О компании
Компания ООО «Алеф-М» - это сеть мультибрендовых магазинов посуды и предметов декора «Дом Фарфора». История компании начинается с 1965 г., когда открылся крупнейший магазин «Дом фарфора» на Ленинском проспекте в Москве. Сейчас «Дом Фарфора» предлагает покупателям знаменитые мировые марки класса люкс, в том числе эксклюзивные.
Задача
Как работали до внедрения
Специфика финансовой деятельности компании заключается в сложной архитектуре с наличием большого количества интеграционных сервисов, основанной на системе 1С:Управление Торговлей 10 редакции. До внедрения в компании отсутствовало как таковое управление потоками денежных средств – все согласования происходили через электронную почту, отсутствовал процесс бюджетирования, в связи с чем сбор управленческой отчетности занимал такое количество времени, что приходилось регулярно выходить за рамки сроков подготовки отчетности.
С подобным набором исходных данных достаточно сложно было осуществить единовременный и комплексный переход на систему 1С:ERP, однако именно сложности привели к ряду нестандартных решений, которые сделали реализованный проект уникальным.
Решение
Классическая ERP-система представляет собой единое информационное пространство, в котором хранятся данные обо всех транзакционных движениях. Однако в данном случае ERP выступал и в качестве самой транзакционной системы, и в качестве консолидированной базы, в которую загружались данные из сложно переписанной системы 1С: Управление Торговлей 10 и из бухгалтерских баз, где отражались расходные движения.
Под нужды заказчика были модифицированы такие подсистемы «1С: ERP Управление предприятием 2», как «Казначейство», «Бюджетирование БДДС и БДР», а также «Управленческий учет в 1С: ERP».
Было принято решение начать внедрение с подсистем «Казначейство» и «Бюджетирование».
Казначейство
Благодаря внедрению блока ручное согласование перешло в электронный формат:
- Вся история согласования заявки сохраняется;
- Контролируются платежи и лимиты расхода;
- Выстроена очередность оплат, ничего не теряется, есть понимание, кому, когда и что платить;
- Платежные поручения формируются автоматически;
- С помощью документооборота было разработано 15 уникальных маршрутов согласования с учетом различных условий.
Распределение оплат по поставщикам
В компании существует большой пул поставщиков, по которым необходимо отслеживать выделенный лимит оплат. Для этого в ERP-системе было выделено отдельное рабочее место. Данное рабочее место позволяет руководителю ЦФО ДФ и ВиО распределять суммы по заявкам в рамках выделенного лимита. Распределенные лимиты автоматически попадают на технический счет в платежном календаре для дальнейшего распределения оплат.
Недельное планирование движения денежных средств
В компании существует понедельное выделение лимитов на оплаты. Для данной задачи было также создано отдельное рабочее место для сотрудников казначейства, где они контролируют выделенные лимиты понедельно, сравнивая их с фактическими тратами.
Подсистема бюджетирование БДДС и БДР
В рамках работ по внедрению подсистемы была разработана методология Бюджетирования и автоматизации управленческих аналитик:
- Классификатор статей ДДС и затрат
- Управленческая структура подразделении и ЦФО
- Перечень направлений деятельности группы компании
- Сопоставление статей УУ и БУ
- Методика сбора фактических данных БДДС И БДР
Дополнительно разрабатывалась методология сбора консолидированных плановых бюджетов БДДС и БДР, разработаны инструменты сверки фактических данных между системами 1С: ERP/Торг/БП.
В данной ERP-системе не ведется транзакционный учет, он ведется в УТ и в бухгалтерских базах, ERP выступает в качестве консолидированной системы. Классическая ERP- система для этого не предназначена.
Был разработан отдельный механизм сбора фактических данных в разрезе управленческих аналитик в базах УТ и бухгалтерских базах – по уже настроенной трансляции данные загружаются в ERP и трансформируются в факты по управленческим статьям БДДС и БДР.
Итоги внедрения
Как главный результат, новая система помогает полностью контролировать денежные потоки в организации, все заявки оперативно обрабатываются, большая часть процессов автоматизирована.
С этими и другими кейсами WeJET вы можете ознакомится на нашем сайте. Мы рады поделиться с вами нашими проектами, которые объединены в одном месте. Узнайте подробнее о наших подходах и результатах работы. Присоединяйтесь к нам и узнайте больше о том, как мы можем помочь вам достичь ваших целей.