Представим ситуацию. Компания решает отказаться от аренды автомобилей в пользу формирования собственного автопарка. Теперь она не зависит от сторонних организаций, может самостоятельно контролировать технику и людей. Но вместо одних проблем появляются другие.
Приходится подбирать, закупать и обслуживать дорогостоящую технику, мониторить десятки сотрудников на расстоянии, оптимизировать расходы. И здесь на помощь приходит fleet management – система управления и организации работы автопарка.
В этой статье эксперты SINOWAY Group расскажут, какие задачи решает флит-менеджер и зачем он необходим.
Кто такой флит-менеджер и когда он нужен?
Флит – парк из ста и более автомобилей. Такой объем характерен для логистических компаний, курьерских служб, такси или других организаций, деятельность которых тесно связана с транспортировкой материалов для производства, изготавливаемой или поставляемой продукции.
Флит-менеджер – это специалист, который управляет крупным автопарком. Он организует работу техники так, чтобы она функционировала эффективно и бесперебойно, а затраты на ее использование не выходили за рамки бюджета.
Если транспортный парк невелик — до пяти автомобилей, с управлением легко справится один логист. Сложности начинаются, когда машин становится больше десяти: появляются простои, возрастают расходы на топливо, снижается степень контроля за водителями. Тогда руководство начинает задумываться об оптимизации бизнес-процессов и найме флит-менеджера.
Мы рекомендуем нанимать менеджера автопарка, когда в компании появляется шестидесятый автомобиль. Однако это довольно грубый совет. Ориентируйтесь в первую очередь на вашу ситуацию. Если чувствуете, что возникла потребность в флит-менеджере – открывайте вакансию.
Какие задачи решает флит-менеджер?
— Подбирает и закупает транспортные средства
Автомобили должны подходить предприятию по всем параметрам. Это особенно важно в отношении грузовиков, тягачей, спецтехники. Менеджер учитывает специфику задач, вес и габариты грузов, географию перевозок.
— Разрабатывает топливные программы
Топливо входит в топ-3 расходов в бюджете автопарка. Основная задача флит-менеджера – оптимизировать и сократить затраты на километр. Вариант решения подбирается в соответствии с политикой компании: выбор приоритетной сети заправок, оформление карты с кэшбеком, организация заправки на месте.
— Организовывает своевременное техобслуживание
Специалист подбирает график обслуживания ТС на основе рекомендаций по конкретной модели от производителя, сферы деятельности и географии перевозок. Такой подход минимизирует износ техники, предотвращает критичные поломки и, соответственно, помогает экономить на ремонте.
— Отслеживает показатели автопарка
Производительность и эффективность измеряется по ряду критериев: пробег, расход топлива, длительность работы на холостом ходу, сроки доставки, скоростной режим, количество опасных, аварийных случаев. Эти цифры отражены в ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетах. И на основе этих данных руководство компании и менеджер автопарка принимают управленческие решения.
— Поддерживает корпоративные программы безопасности
Аварии влекут за собой колоссальные издержки. Поэтому в задачи флит-менеджера входят: разработка политики безопасности, внедрение программы обучения водителей, быстрое реагирование в случаях, когда авария уже произошла.
— Работает с подрядчиками
Специалист ведет весь документооборот по грузоперевозкам: подписывает контракты, выставляет счета, оформляет оплату заказов, готовит закрывающие документы.
А еще в спектр должностных обязанностей флит-менеджера входит составление топливных отчетов, ведение путевых листов, организация выгодной продажи б/у машин, подбор и найм водителей.
Как флит-менеджер может помочь сэкономить бюджет?
Пример №1: Контроль расхода топлива
Более 30% всех затрат на содержание автопарка тратится на топливо. Потенциальные причины скачков расхода: превышение скорости, агрессивное вождение, холостой ход в пробке, использование корпоративного транспорта в личных целях, неисправность техники, низкое давление в шинах, неоптимизированный маршрут, банальная кража.
Решение: Флит-менеджер анализирует показатели, выявляет причину перерасхода топлива и подбирает решение. Например, оптимизирует маршрут, назначает внеочередное ТО и ремонт автомобиля, разрабатывает обучающие мероприятия для водителей, меняет время отправки в рейс, чтобы транспорт не простаивал в пробках.
Пример №2: Отслеживание эффективности работы
Международный грузоперевозчик меняет машины каждые 8 лет (через 400 тыс. км пробега). В итоге пробег машины составляет 50 тыс. км/год при средних цифрах для коммерческого автотранспорта 170 тыс. км/год. Такой подход увеличивает затраты на транспорт и себестоимость грузоперевозок.
Решение: Флит-менеджер собирает и анализирует данные о каждой единице техники, смотрит средний пробег в год и определяет периодичность замены транспорта.
Пример №3: Контроль безопасности и манеры вождения
При бережном вождении затраты на ремонт транспортных средств в первый год их работы составляют 3% от валовой прибыли. Но когда водитель водит агрессивно, расходы на ремонт возрастают вдвое и достигают 5-6%.
Решение: Флит-менеджер внедряет систему онлайн-мониторинга транспорта и оценивает манеру вождения каждого водителя. В дальнейшем принимает решение об обучении или увольнении лихачей.
Спасибо за внимание к статье. И не забудьте подписаться – мы рассказываем о грузовиках и грузоперевозках на простом языке.