Закупки в средних и крупных компаниях — сложный процесс, от которого напрямую зависят эффективность работы предприятия, его прибыльность и конкурентоспособность. Люди играют ключевую роль на всех этапах — от выбора поставщика до оформления контрактов и контроля поставок. Однако именно человеческий фактор может стать и источником серьёзных рисков.
В этой статье разберём, какие проблемы приносит человеческий фактор в закупках и как их можно минимизировать.
Основные проблемы, связанные с человеческим фактором
1. Ошибки в принятии решений. При отсутствии грамотной закупочной стратегии закупщики часто вынуждены концентрироваться на поиске минимальной цены, упуская из виду другие важные критерии отбора: надёжность поставщика, соблюдение сроков поставок или качество продукции. Это может приводить к конфликтам между отделами (например, между снабжением и производством), которые по-разному расставляют приоритеты.
Пример: закупщик выбирает самого поставщика с самыми низкими ценами, но его задержки в поставках срывают производственный график. Итог — дополнительные расходы и потери.
2. Неправильное управление процессами. Отсутствие чётких регламентов и неэффективное взаимодействие между подразделениями может создать хаос. Частые экстренные заявки на закупки, нескоординированность процессов и работа «на ощущениях» вместо анализа данных приводят к увеличению издержек и упущенным возможностям.
Пример: экстренная закупка без конкурентного анализа почти всегда совершается по завышенной цене на товары и логистику.
3. Увеличение складских запасов. Если функция снабжения недостаточно погружена в реальные потребности компании, заявители могут начать фактически «управлять» закупками и, например, заказывать все товары с излишком или без прямой необходимости — на будущее. При отсутствии контроля такая ситуация может привести к снижению прибыли компании из-за постоянного роста затрат на закупки, а также операционных и эксплуатационных расходов на складах.
Пример: заявителю необходимо в среднем 100 единиц одного товара в месяц, но иногда используется до 200 единиц. Он решает каждый месяц заказывать 150 единиц, чтобы не испытывать нехватку. По итогам года на складе может оказаться 600 лишних единиц, которые требуют места и контроля на складе.
4. Субъективность и традиции. Хотя сегодня важность личных отношений и связей только растёт, многие компании и менеджеры ошибочно полагаются исключительно на них, не прибегая к анализу данных. Это становится особенно заметно при попытках регламентировать и автоматизировать процессы, когда оказывается, что действующие контрагенты не соблюдают формальные договорённости или не соответствуют введённым стандартам.
Пример: вместо объективной оценки поставщиков закупщик выбирает партнёра исходя из личных предпочтений, игнорируя его прошлые ошибки или фактическое несоответствие требованиям компании.
5. Риски коррупции и манипуляций. В условиях недостаточного контроля человеческий фактор может стать причиной злоупотреблений. Личные интересы сотрудников и коррупционные схемы способны подорвать прозрачность и эффективность процесса закупок.
Как минимизировать влияние человеческого фактора
1. Автоматизация процессов. Внедрение современных цифровых платформ, таких как системы управления закупками (SRM), планирование ресурсов предприятия (ERP), b2b-маркетплейсы, электронные торговые площадки (ЭТП) и аналитические инструменты, помогает снизить влияние человеческого фактора. Автоматизация устраняет ошибки в документации, ускоряет процессы согласования и делает выбор поставщиков более прозрачным.
Пример: B2B-маркетплейс Industrial.Market позволяет закупщикам находить лучшие предложения по цене, условиям поставки и другим важным именно вашей компании параметрам, исключая влияние субъективных предпочтений. Платформа автоматически фильтрует товары по заданным характеристикам, сравнивает предложения от проверенных поставщиков и помогает выбрать оптимальный вариант.
2. Стандартизация процедур. Разработка чётких регламентов и процедур помогает устранить хаос. Это включает:
- Определение критериев выбора поставщиков.
- Создание стандартных шаблонов договоров и документов.
- Введение прозрачной системы контроля и ответственности.
3. Обучение сотрудников. Регулярные тренинги по современным подходам к закупкам, управлению качеством и новым технологиям помогают закупщикам совершенствовать навыки и избегать типичных ошибок.
4. Командный подход. Формирование межфункциональных групп (закупки, производство, логистика, финансы) позволяет учитывать интересы всех сторон. Совместное принятие решений снижает субъективность, улучшает качество закупок и благоприятно сказывается на достижении финансовых целей компаний.
5. Мониторинг и анализ. Используйте системы мониторинга для анализа закупочных процессов. Сравнивайте фактические показатели с целевыми метриками, такими как OTIF (своевременность и точность поставок).
Человеческий фактор в закупках может как способствовать успеху, так и стать источником серьёзных проблем. Для эффективного управления этим аспектом важно сочетать современные технологии, стандартизированные процессы и обучение персонала.
Компании, которые внедряют автоматизацию, повышают прозрачность и организуют эффективное взаимодействие между отделами, минимизируют риски, связанные с человеческим фактором, и достигают лучших результатов.
Присоединяйтесь к компаниям, которые уже оптимизировали свои закупки с помощью b2b-маркетплейса Industrial.Market! Регистрация на платформе: https://industrial.market/customers
Следите за Industrial.Market во ВКонтакте и Telegram, чтобы не пропустить экспертные советы, новости и инсайты в сфере закупок для бизнеса!