Привет! С тобой «Ассистент со стажем» и вот кратко обо мне: Мне 25 лет, я живу в провинции, психолог по образованию и уже 5 лет работаю онлайн универсальным ассистентом руководителя.
Все, что я говорю в своем «блоге» - только мое и ничье больше, выстраданное, прожитое и изученное. Поэтому я буду рада поделиться всем, что узнала, и сохранить ваши нервные клетки и время, добавив вам экспертности, самоценности и денег.
1. Собрать всю возможную информацию
Зачастую, руководитель ставит задачу очень расплывчато и коротко, например: "Слушай, мне надо полететь в Китай, почитай в интернете, что для этого надо и как туда полететь".
Нам же, как ассистентам, необходимо первостепенно задать следующие вопросы:
- В какой город вы полетите?
- Вам известны даты поездки? Когда летите туда и когда возвращаетесь?
- Вы уже летали ранее в эту страну? Есть ли какие-то тонкости, которые мне необходимо учесть?
- Какова цель поездки? Известно ли вам место, которое вы будете часто посещать?
- Есть ли пожелания по расположению места проживания?
После ответов на эти вопросы, у вас будет хоть какое-то понимание планов и концепции поездки, что позволит подготовить для руководителя предварительный апдейт по предстоящим планам.
2. Изучить правила въезда в страну поездки
Как вы знаете, въезд в каждую страну обременен своими правилами и нюансами, которые нам необходимо учесть и корректно и вовремя донести до руководителя.
Что необходимо будет сделать:
Проверить, нужна ли виза в эту страну (это можно проверить через "более или менее" проверенные источники, например, Туту.ру, Тинькофф Путешествия, сайты визовых агентств)
- Если виза не нужна - поздравляю, отправляете руководителю какие документы необходимы для посещения страны (срок загранпаспорта, страховка, заполнение анкеты, брони отелей и билетов и тд)
- Если виза нужна - заходите на официальные сайта посольств и консульств этой страны в России, собираете информацию о пакете документов для подачи на визу, условиях пребывания в стране.
Мой совет: всегда ссылаемся на проверенные источники и смотрим на дату публикации информации.
Если мы откроем первую ссылку ноунейм агентства с датой публикации 2017 года и основываясь на ней, донесем какие-то данные до руководителя - это будет крах. Только офиц. сайты посольств/консульств со свежими датами публикации.
Идеально, если вы подкрепите эту информацию еще несколькими источниками (я вот захожу на несколько площадок + смотрю обзоры блогеров, т.к. они иногда подсвечивают тонкости и "подводные камни")
3. Подобрать рейсы и авиабилеты
Тут каждый руководитель руководствуется имеющимися ресурсами и собственным опытом. Нужно понимать, какую сумму руководитель готов потратить на билеты и какой у него режим сна, т.к. от этого зависит - класс обслуживания (эконом, бизнес, первый), время вылета (ранее, дневное, вечернее, ночное), авиакомпания (чартер, эконом вариант, посолиднее).
Инструкция:
1) Зайти на Авиасейлс, ввести данные (откуда, куда, даты) и посмотреть:
- какие вообще авиакомпании и рейсы летают в нужном нам направлении
- какие борта самолетов, которые летают (будет это boeing или airbus, узкий фюзеляж или стандартный)
- какие рейсы и как часто летают в этом направлении
2) Зайти на сайт авиакомпании, которая лучшая по всем параметрам (например, между Победой и Emirates выбор очевиден, если позволяет бюджет) и посмотреть:
- Какие тарифы доступны и что они включают (сколько багажа, возврат/обмен, лаундж и Fast-Treck
- Какая стоимость на все доступные рейсы в этот день (некоторые рейсы априори дешевле, потому что менее популярны из-за времени вылета или прилета)
3) Подготовить в удобном, читабельном формате краткую выжимку о доступных и комфортных (по времени и стоимости) рейсах для руководителя
4. Подобрать отель или апартаменты для проживания
Самое интересное для меня и креативное - это подбор вариантов жилья. Не стоит пугаться бронирования жилья заграницей, лучше представлять, что вы делаете то же самое, но для себя. Как бы вы действовали в такой ситуации?
Вот мой алгоритм действий:
1) Я открываю booking, выставляю все параметры по городу, датам и стоимости (если есть ограничение или вы понимаете примерный бюджет руководителя) и подбираю варианты по рейтингу и местоположению. Ориентироваться стоит именно по карте, не только по стоимости.
На карте видно, где находятся главные достопримечательности и условный "центр" города. Что позволит вам выбрать отличный вариант и по рейтингу, и по расположению, и по стоимости.
2) Затем захожу в Google карты и хожу по улочкам, чтобы посмотреть, соответствуют ли фотографии отеля - действительности и что окружает отель. Потому что часто бывает, что отель классный - но находится в трущобах, так мы сможем это проверить и предотвратить недовольство руководителя (о шуме, о грязи, об отдаленности от красивых мест и достопримечательностей).
При бронировании и выборе отеля, важно соблюсти баланс между высокой оценкой/количеством отзывов/новизной отеля/стоимостью/расположением. Не секрет, что для руководителя часто ключевым фактором хорошего отеля является сервис, чистота и удобства - обратите на это внимание, когда будете читать отзывы.
Надеюсь, вы подчерпнули для себя что-то полезное и сможете избежать ошибок при планировании поездки руководителя. Если у вас есть какие-то вопросы ко мне после прочтения статьи или комментарии - пишите, буду рада ответить!