лимитов» на определенную сумму в алгоритме визирования.
"Выражаем искреннюю благодарность Алексею Родюкову, специалисту компании Первый бит за автоматизацию процессов в нашей компании. Профессионализм и компетентность команды позволили нам значительно повысить эффективность работы с договорным блоком.
Процесс прошел организованно. Мы остались довольны сотрудничеством."
— Елагина Татьяна, Руководитель проекта ООО "ПрофСервис"
Качественные результаты:
- Реализовано управление договорами.
- Уменьшился срок согласования договоров: с 1 месяца на 1-5 дней.
- Появилось больше возможностей анализировать данные в БФ благодаря регистрам.
- Развернули на все отделы компании.
- Завершают согласование руководители: без согласования в БФ нет возможности выставить счет.
- Не хватает ресурсов внутри компании чтобы пользоваться казначейством (план на 2025 год).
- Руководители пользуются мобильным приложением БИТ.Финанс для удаленного согласования
