Программные продукты 1С предназначены для автоматизации и учета хозяйственной деятельности предприятия, хранения данных по бизнес-процессам. Такие инструменты относятся к обязательным, используемым для обеспечения бесперебойной работы компании. Но 1С не может полностью заменить CRM, то есть для полноценной автоматизации и масштабирования надо провести интеграцию системы управления и взаимоотношений с клиентами.
1С и CRM – в чем разница между этими системами?
1С – специализированная программа учёта и управления. Это удобное комплексное решение для бухгалтерского и складского учета, контроля движения финансовых потоков, расчета зарплат для работников. Программное обеспечение этого типа обеспечивает выполнение следующих функций:
- контроль покупок, ценообразования;
- учет складских остатков, производственных процессов;
- ведение налогового учета, разработка и контроль отчетности, бюджета, вспомогательных и основных ресурсов;
- процессы планирования производства;
- планирование нагрузки, занятости персонала, обучение, подготовка кадровых ресурсов, расчет и начисления заработных плат.
1С не является универсальной, для каждой отрасли и отдельных бизнес-процессов подбирается собственная версия с соответствующими инструментами. Но даже полный функционал 1С не способен полностью справиться с закрытием всех бизнес-потребностей. Чтобы организовать полноценную работу отдела продаж и создать систему взаимоотношений с контрагентами или клиентами, нужно использовать специальные программные инструменты, к которым относится CRM. Эта система предназначена для автоматизации менеджмента, отличается следующим функционалом:
- сбор данных о клиентской базе;
- настройка, управление воронкой продаж;
- сбор статистических данных, анализ маркетинговых мероприятий;
- координация, контроль работы отдела продаж (для всего сегмента и по отдельным сотрудникам);
- оптимизация процессов делопроизводства, документооборота на предприятии.
Функции 1С и CRM частично переплетаются. Поэтому для обеспечения полноценного управления бизнес-процессами и корректной работы компании рекомендуется внедрение CRM. Такая синхронизация дает возможность предупредить дублирование информации и текущих процессов, сократить нагрузку на кадры и бухгалтерский отдел, повысить общую производительность. Также исключаются ошибки при ведении статистики на предприятии. Отдельно 1С не может заменить весь функционал CRM. Но совместное использование этих программ позволяет правильно выстроить взаимоотношения с контрагентами и клиентами, обеспечить корректность текущих бизнес-процессов.
Преимущества интеграции CRM с 1С
Интеграция таких программных инструментов – важный этап автоматизации и масштабирования бизнес-процессов. Обмен данными между 1С и CRM обеспечивает такие преимущества:
- синхронизация данных, предупреждение дублирования информации;
- объединение бизнес-процессов;
- настройка гибкой автоматизации работы предприятия.
Возможности синхронизации зависят от используемой версии и инструментов 1С, функциональности СРМ системы. Поэтому важно правильно подобрать ПО, чтобы бизнес получил преимущества от интеграции, повысил прибыльность.
Фиксация данных в одной системе
Интеграция дает возможность синхронизировать между собой базы данных, начинать работать в любой из программ с передачей данных в реальном времени. СРМ может использоваться для создания и последующего редактирования документов, планирования и контроля рабочего графика персонала. При этом все данные автоматически подтягиваются и используются 1С, нет необходимости дополнительного ввода данных. Из интерфейса 1С можно прогнозировать и планировать проведение сделок, анализировать количество заказов для воронки продаж с моментальным переводом информации для СРМ. Все документы синхронизируются автоматически, исключаются дубли и неактуальные данные.
Повышение удобства ведения учета
Ведение и контроль клиентской базы существенно облегчаются. Можно максимально быстро получать полную информацию для ведения сделки, выполнения сквозной аналитики, сохранения данных. Клиентская база синхронизируется автоматически, ручной ввод данных не требуется. Учет по клиентам облегчается, необходимую информацию можно получить максимально быстро и просто, зайдя в любую из программ – 1С или СРМ.
