Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — линейный график, который показывает план работы, фактическое состояние задач и общий процесс выполнения проекта во временных рамках. Она состоит из шести ключевых элементов:
- список задач проекта;
- временная шкала;
- горизонтальные полосы, показывающие длительность задачи;
- отметки о начале и окончании работ;
- связи между задачами;
- процент выполнения каждой задачи.
С такой структурой вы сразу увидите взаимосвязи между задачами и будете в курсе текущего статуса выполнения проекта.
Преимущества диаграммы Ганта
Диаграмму Ганта часто используют в управлении проектами, потому что в ней удобно структурировать сложные процессы. Вот основные преимущества диаграммы:
- показывает задачи, сроки и связи, облегчая планирование;
- помогает сразу определить, что уже выполняется, что завершено, а что — просрочено;
- позволяет быстро и легко вносить изменения в график, упрощая любую адаптацию проекта;
- распределяет ресурсы и синхронизирует задачи участников.
Этот инструмент полезен в управлении проектами средней и высокой сложности, где важно соблюдать сроки, следить за прогрессом и координировать действия команды.
Прокачайте свои навыки на курсах Eduson
Научиться составлять диаграмму Ганта, писать макросы и собственные формулы вы можете за две недели на курсе «Excel и Google-таблицы: от новичка до эксперта» от Академии Eduson.
Вы отработаете все навыки на интерактивных тренажёрах — полных копиях интерфейса Microsoft Excel, а личный куратор поможет вам в непонятных моментах.
Недостатки диаграммы Ганта
У этого инструмента есть несколько ограничений:
- при большом объёме задач диаграмма становится слишком перегруженной для анализа;
- необходимо тратить время на регулярное внесение изменений в диаграмму;
- инструмент показывает базовые связи между задачами, но не всегда детализирует сложные зависимости или взаимное влияние задач;
- в небольших проектах использование диаграммы зачастую неоправданно и может привести к ненужным временным затратам.
Прежде чем применять диаграмму Ганта, оцените масштаб проекта и ресурсы. Для сложных проектов она полезна, но в небольших задачах может оказаться излишней.
Как построить диаграмму Ганта в Excel
Если вы создавали диаграмму Ганта, а потом теряли больше времени на её обновление, чем на саму работу, то что-то пошло не так. Рассказываем, как сделать диаграмму Ганта помощником в проекте, который упрощает задачи, а не усложняет их.
Подготовка данных: основа для диаграммы
Перед созданием диаграммы подготовьте таблицу с информацией о проекте. Для этого создайте столбцы с данными:
- название задачи;
- дата начала;
- длительность (в днях);
- дата окончания;
- ответственный исполнитель;
- процент выполнения.
По такой структуре вы поэтапно соберёте информацию в одном месте и подготовите её для визуализации.
Создание базовой линейчатой диаграммы
Для визуализации информации создайте линейчатую диаграмму:
- Выделите столбцы с данными о задачах и сроках.
- Перейдите во вкладку «Вставка».
- Выберите тип диаграммы «Линейчатая».
- Используйте подтип «Линейчатая с накоплением».
У вас получится диаграмма, представляющая последовательность задач в виде горизонтальных линий.
Добавление данных о длительности задач
Чтобы диаграмма корректно отображала временные интервалы, необходимо:
- рассчитать в таблице длительность каждой задачи, если она ещё не была указана;
- настроить временную шкалу на диаграмме, чтобы она отображала реальные даты выполнения задач;
- указать единицы измерения времени, чтобы шкала соответствовала масштабу проекта.
Эти настройки гарантируют, что диаграмма будет точно отображать продолжительность каждой задачи.
Превращение линейчатой диаграммы в диаграмму Ганта
Чтобы диаграмма приобрела классический вид диаграммы Ганта, выполните следующие шаги:
- Настройте формат рядов данных, чтобы начальные даты отображались как сдвиги от общей временной шкалы.
- Добавьте сетку календаря, которая поможет визуально разделить периоды выполнения задач.
- Отредактируйте временную шкалу, чтобы она отражала ключевые временные точки проекта.
- Настройте отображение прогресса выполнения задач, добавив отдельный слой для визуализации завершённых этапов.
Теперь ваша диаграмма будет отображать задачи как последовательные блоки с привязкой ко времени.
Финальная настройка и улучшение дизайна
Чтобы сделать диаграмму удобной и понятной для восприятия, необходимо:
- подобрать цветовую схему, чтобы выделить завершённые и незавершённые задачи;
- настроить шрифты, чтобы сделать текст читаемым;
- добавить легенду, которая поможет идентифицировать элементы диаграммы;
- оформить заголовки для разделов;
- настроить масштаб временной шкалы, чтобы диаграмма чётко отображала все задачи проекта.
Так вы можете создать в Excel функциональную диаграмму Ганта, с помощью которой проконтролируете выполнение задач, сроки и прогресс.
Готовые шаблоны и инструменты для создания диаграммы Ганта
С готовыми шаблонами вы быстро и без ошибок создадите диаграмму Ганта. Выбор подходящего инструмента зависит от специфики проекта, бюджета и требований к функционалу. Рассмотрим три популярных варианта.
Excel Online
В веб-версии Excel вы можете создавать диаграммы Ганта с нуля или при помощи шаблонов прямо в браузере. Этот инструмент обычно используют, если у команды нет доступа к полной версии Excel, но необходим совместный доступ к данным.
Google Таблицы
У Google Таблиц такой же функционал, как и в Excel, и в них можно работать в режиме реального времени. Помимо базовых инструментов для построения диаграмм Ганта, доступны дополнительные надстройки, например, Gantt Chart Templates — с ними можно добавлять наглядные элементы, такие как цветовые метки прогресса. Этот вариант подходит командам, работающим онлайн.
GanttPro
Это сервис для профессионального управления проектами. Здесь есть шаблоны диаграмм Ганта с расширенным функционалом, включая управление зависимостями задач, отслеживание критического пути и интеграцию с Jira и Trello. GanttPro подходит для крупных проектов, в которых требуется детальный контроль за всеми этапами работы.
Вывод: Excel Online и Google Таблицы подойдут для небольших и средних проектов, где важны простота и доступность. GanttPro — выбор для сложных проектов, требующих расширенного управления.
С помощью шаблонов и интернет-сервисов вы можете быстро создавать диаграммы Ганта, адаптированные под особенности проекта. Выбор инструмента зависит от конкретных требований и объёма работы, а продуманная настройка диаграммы помогает не только отслеживать прогресс, но и минимизировать риски срыва сроков.
А если вы пытаетесь создавать диаграммы Ганта для управления проектами, рекомендуем пройти курс «Управление проектами».
За несколько месяцев обучения вы научитесь правильно выбирать методологии, рассчитывать и контролировать бюджет, формировать команды под запуск. Также сможете набить руку на всех необходимых для работы инструментах — от Excel и Trello до Miro и MS Powerpoint.
