Как планировать в условиях постоянно меняющихся правил?
Начнем с того, что любой план, даже самый прекрасный, даже в условиях полнейшей стабильности, все равно текуч и изменчив – какие-то параметры неизбежно устаревают, появляются новые данные, да и просто с опытом понимаешь, как что-то можно делать эффективнее. Постоянно меняющиеся правила – это не катастрофа, а еще один фактор, который нужно учитывать. Как это лучше сделать?
1. Сделайте где-нибудь себе небольшую заметку - план по составлению плана: зафиксируйте, какие параметры являются постоянными, какие – переменными. Например, вы работаете на удаленке с 9-18, каждый день, это постоянный параметр. Один раз в какой-то промежуток времени вам нужно в офис с отчетом. Соответственно, нужно выделить себе регулярное время, чтобы подготовиться к отчету (условно – час в неделю, или полдня в месяц). Неделя прошла, а нового приглашения в офис нет? Отлично, у вас появился целый лишний час.
Какие параметры являются более важными, а какими можно пренебречь? Хорошо, если на этот счет есть какие-то официальные установки, но если их нет, то приходится полагаться на собственный опыт и интуицию.
2. Есть ли в условиях задачи неизвестные? Тогда имеет смысл составить не один, а несколько планов. Если этим заниматься на регулярной основе, а не только при форс-мажорах, то и навык прокачается, и времени будет уходить гораздо меньше, ну и начальство рано или поздно отметит вашу гибкость и оперативность.
3. Используйте заметки в телефоне или ежедневник, чтобы отмечать , что именно вы меняли в планах, по какой причине и сколько на это ушло времени. Только так можно увидеть интересные закономерности. Плюс у вас будет бездонный источник козырей для служебной переписки. "Из-за вас мы потеряли очень много времени" – такая формулировка не работает, а вот "во вторник министерство А прислало нам приказ № 231, противоречащий положению № 132 министерства Б в пятнадцати пунктах, в четверг приказ был отменен, в итоге два часа ушло на то, чтобы внести изменения, и два часа – чтобы вернуть всё назад, из-за чего мы не смогли вовремя обновить инструкцию" – вот это уже аргумент.
4. Заведите «Справочник решения проблем». Куда звонить за информацией, как правильно написать формулу в экселе, как действовать, когда программа выдает ошибку – все это поможет сэкономить кучу времени.
5. Еще один метод упрощения себе жизни – автоматизировать повторяющиеся операции: сохранить куски плана, которые явно будут использоваться снова и снова, сделать шаблоны для емейлов, текстов, таблиц.
Ссылки на все части серии (часть 1, часть 2, часть 3, часть 4, часть 5)