Использование единого интерфейса
При работе с заказами и клиентами используется единый интерфейс, происходит автоматическая синхронизация движения счетов, товаров и других бизнес-процессов. Менеджеры получают возможность быстро формировать и выставлять счета, оформлять заказы, менять их статус. При оплате товара, его получении или отказе все данные моментально поступают в СРМ и 1С.
Единый интерфейс также используется и для контроля складских остатков, загруженности производства. Это сокращает время на обработку заявок, отслеживание актуальных данных, что повышает качество обслуживание каждого клиента.
Сбор необходимых аналитических данных
При помощи интеграции двух программ можно максимально быстро и полно собирать данные для аналитики. Руководитель больше не должен отдельно запрашивать данные через 1С, необходимая информация может быть получена из CRM.
Пользователям доступны различные инструменты для формирования отчетности. Это касается не только движения товаров и формирования заказов, но и контроля рабочего времени сотрудников, начисления заработной платы, премий. Бухгалтера получают доступ к данной информации максимально быстро и в удобной форме.
При помощи интеграции облегчает ABC/XYZ анализ, проводится анализ работы предприятия, прогнозируются продажи и выполняется динамическое сегментирование для клиентской базы. На все поставленные задачи можно реагировать максимально быстро и с высоким результатом.
Реализация и автоматизация бизнес-процессов
При синхронизации системы управления можно сразу усилить автоматизацию бизнес-процессов, реализовать более сложные решения, одновременно сократить нагрузку на персонал. Это расширяет возможности в проектировании процессов, обеспечивает такие преимущества:
- ускорение делопроизводства, оптимизация документооборота. Работать с документами можно при помощи готовых шаблонов, которые быстро настраиваются. Доступны пользовательские поля, информация из учетной системы, статистические данные теперь можно не вводить вручную, а использовать для этого автоматические системы.
- Для отдела продаж можно выстраивать подробные скрипты. Внедрение СРМ позволяет осуществлять быструю выгрузку информации о характеристиках и остатках товаров, степени загруженности цехов и производственных мощностей. Это дает возможность менеджеру при ведении диалога с клиентом сразу получать актуальную информацию. Больше не придется терять время на уточнение данных или получение согласований. Вся требуемая информация для сделки будет доступной сразу и может быть предоставлена клиенту.
- Становится доступной автоматизация многих системных задач, которые раньше занимали много времени. Пропадает необходимость передачи информации между отдельными системами, дублирования данных. Сокращается негативное влияние человеческого фактора, снижается нагрузка на кадры.
Интеграцию систем рекомендуется проводить на начальном этапе сразу после установки двух программных продуктов. Это не только повышает конкурентоспособность предприятия, но и позволяет оптимизировать, ускорить общее развитие, повысить прибыльность.
Выбор CRM для внедрения с учетной 1С
Одной из сложностей интеграции является правильный выбор системы и способов внедрения. Большинство CRM при разработке используют собственную архитектуру, которая существенно отличается от 1С. Такая разница в конфигурации серьезно осложняет интеграцию и последующую настройку синхронизации. При двухстороннем обмене информацией могут возникать различные ошибки. Кроме того, стоимость работ по подключению, внедрению и дальнейшему обслуживанию также увеличивается.
CRM сегодня можно разделить на две большие категории:
- Разработанные на базе учетной системы 1С. К таким системам относятся StorVerk, БИТ.СРМ3, 1С:CRM, 1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами. Такие системы являются оптимальными, они быстро устанавливаются и синхронизируются, количество ошибок и других проблем при установке сводится к минимуму.
- Разработанные «с нуля». Это самостоятельные системы, включающие в себя AmoCRM, Битрикс24, Мегаплан, SAP, Microsoft Dynamics. При передаче данных без предварительной настройки и сохранения копии возможно появление многих ошибок. Чтобы это предупредить, необходимо самостоятельно настраивать отдельные поля соответствия с параметрами, товарными категориями, наименованиями и реквизитами. Это усложняет настройку, но позволяет снизить вероятность проблем в будущем.
