Я Даша, ивент продюсер уже больше 10 лет. За это время я повидала тысячи смет от тысяч подрядчиков. Сама сделала не меньшее количество.
Самая большая боль - работа с небольшими региональными подрядчиками, хотя и большие московские иногда присылают такое, что хоть стой, хоть падай.
Сметы в pdf, в презентации, в теле письма, в сообщении, на салфетках (да-да и такое было) и, мое любимое, в ворде! И все это великолепие нужно собрать, проанализировать и привести в красивый клиентский вариант.
Вот тут можно почитать подборку моих советов по клиентоориентированности. А сегодня продолжим тему и поговорим о сметах. Как сделать так, чтобы человеку, которому вы отправляете смету было удобно и понятно.
А кто получатель сметы?
Первое, что нужно понимать - кто вообще получает ваши сметы. Как только вы это поймете, сразу придет понимание, почему меня так бомбит.
Вариант 1. Конечный заказчик. Тот, кто не перепродает ваши услуги, а заказывает для себя. В качестве персоналии тут может быть целый ряд лиц - секретарша, эичар, менеджер какого-то отдела, руководитель среднего звена, в редких случаях - директор. В любом случае - в большинстве случаев из этих людей очень поверхностно знакомы с документооборотом и системами налогообложения, скорее всего будут согласовывать этот расход с руководством или как отдельная сумма, или формировать из этого какого-то вида смету, если ваши услуги часть проекта/мероприятия.
Вариант 2. Агентство. Организация, которую нанял заказчик, чтобы ему что-то реализовали "под ключ". Тут, по идее, должен быть менеджер, который должен собрать предложения нескольких подрядчиков (читай статью про клиентский сервис), проанализировать сметы, собрать их с единую в формате Эксель (да, все агентства всегда отправляют смету в экселе) и отправить заказчику. Чем понятнее и нагляднее будет ваша смета, тем больше выв облегчите жизнь менеджеру и тем с большей вероятностью он придет к вам за услугами.
Формат сметы
Я понимаю, что в некоторых компаниях есть корпоративные стандарты смет, но тут тоже есть вопросики, кто их придумывает. В целом, универсальный совет, спросить, в каком формате удобно получить смету. Готова поспорить, что большинство скажет, что эксель. Но разберем все варианты:
- PDF. Обычно это табличка, часто сделанная изначально в экселе, но экспортированная в pdf. Или файл "Коммерческое предложение"
- Презентация в pdf. Особенно кейтеринги очень любят такой формат, сначала картинки красивых подач, а в конце таблички со сметами. И ладно таблички, часто бывает, что цены пишут отдельно под картинками, цены разбросаны по всей презентации и чтобы понять что к чему иногда приходится очень постараться.
- Ворд. Это реально мое "любимое". Я вообще не понимаю, как можно пользоваться вордом. Он годится разве что для дипломных работ и рефератов. Ок, сценариев. ВСЕ! Все остальное или в ppt или в экселе. Раз уж вы сделали франкенштейна (таблица в текстовом редакторе) в ворде, ну переведите его в pdf, чтобы ничего не поехало и выглядело ну хоть сколько нибудь перезентабельно. Отдельный вопрос, как вы проверяете суммы в смете - на калькуляторе? или никак? делаете табличку в экселе, а потом, чтобы получатель страда, закидываете в ворд? А бывают очень большие сметы в ворде!
- В сообщении, в теле письма, написанные от руки на бумажке. Обычно, конечно, так присылают если посчитаны одна-две позиции. И тут еще куда ни шло, но сообщение теряется, потом его искать, не всегда очевидно, как посчитано. Но это реально ок, если вы что-то одно посчитали и сказали его стоимость. Особенно, если выглядит так: "тираж 300шт, 40х40мм, 4+4, матовая ламинация с двух сторон - 10 000руб с НДС, сроки 3-5 рабочих дней". Супер, айм хэппи вери мач.
Но мне реально иногда присылали по десятку позиций, в том числе расписанные каракулями от руки на бумажке. Боль и страдания.
Это все может быть красиво, если мы говорим о презентация и pdf, офиуиально, если оно оформлено как коммерческое предложение, еще и с печатью, но неудобно, потому что нельзя скопировать ничего без танцев с бубном в эксель, невозможно посмотреть, как что считается, потому что нет формул.
Хорошая смета - которую ты получил и можешь скопировать быстро суммы и описания к себе в свою смету. Посмотреть, как считается налог (об это дальше).
Вообщем, очень прошу вместе с презентациями красивыми дублировать файлы в экселе. Это правда очень упрощает жизнь.
Отличный лайф-хак - гугл док (табличный), защищенный от редактирования. Так можно и красоту сделать с одной стороны, и удобно копировать в эксель и смотреть, что там по формулам.
Налоги
В том, как различные компании показывают налоги - это отдельная история.
Начну с УСН. Тут все предельно просто. Абсолютно любому заказчику абсолютно наплевать, сколько у вас УСН. Об этом можно очень популярно почитать тут. Поэтому НИКОГДА не выделяйте его отдельной строкой внизу сметы. Абсолютно всегда вшивайте его в стоимость позиций и внизу пишите: "НДС не облагается, УСН включен в стоимость". Всякие там патенты и все, что не НДС туда же.
Потому что очень часто сметы делаются в аврале, на этот УСН в подвале можно не обратить внимание и потом, когда вы пришлете счет на оплату, менеджера хватит удар от ваших +10% сверху согласованной им суммы (хорошо, если 10).
НДС. А вот НДС напротив, очень удобно, если в теле сметы суммы без НДС, а НДС отдельно считается в подвале сметы. Потому что зачастую его нужно вычленить, а это неудобно. Хотя не вычленненный НДС не так страшно, как неучтенный УСН.
НО! Если у вас смешанные проценты по НДС - идеальный вариант сделать 2 колонки с ценами - цена до НДС и цена с НДС, чтобы было понятно, где 0%, где 10%, где 20%.
В любом случае, всегда указывайте систему налогообложения и пишите, включен ли налог и в каком объеме (если это НДС) в смету. Сколько раз было, особенно со сметами в мессенджерах, на бумажке - принимаешь расчет, а потом откуда ни возьмись, вылезает налог, который подразумевался поставщиком в уме. И получается огромный геморрой, потеря либо заработка, либо лица перед клиентом.
Шаблон сметы
По ссылке вы найдете удобную смету - там две вкладки с НДС и с УСН. Буду рада, если вместо ворда, вы воспользуетесь шаблоном и сделаете жизнь какого-нибудь менеджера удобнее)
Как всегда, ваши истории, комментарии и предложения буду ждать в комментариях. Лайки, если понравилось и было полезно.
Если хотите разбор какой-то темы - также пишите в комментариях, разберемся вместе!