Как в любом «офисном планктоне» у нас на работе есть руководители, высшие менеджеры, эксперты и специалисты. Каждый выполняет свою трудовую функцию, из чего складывается общая работа предприятия.
Для продуктивной работы предприятия, руководители проводят совещания. Приезжают сотрудники филиалов и подрядные организации, несут свою суровую ответственность за исполнение протокольных поручений: по два-четыре часа совещаются на важные темы, отвечают на каверзные вопросы руководителя, ставят важные цели и задачи для исполнения подчиненным.
А чтобы ответственные сотрудники филиалов и подрядных организаций не забывали поставленные перед ними цели и задачи, каждое совещание сопровождается специалистом по ведению протокола.
Такой специалист внимательно слушает беседу и стенографирует ее с помощью ручки и блокнота либо ноутбука, параллельно записывая совещание на диктофон, чтобы потом была возможность изложить полученную ценную информацию и поставить всем задачи и сроки их выполнения.
Совершенно ясно, что каждый сотрудник имеет свою должность, фамилию, имя и отчество.
Общение между сотрудниками и руководителем происходит с глубоким уважением ко второму и с вежливым обращением к первому.
- Федор Иванович, здравствуйте! Вы меня вызвали? — спрашивает подчиненный руководителя.
- Да, проходите, присаживайтесь, пожалуйста, - отвечает руководитель – Сегодня у нас будет совещание. Я прошу вас присутствовать на нем и вести протокол.
- Хорошо, Федор Иванович!
Поручение дано сотруднику, сотрудник приступает к его исполнению.
Взяв в руки ноутбук, зарядку к нему, пишущие предметы, протоколы предыдущих совещаний ответственный сотрудник идет в переговорную комнату.
И вот совещание началось. Люди разговаривают, обсуждают дела насущные, пытаются решить рабочие вопросы, порой ничего не разобрать из-за общего шума и гама. Но работа ответственного за протокол сотрудника сложна: ему надо уловить самую тонкую суть среди общего обсуждения вопроса, сформулировать правильно обсуждаемый предмет и грамотно изложить в протоколе.
- Запишите в протокол, - периодически звучит фраза от руководителя.
Совещаний проводится много и по каждому из них формируется протокол.
- Запишите в протокол,.. зафиксируйте,…обратите внимание, ...отметьте, - говорит руководитель, обращаясь к ответственному сотруднику за ведение протокола.
- Вы записали в протокол информацию от Семена Марковича? – интересуется руководитель.
- Да, конечно, - отвечает подчиненный.
- Хорошо. …Продолжаем….
И снова гул голосов, обсуждение вопросов, на фоне быстрый и ненавязчивый стук пальцев по клавиатуре ноутбука.
- Валентин Михайлович, у нас протокол записывается быстрее, чем вы думаете. … - говорит руководитель, обращаясь к представителю подрядной организации, - Думайте точнее и четче, пожалуйста.
И снова гул голосов, стук пальцев по клавиатуре ноутбука, тишина.
- Запишите в протокол поручение, - говорит руководитель – и начинает диктовать поручение.
- А можно направить протокол в адрес подрядной организации, чтобы мы с ним ознакомились до того, как вы его подпишите, Федор Иванович? – интересуется Валентин Михайлович.
- Нет, Валентин Михайлович. Вы увидите уже подписанный мной протокол, чтобы информация не искажалась.
Валентин Михайлович кивает.
- Что ж, на этом наше совещание закончено. Благодарю всех. Запишите в протокол…. – руководитель замолкает, смотрит на ответственного исполнителя по ведению протокола, хмурится, о чем-то напряженно думает, потом говорит – Нет, ничего. Всем спасибо, - встает из-за стола и уходит из переговорной комнаты.
Запишите в протокол – это не просто фраза, а имя ответственного за ведение протокола, просто его настоящее имя – тайна, покрытая семью печатями для руководителя высшего звена!