Для внедрения рекомендуются программные продукты, разработанные на базе 1С. Они не вызывают трудностей при настройке и дальнейшей поддержке, корректно работают с постоянными обновлениями, облачными системами, при доработках и синхронизации. Если компания использует учетную систему 1С, лучше всего для внедрения выбирать СРМ, которая также разработана на этой основе. Это значительно сократить ресурсы при интеграции и исключить многие проблемы в будущем.
Вероятные ошибки при интеграции
При выполнении интеграции СРМ системы в 1С возможен ряд ошибок. Наиболее распространенной причиной является использование сторонней CRM. Но также к факторам, вызывающим ошибки и потерю данных, относятся неправильно проведенная синхронизация, отсутствие резервных копий.
Ошибки, возникающие при внедрении СРМ с 1С:
- Подключение сторонней CRM. Использование подобного ПО не запрещено и ограничений нет. Но при попытках интеграции вероятно появление ошибок и проблем с копированием базы данных. Поэтому рекомендуется использовать СРМ, которые разработаны на основе 1С. Это исключит проблемы и появление многих ошибок при работе.
- Сбой синхронизации базы. Происходит при вводе кода товара, наблюдается ситуация, при которой уникальный идентификатор дублируется, появляются сбои в системе. Причиной такой ситуации является не уникальность самих кодов в 1С. В справочнике все коды проверяются на уникальность целиком, то есть идентификатор не разбивается на отдельные цифры. Но для CRM выполняется проверка и индексация каждой цифры. При совпадении возникает ошибка и системный сбой. Чтобы предупредить такие проблемы, нужно при синхронизации все коды в справочнике исправить, сделав их уникальными.
- Появляются дубликаты. Одной из ошибок является ситуация, при которой во время создания новой сделки в 1С отображается полное наименование ЮЛ для компании, оно дублируется в СРМ, но с другими названиями. В итоге система засоряется повторами. Чтобы избежать такой ситуации, нужно провести валидацию информации для всех товаров, сделок, контактов и реквизитов. Повторы удаляются, сделать это можно вручную или автоматически. Рекомендуется финальная проверка для полного устранения всех дублей.
- Сопоставление категорий для товаров некорректное. Такая ошибка практически никогда не наблюдается, если внедряется СРМ на базе 1С. Но при подключении amoCRM, Битрикс24, Microsoft Dynamics проблема появляется. Чтобы убрать ошибку, нужно проверить таблицы и изменить данные в полях соответствия при синхронизации и первичном импорте данных. Среди наиболее распространенных проблем – активация индексации пустых ячеек при импорте или неправильное расположение параметров.
Внимание! Перед тем, как запустить первую синхронизацию, необходимо сделать полные резервные копии. Это необходимо для сохранения базы данных и предупреждения потери важной для предприятия информации. Это в дальнейшем сэкономить время, необходимое на восстановление данных, исправление ошибок и других возможных проблем.
Ошибки чаще всего возникают при интеграции системы с базами, которые уже существуют. Но риски снижаются, если хотя бы одна из запускаемых систем будет чистой, то есть не имеющая никаких данных. После того как внедрение завершено, следует провести первичную синхронизацию. Это позволяет проверить корректность работы, сохранение всего объема информации и отсутствия потерь. Также это дает возможность проверить, появляются ли повторы и дубликаты, нет ли несоответствия отдельных полей.
Услуги по подключению и интеграции с 1С
Подключение и внедрение CRM системы к 1С относится к одному из важнейших этапов для автоматизации бизнес-процессов любого предприятия. Без выполнения таких работ дальнейшее масштабирование будет невозможным, поэтому к планированию и качеству проведения работ нужно подходить ответственно.
Предлагаем комплексные услуги по подключению CRM и дальнейшему обслуживанию. Стоимость интеграции зависит от сложности и выбранного функционала. При планировании нужно учитывать особенности уже установленной 1С, её версию, возможности и специфику.
Наши специалисты проведут работы по установке и внедрению программ, проведут обучение персонала, автоматизируют бизнес-процессы. Дополнительно предоставляются услуги по техническому сопровождению.
Для получения информации о внедрении CRM или оформления заявки оставляйте заявку на сайте. Мы свяжемся с вами, ответим на ваши вопросы, подберём оптимальную систему с учётом вашего бизнеса.