МЧД необходимы для взаимодействия с государственными органами и ведомствами, а также для работы на электронных торговых площадках. Мы отвечаем на частые вопросы бизнеса о цифровых доверенностях.
МЧД - что это такое?
В 2023 году в закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ были внесены изменения, обновившие правила работы с электронными документами. До 1 сентября 2024 года действовал переходный период, после которого сотрудники, подписывающие документы от имени компании, должны использовать сертификат электронной подписи физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) вместо сертификата электронной подписи сотрудника. Сертификат физического лица содержит информацию о конкретном человеке, но не включает данные о его работе в компании.
МЧД является электронной доверенностью, подтверждающей полномочия сотрудника и его принадлежность к компании. Она создается в определенном формате, что позволяет информационной системе автоматически распознавать данные. В доверенности указывается, какие полномочия руководитель передает сотруднику, аналогично бумажному документу.
Создавайте МЧД в сервисе Астрал Доверенность и передавайте электронные документы контрагентам, отчетность в электронном формате, взаимодействуйте с «Честным ЗНАКом», Федресурсом, порталом ФТС, участвуйте в государственных закупках по 223-ФЗ, а также работайте с Минтрудом и ГИС ТЭК. Вы можете разработать собственные шаблоны или воспользоваться готовыми, выбирать полномочия из встроенного реестра, следить за сроками действия и статусами доверенностей, добавлять их из других источников, отзывать МЧД и загружать их в форматах PDF, XML или ZIP.
Ведомства и площадки в работе с которыми нужно применять МЧД
МЧД нужна для работы со следующими государственными ведомствами и коммерческими площадками:
- ФНС. Для сдачи отчетов в электронном виде необходимо приложить МЧД. Процедуру работы с МЧД регулирует приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Доверенность представляют однократно перед отправкой отчетов. Компания может оформить МЧД на сотрудника или бухгалтерию, обслуживающую данную организацию.
- СФР. Порядок работы с МЧД в СФР такой же как у ФНС. Доверенность предоставляют фонду до сдачи отчетности. После принятия доверенности ей присваивают номер, который нужно указывать при последующей передаче отчетов.
- Другие государственные и коммерческие площадки. Пример, ГИС МТ «Честный ЗНАК», ФГИС ОПВК, ФТС, «ЛесЕГАИС», Центробанк, разные федеральные электронные торговые площадки (ЭТП), Федресурс, Росфинмониторинг, ГИС ТЭК, Минтруд, «Фабрикант», Ростехнадзор и Госуслуги, «Тэк-Торг», Росаккредитация.
Какие есть форматы МЧД
Формат 5.01: разработан для подачи отчетности и взаимодействия с налоговыми органами. ФНС будет принимать его до 28 февраля 2025 года.- Формат 5.02: применяют для работы с налоговой службой. В нем предусмотрены расширенные возможности, в том числе создание групповых доверенностей и передача полномочий другим лицам.
- Формат 003: универсальный формат для обмена документами с другими компаниями, а также с некоторыми госорганами и информационными системами, такими как ЕГАИС, ФТС и «Честный ЗНАК».
- Формат 002: предназначен для взаимодействия с контрагентами. Используется для обмена цифровыми документами, проведения сделок и расчетов между ИП или юридическими лицами. Этот формат не поддерживает обмен документами с ФНС.
Кроме указанных форматов, разные ведомства могут использовать свои собственные форматы МЧД или совмещать их с форматом 003. Например, формат МЧД СФР используется исключительно для подачи отчетов на сайте Соцфонда.
Как оформить МЧД
Шаг 1. Выбрать, где будет создаваться МЧД
В сервисах ФНС и СФР, которые предназначены для взаимодействия с соответствующими госорганами.- На портале Госуслуг, где можно оформить доверенность для различных целей, например, для регистрации транспорта или запроса на выписку по счетам компании.
- В специальных сервисах для управления доверенностями. Например, в сервисе Астрал Доверенность. Можно создать МЧД как на основе существующих шаблонов, так и собственных. Сервис позволяет контролировать сроки и статусы доверенностей, подписывать их при помощи КЭП руководителя, добавлять МЧД из внешних источников и отзывать доверенности при необходимости.
Шаг 2. Выбрать формат и полномочия
Определите, какой формат МЧД потребуется, и укажите, какие полномочия вы планируете передать уполномоченному лицу. Важно обратить внимание на требования тех платформ и ресурсов, с которыми будет взаимодействовать работник.
