Быстрые ссылки
Будь то написание контракта, условий или сопроводительного письма, не тратьте время на многократное повторение одних и тех же имен и слов в документе. В Microsoft Word вы можете создавать автоматически повторяющиеся поля, что избавит вас от необходимости дублировать детали вручную.
Шаг 1: Создание свойства документа
Свойства документа в Microsoft Word — это детали о файле, также известные как метаданные. Например, документ может иметь автора, тему, категорию или назначенную компанию, и вы можете вставить эти свойства в вашу работу как текстовые поля или использовать их для поиска документа в проводнике Windows.
Нажмите Файл > Свойства или нажмите Alt > F > I, чтобы увидеть свойства вашего документа.
Однако одним из способов, которыми я использую инструмент свойств документа в Word, является добавление настраиваемого повторяющегося текстового поля.
В моем случае я составляю трудовой контракт, поэтому знаю, что мне придется повторять название компании и имя сотрудника. Я также знаю, что мне нужно будет изменить имя сотрудника каждый раз, когда к нам присоединяется новый человек, и инструмент свойств документа позволяет мне это делать без необходимости изменения вручную или использования инструмента "Найти и заменить".
На вкладке Вставка на ленте нажмите "Быстрые элементы" и наведите курсор на "Свойство документа". Посмотрите список свойств, чтобы увидеть, есть ли категория, которая подходит для повторяемой информации, которую вы хотите добавить. После ввода первых нескольких слов заголовка моего контракта, я щелкаю "Компания", чтобы добавить поле компании.
Если вы работаете на бизнес-компьютере, ваш администратор мог уже настроить название компании в вашем пакете Microsoft 365, что означает, что название компании появляется автоматически. В моем случае Word вставляет пустое поле [Компания] в мой документ, где квадратные скобки представляют собой текст-заполнитель, который еще не был перезаписан.
Чтобы добавить текст перед полем в начале строки или после поля в конце строки, нажмите клавишу Home или End. Убедитесь, что вы случайно не добавили лишний текст в само поле, так как это содержимое будет повторяться по всему документу, когда вы скопируете поле в другое место!
Теперь пора добавить поле сотрудника. Поскольку нет специальной опции для этого в меню Быстрых элементов > Свойство документа, я щелкну "Реферат".
Перед тем как ввести имя сотрудника в это поле, я хочу изменить имя поля с Реферат на Сотрудник. Для этого, после выбора добавленного поля Реферат, я щелкну "Свойства" в группе Элементы управления на вкладке Разработчик.
Если вы не видите вкладку Разработчик на своей ленте, щелкните правой кнопкой мыши по любой другой вкладке и выберите "Настроить ленту". Затем, в появившемся диалоговом окне параметров Word, отметьте чекбокс "Разработчик" в правом меню и нажмите "ОК".
В диалоговом окне Свойства элемента управления измените поле Заголовок и Тег, чтобы они соответствовали типу данных, который он будет содержать, и нажмите "ОК".
Теперь я вижу, что мое текстовое поле было переименовано в "Сотрудник". Мне не нужно делать это для моего поля Компания, так как это стандартное свойство документа, которое уже имеет правильное имя.
Наконец, я могу щелкнуть каждое из двух добавленных полей и вставить правильные детали.
Шаг 2: Добавление повторяющихся полей
Теперь, когда вы настроили текстовые поля, пора дублировать их по всему вашему документу.
Существует несколько способов сделать это, но лучший метод — это выделить поле одним щелчком и затем щелкнуть по названию поля. Вы поймете, что правильно выбрали поле, когда оно будет выделено серым цветом.
Затем нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать это поле.
Теперь, разместив курсор в позиции, где вы хотите дублировать это поле, нажмите Ctrl+V.
Обратите внимание, что поле и текст, который оно содержит, также были скопированы в это дублированное место. Кроме того, при вставке текстовое поле автоматически принимает стиль текста, который я использую в этом абзаце, что означает, что мне не нужно использовать функцию Специальная вставка.
Так как в моем документе есть два поля, которые я хочу дублировать, я открою панель буфера обмена, щелкнув по значку в углу группы Буфер обмена на вкладке Главная. Когда я выделяю каждое из своих двух полей и нажимаю Ctrl+C, они появляются в этой панели, что позволяет мне просто щелкать по ним каждый раз, когда я хочу добавить их в свой контракт.
Буфер обмена Microsoft Office может сохранять до 24 элементов, так что это действительно удобная техника, если вам нужно повторить множество различных полей в вашем документе.
Шаг 3: Изменение содержимого повторяющихся полей
Когда вы закончите дублирование этих полей по всему документу, пора увидеть, как сбывается магия.
Допустим, я хочу изменить имя сотрудника в своем контракте. Для этого я могу щелкнуть любой из дублированных полей Сотрудник (не обязательно оригинальное, которое я создал в начале) и просто изменить содержимое. Когда я щелкаю вне этого поля, все экземпляры этого поля обновятся, чтобы соответствовать этому изменению.
Дублированные поля будут обновляться только когда вы щелкаете вне поля, которое вы изменяете. Не ожидайте, что оно изменится в реальном времени, пока вы печатаете!
Шаг 4: Сохраните свою работу как шаблон
Теперь, когда вы собрали свой документ, содержащий автоматически обновляющиеся дублируемые поля, сохраните его как шаблон для повторного использования. Нажмите F12, дайте своему шаблону подходящее название, измените поле Сохранить как тип на "Шаблон Word" и нажмите "Сохранить".
Теперь, когда вы откроете новое окно Word, нажмите "Создать" и найдите свой шаблон.
Как только вы щелкните по шаблону, чтобы открыть его, нажмите F12, чтобы сохранить его как новый документ Word. Ваш документ теперь готов для изменения текстовых полей.
Вы также можете добавлять другие типы полей в документ Microsoft Word через вкладку Разработчик. Например, вы можете вставлять выпадающие списки, простые текстовые ответы и флажки, создавая заполняемую форму для отправки другим.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Любите активный отдых на природе? Подписывайтесь на канал Поход лайфхак в Яндекс Дзен — кладезь полезных советов для любителей активного отдыха!
Вы также можете читать наши материалы в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru