Однажды я общалась с музыкальным лейблом и на вопрос "Да, смысл вам писать? вы же не читаете письма все равно" получили шикарный ответ: "Люди не умеют писать письма. Нам приходят письма, где весь текст поле заголовка или его заголовка нет вовсе, или просто приложенный трек с фразой, хочу к вам, а бывает, что просто без трека - мы читаем письма, но чтобы понять большую часть из них, нужно вникать и разбираться, а на это нет ни у кого времени".
Мне, конечно, удивительно писать подобные вещи, но ко мне приходит много стажеров ровно с теми же проблемами, так что сегодня будут прописные истины, которые очевидны далеко не для всех.
Давайте сегодня разберем основные правила переписки, при чем в мессенджерах механика примерно такая же, поэтому я буду называть это письмами, но подразумеваю любую исходящую переписку. И тут абсолютно не важно, с каким запросом вы пишите, тут важно, что вы захотели кому-то написать, чтобы что-то получить в ответ.
1. Никто не ждет ваше сообщение и, возможно, не знает вас.
Если вы пишите по почте/в мессенджер с сайта, коллеги с вами поделились номером - в любом случае, получатель не ожидает ваше сообщение/письмо. Даже если вы предварительно позвонили - к холодным звонкам относится все те же правила, но письмо все равно напишите по правилам.
У получателя сообщения своя жизнь, даже если вы ему этим письмом несете самый крупный заказ в его жизни, он уже чем-то занят, находится в своей рутине и ровно так же рутинно перебирает письма в почте и мессенджерах. Ваша задача сделать так, чтобы человек увидел письмо от вас, не счет это спамом, и открыл уже имея ожидания того, что он увидит внутри.
2. В теме пропишите смысл письма
Из темы письма/первой строки в месседжере, которую видно в ленте, должно быть сразу понятно, о чем письмо. Предельно четко и понятно сводная информация о том, что будет в сообщении:
- Делаете запрос на производство ручек - тема "Производство 100 ручек для ООО Ромашка"
- Проживание группой в отеле - "Групповое бронирование на 50 человек в "Отдохни" для ООО Ромашка"
- Хотите попасть на лейбл - "Демо трек группы Велотрек для лейбла ЗвукиМузыки"
Если у вас действительно экстремально срочный вопрос, можно добавить в начало "СРОЧНО", но исключительно в экстренных случаях:
"СРОЧНО! Производство 100 ручек для ООО Ромашка до 29.12"
- тут человек сразу поймет, что в предновогоднем аду, кто-то хочет подкинуть ему работы.
3. Приветствие
Еще более удивительно писать этот пункт, но поздоровайтесь с получателем. Помните, вы внезапно вторгаетесь в его жизнь. Даже если вы уже созвонились сегодня, все равно начните с приветствия.
Если вы знаете, кому пищите письмо, идеально, если вы в приветствии пропишите имя человека:
- "Добрый день!" - стандартное универсальное приветствие для незнакомых людей вне зависимости от того, в какое время суток вы пишите.
- "Добрый день, Екатерина!" - если с именем.
В случае, когда вы созванивались перед написанием письма, следующая фраза будет: "Как мы с вами проговорили по телефону" или "По итогу звонка, направляю вам, о чем договорились..". Это важно прописать, чтобы человек соотнес звонящего и пишущего.
4. Представьтесь
Кто вы? из какой компании? Если вам порекомендовали этого человека, кто? Получатель должен понять, с кем он общается.
Я Даша, ивент-продюсер из агентства Ромашка, моя коллега Юлия Пупкина рекомендовала к вам обратиться.
5. Тело письма
Тут максимально четко и структурировано описываете, что хотите от получателя, пунктов может быть много, в зависимости ваших задач, но главное - человек должен понять и принять в работу ваш запрос. Пишите от общего к частному.
Если письмо большое, структурируйте его, разделите на абзацы, темы, используйте выделения. Представьте, если бы эта статья была написана единым текстом, это невозможно было бы читать.
Пункты, которые могут содержаться в письме:
// Основной запрос
// Немного деталей
// Сроки, дату реализации
// Бюджет
// Сроки ответа - есть ли дедлайн по ответу
6. Заключение
В конце напишите какую-нибудь фразу вежливости на ваш вкус: "Заранее спасибо", "Буду рада сотрудничеству" и т.п.
И оставьте ваши контакты! Это невероятно важно! Даже если вы пишите в мессенджерах. Если это письмо, настройте в почте автоматическую подпись, которая будет добавляться к письмам. Хорошо, если в подписи будет ваша должность, чтобы человек сразу понимал, с кем общается.
Дарья Иванова
Проджект менеджер ООО "Ромашка"
+7 999 123 45 67
Дополнительно
- При ответе на письмо научитесь наживать кнопку "Ответить всем", потому что в переписке может быть несколько получателей, которых вы не знаете, но им тоже может быть важно получить письмо. Так вы повышаете шанс на быстрый и конструктивный ответ
- Если запрос срочный, можно через некоторое время позвонить и уточнить, получили ли ваше письмо. Но не звоните через минуту после отправки, дайте хотя бы 10-15 минут человеку. Помните, что многие не любят телефонные звонки.
- Старайтесь не писать среди ночи. Сейчас в телеграме и большинстве почтовых клиентов есть функция отложенной отправки. Это спасение! Я сама люблю работать по ночам пишу стопки писем и сообщений, ставлю отложенную отправку утром и иду спать, когда просыпаюсь, все отправлено и на часть сообщений уже ответили)
Тут есть нюансы в часовых поясах. Но если вы пишите на Дальний Восток из Центральной России, то там все привыкли получать сообщения посреди ночи. Главное, при звонке, подумайте, сколько времени у человека. - Не используйте большой количество восклицательных и вопросительных знаков, разный цвет шрифта, тем более капслок. Если хотите, на чем-то акцентироваться, используйте выделение жирным/курсивом/подчеркивание.
Прикладываю примеры эффективных писем
Спасибо, что дочитали, эффективных писем вам!
Вопросы, комментарии, предложения - очень жду в комментариях.
