Для многих предпринимателей, маркетологов, экспертов проверка электронной почты — это не просто повседневная рутина, а необходимость, которая отнимает в среднем от 30 до 60 минут ежедневно. Уведомления о заказах, рассылки, письма от клиентов и коллег — всё это требует времени и внимания.
Как оптимизировать проверку почты, тратить меньше времени и при этом не упустить действительно важные уведомления, требующие быстрого реагирования?
Для себя я решил этот вопрос, настроив уведомления в Телеграм. Это основной мессенджер и соцсеть для меня, тут я общаюсь с заказчиками, коллегами и друзьями. Просмотр почты (не всей, а только действительно нужной) в Телеграм занимает у меня гораздо меньше времени, что позволяет экономить драгоценное время.
Итак. какие этапы нужно пройти для решения этой задачи?
Шаг 1. Интеграция почты с Telegram
Первым делом мне нужно было организовать передачу писем из почты в Telegram. Для этого я использовал сервис автоматизации процессов Nodul. Выбрал его, потому что с Gmail он интегрируется максимально просто — буквально в два клика. Если у вас другой почтовый сервис или вы хотите бесплатное решение, рекомендую попробовать Make, у которого есть бесплатный тариф до 1000 операций в месяц.
Что я сделал:
- Настроил передачу писем в Telegram-бота. Бота я создал сам через BotFather в Telegram, а затем добавил его токен в сценарий.
Этап 2. Автоматизация обработки писем
Теперь о самом интересном. Чтобы не тратить время на просмотр всех писем подряд, я настроил автоматическую сортировку сообщений.
В Nodul есть готовый сценарий Automated Daily Email Digest, который я взял за основу. Он автоматически сортирует входящие письма по категориям и отправляет их в Telegram. Я немного доработал сценарий под свои нужды:
- Добавил блок с Telegram, чтобы получать уведомления напрямую.
- Написал промпт для обработки писем с помощью ИИ.
Промпт который используется в сценарии:
Используйте следующие данные из электронных писем, полученных за последний день:
{{$40.extractedMessages}}
Разделите сообщения электронной почты на следующие категории, если это применимо:
Работа или встречи - сообщения, связанные с работой, или приглашения на встречи.
Письма от этих отправителей всегда относи к работе:
(тут список важных писем от клиентов, коллег, помощников)
Рассылки и обновления - подписка на блоги, обновления продуктов, рассылки.
Уведомления - напоминания о событиях, обновления, уведомления датах оплаты. Письмо с subscribe@fav.aviasales.ru об изменение цены на рейс всегда относи к уведомлениям.
Подтверждения и квитанции - подтверждения заказов, платежей, регистраций.
Рекламные акции - маркетинговые письма, предложения скидок, распродажи.
Заявки, лиды - письмо о том что посетитель оставил заявку на сайте или сервисе. Чаще всего с адресов robot@marquiz.ru, callibri@dr-mail.com
Блоги. Содержат список статей с краткой аннотацией с информационных ресурсов. Чаще всего c адресов noreply@vc.ru, noreply@medium.com, noreply@skool.com, subscribe@tinkoffsecrets.ru
Доставки. Чаще всего с адресов info@kuper.ru, noreply@apteka245.ru, mailer@sender.ozon.ru. Информация о сделанном заказе или доставке.
Игнорируйте все письма, которые явно являются спамом или не имеют отношения к вышеперечисленным категориям. Сгруппируйте письма по соответствующим категориям с помощью маркировки. Не включайте категории, в которых нет писем. Для каждого письма приведите краткое резюме в следующем формате:
📰 Рассылки и обновления:
Имя отправителя: Краткое резюме основного содержания.
🛒 Рекламные акции:
Имя отправителя: Краткое описание акции. Размер скидки, купона, дата действия.
🔔 Уведомления:
Имя отправителя: Краткое описание уведомления. Цена, стоимость и дата если есть.
📅 Работа: Выделяй основную информацию. Проблема или ситуация в письме. Если письмо важное не сокращай его.
📄 Подтверждения и квитанции:
Имя отправителя: Краткое описание подтверждения.
💰 Заявки, лиды: Сайт, проект, квиз с которого пришла заявка. Дата и время.
📔 Блоги: Полный текст на русском с аннотацией всех статей в блоге и ссылками для перехода на них.
Ответы должны быть краткими и сгруппированными по категориям с использованием маркировки. Если для какой-то категории нет писем, опустите ее полностью. Не включайте в ответ никаких комментариев или объяснений.
Всегда отвечайте на русском языке.
Это базовый промпт, который можно взять за основу. После начала работы сценария его можно будет доработать. Например, указать письма от каких отправителей от категоризирует неверно.
Также, обратите внимание на обработку категории Блоги. Раньше, получив рассылку, я тратил время, чтобы открыть письмо и посмотреть, какие статьи есть внутри рассылки. Если рассылка на английском, то и на перевод. Теперь ИИ делает перевод и в уведомлении рассказывает о всех входящих сообщениях.
Этап 3. Подключение Telegram-бота к группе (по желанию)
Мне было важно, чтобы все уведомления попадали в одно место, где я их могу просматривать. Поэтому я добавил бота в группу Telegram.
Для этого я:
- Создал группу и добавил туда бота.
- Сделал бота администратором.
- Узнал ID группы (это нужно для настройки в Nodul).
Такой подход удобен, если вы планируете подключать к группе других ботов, например, для CRM-систем или управления проектами.
Результаты работы ИИ бота
Бот допускает ошибки, относя уведомление о заказе к Промоакциям. Еще есть над чем поработать в промпте.
Обратите внимание, для просмотра заявки с сайта в почте нужно кликнуть по письму. Здесь мы видим всю необходимую информацию сразу.
Тоже самое по рассылкам с информационных ресурсов. Я сразу вижу анонсы статей в рассылке и могу перейти по ссылке на нужную статью.
Планы на будущее
Бота по работе с email можно рассматривать как начало автоматизации бизнес-процессов. После разбивки на категории можно дальше обрабатывать письма и создавать сценарии работы с ними.
Например, в моих планах, создать категорию Клиенты на поддержке, которые часто присылают мне письма с вложениями, которые необходимо добавить на сайты. Я планирую сделать, чтобы вложения из их писем сразу загружались в Google Drive или Яндекс Диск.
Также, хочу подключить к папке еще 2 почтовых ящика. Но вначале еще поработаю над промптом, чтобы бот допускал меньше ошибок и более точно обрабатывал письма.
Зачем это нужно?
Этот опыт автоматизации показал мне, как много времени можно высвободить, просто правильно организовав рутину. Теперь я могу сосредоточиться на более важных задачах, не отвлекаясь на почту каждые полчаса.
Если вы хотите освободить время для развития бизнеса и сделать свои процессы более эффективными, попробуйте повторить этот опыт. Это проще, чем кажется, и точно того стоит!
Для тех, кто хочет углубиться в тему автоматизации бизнес-процессов, я делюсь полезными кейсами, инструкциями и советами в своем Telegram-канале. Там вы найдете больше решений для оптимизации работы и сможете задать вопросы напрямую. Подписывайтесь, чтобы не пропустить новые идеи и инструменты!