Чем крупнее организация, тем больше любителей блеснуть эрудицией. Это те самые коллеги, которые умудряются превратить обсуждение отчёта в дискуссию о теории относительности или, того хуже, в мини-спектакль с монологами о том, как "вот у нас на прошлом месте работы было всё иначе". Совещания для них — это не инструмент работы, а личная "Минута славы".
Каждый хочет показать, что он не просто так получает зарплату, а обладает невероятным даром красиво говорить обо всём на свете (кроме реального вопроса повестки). Но давайте будем честны: никакая риторика не заменит конкретных решений. И здесь важно быть готовым пресекать такие выступления и твёрдо держаться курса.
Как распознать "Минуточников славы"
Эти коллеги всегда готовы "засветиться" перед начальством. Их монологи часто начинаются с фраз:
– "Раз уж мы заговорили об этом, я хотел бы добавить..."
– "У меня есть небольшая ремарка..."
Или, что ещё хуже:
– "Это не совсем по теме, но важно..."
Что делать? Прерывайте их мягко, но настойчиво:
– "Спасибо за мнение, но давайте вернёмся к повестке. Если останется время, мы вернёмся к этому вопросу."
Повестка — ваша броня против "ораторов"
Повестка — это не просто список вопросов, это свод правил, который помогает вам удерживать совещание в рамках. Как только разговор начинает уходить в дебри, возвращайте участников к реальности. Например:
– "Коллеги, это интересная тема, но сейчас мы обсуждаем другое. Пожалуйста, придерживайтесь повестки."
Если у вас в команде есть "оратор года", который не устает рассказывать о своём видении мира, предложите ему формат отдельного выступления... после работы и за пределами офиса.
Совещания без повестки — это как путешествие без карты. Увлекательно, но бесполезно.
5 правил, как держать совещание в русле:
1. Красная кнопка: "СТОП! Это не по теме"
Каждый раз, когда кто-то начинает обсуждать вопрос, который не относится к повестке, мысленно нажимайте воображаемую красную кнопку с надписью "СТОП". А вслух спокойно говорите:
– "Интересно, но это мы обсудим позже."
Представьте, что каждая дискуссия не по теме — это петля, которая затягивает совещание в трясину. Нажимайте кнопку вовремя, чтобы выбраться из неё.
2. Повестка как навигатор
Повестка — это ваш маршрут, карта и путеводитель. Каждый пункт — это остановка, где нужно чётко обсудить вопрос, принять решение и двигаться дальше.
Пример: на обсуждении маркетинговой стратегии не должно быть места спору, какой фильм лучше: «Основатель» или «Ламборгини: Человек-легенда». Оставьте это для пятничного кофе-брейка.
3. Тайминг: соблюдайте его, как расписание рейсов
Если по повестке на обсуждение вопроса выделено 10 минут, а вы всё ещё обсуждаете его через полчаса, это уже не дискуссия — это спектакль без зрителей. Напоминайте участникам:
– "Коллеги, у нас ещё три вопроса, а время идёт. Давайте резюмируем."
Ваше время — это самый дорогой ресурс. Не тратьте его впустую.
4. Дискуссии — на потом
Совещание — это не место для философских дебатов. Все споры должны быть решены до начала. Собирайте только готовые предложения. Если кто-то начинает дебаты, прерывайте словами:
– "Коллеги, договорённости должны быть достигнуты заранее. Вернёмся к повестке."
Это быстро приучит всех к дисциплине и экономии времени.
5. Фокус на результате
Каждый пункт повестки — это не просто тема для разговора, а задача, требующая решения. Если в конце обсуждения у вас нет ответа или действия, значит, совещание прошло зря. Напоминайте участникам:
– "Итак, какое решение мы принимаем? Кто отвечает за его выполнение?"
Жёсткость — это не строгость, это уважение
Жёстко следовать повестке — это не про грубость. Это про то, чтобы сделать совещание полезным для всех. Если участники поймут, что отклонения от темы не приветствуются, они начнут более ответственно готовиться и уважать как ваше время, так и время коллег.
Совещания — это не подиум для личных выступлений, а рабочий инструмент. Чем быстрее вы приручите "ораторов" и научитесь держать фокус на повестке, тем меньше будет шансов потерять день в пустых разговорах.
И помните: "Любое совещание без повестки — это просто дорогое кофе-пати". В следующий раз, когда кто-то начнёт уходить в сторону, мягко, но твёрдо скажите:
– "Мы здесь не ради «Минуты славы». Вернёмся к повестке."
Спасайте своё время (и нервы).