Шаг 3. Заполнить данные для МЧД
- название и номер документа;
- данные доверителя и представителя;
- дату создания и период действия;
- полномочия, предоставляемые доверенному лицу;
- возможность передоверия.
Шаг 4. Подписать МЧД с использованием КЭП
Подписать МЧД могут руководитель организации, индивидуальный предприниматель или нотариус, используя электронную подпись, полученную ранее в ФНС.
Шаг 5. Проверить МЧД
Необходимо убедиться, что машиночитаемая доверенность соответствует требованиям всех платформ и ресурсов, с которыми сотрудник будет работать, используя данную МЧД.
Как указать полномочия в МЧД
Полномочия в МЧД могут быть указаны в свободной форме или с использованием кодов из классификатора полномочий. Этот классификатор представляет собой перечень распространенных полномочий, доступных для поиска по номеру или названию.
Классификатор помогает четко определить полномочия, исключая недоразумения и неправильное толкование. Ведется он Минцифры и доступен на портале Госуслуг.
Вместо текстового описания полномочий в МЧД можно использовать коды из классификатора, что позволяет компьютерным системам автоматически обрабатывать информацию.
Случаи в которых необходимо перевыпускать МЧД
МЧД нужно перевыпустить если:
- истек срок действия;
- доверенность была отозвана;
- сотрудник отказался от предоставленных полномочий;
- компания, выдавшая доверенность, прекратила деятельность или обанкротилась;
- лицо, выдавшее или получившее доверенность, скончалось, было признано недееспособным или пропало без вести.
Некоторые форматы МЧД требуют перевыпуска в различных ситуациях, поэтому важно учитывать требования конкретной системы. Например, доверенность для налоговой отчетности необходимо перевыпустить, если изменяется КПП, когда компания переезжает и регистрируется в другой налоговой инспекции. Для доверенностей формата 003 такие дополнительные требования отсутствуют, и их перевыпуск не требуется при изменении юридического адреса.
При смене директора компании, если подпись к МЧД не содержит метки времени, а сертификат предыдущего директора отозван, автоматическая проверка доверенности покажет отрицательный результат: подпись будет считаться недействительной, так как сертификат недействителен на момент проверки. Несмотря на это, получатель может подтвердить, что доверенность была проверена вручную.Если новое руководство сомневается в решении предыдущего директора о выдаче доверенности представителю, целесообразно отозвать такую МЧД.
Возможно ли передоверить МЧД
При оформлении МЧД важно четко указать, предусмотрена ли возможность передоверия полномочий. Согласно ст. 17.2 закона № 63-ФЗ, доверенность с правом передоверия подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя компании или другого уполномоченного лица. Также возможно использование КЭП нотариуса, если требуется нотариальное заверение.
Доверенность с правом передоверия может быть выдана физическим лицам (сотрудникам или внештатным исполнителям), индивидуальным предпринимателям или юридическим лицам, например, компаниям, предоставляющим юридические или бухгалтерские услуги.
Процесс оформления МЧД с передоверием в сервисах для МЧД аналогичен созданию обычной МЧД. На одном из этапов подготовки вам предложат указать возможность передоверия полномочий.
Управляйте машиночитаемыми доверенностями в сервисе Астрал Доверенность. С помощью него удобно создавать МЧД, контролировать сроки и статусы доверенностей, передавать их на подпись и отзывать при необходимости.
Регистрация цифровой доверенности в распределенном реестре налоговой
Распределенный реестр ФНС является крупнейшим хранилищем для доверенностей, куда можно внести МЧД форматов 002 и 003. Наличие доверенности в этом реестре упрощает бизнес-процессы, так как вместо отправки файла с подписанным документом можно просто передать контрагенту номер доверенности.
Обязательная регистрация МЧД в реестре требуется только в случае, если это предусмотрено требованиями контролирующего органа или контрагента.
В остальных случаях доверенность может быть создана и подписана в собственной системе компании с использованием электронной подписи руководителя.
Вправе ли руководитель филиала самостоятельно подписывать МЧД для своих сотрудников
Согласно законодательству, директор филиала может подписывать доверенности на своих сотрудников без дополнительных инструментов (п. 3 ст. 187 ГК). Однако на практике ситуация сложнее.
Сертификаты руководителей филиалов не содержат реквизитов юридических лиц, поэтому их подписи не отличаются от подписей обычных сотрудников. В результате, для подтверждения своих полномочий им самим необходимы МЧД.
Чтобы руководитель филиала мог создавать МЧД для своих сотрудников, генеральный директор головной компании должен делегировать ему такие полномочия. Это можно сделать через доверенности, предусматривающие передоверие.